المراسلات والاتصالات المهنية والتميز في إدارة المكاتب‏ (2023)

المراسلات والاتصالات المهنية والتميز في إدارة المكاتب‏  (2023)

مقدمة :

• تقدم  هذه  الدورة " ‏الاتصال المهني والتميز في إدارة المكاتب "،  التقنيات العملية الأساسية والمتعمقة التي ستمكنك من التفوق في مكان عملك ، وستتعلم أفضل الممارسات في الاتصال وإدارة مكاتب كبار المدراء والقادة  ،  وكيفية الكتابة باحترافية وكيف تصبح محاوراً ناجحاً ، وتركز هذه الدورة أيضاً على أهمية توفير خدمة استثنائية للعملاء الداخلييين والخارجيين ، ومهارات الاتصال المهني  بأشكالها المختلفة من التحدث والاستماع والكتابة والاستجابة التي تتم في أماكن العمل .إضافة إلى ذلك ، سيكون لديك الفرصة لمناقشة تأثير الضغوطات في إدارة المكاتب وكيفية تحويلها إلى ميزة ، وستتعلم أيضاً كيف تتقن الاستخدام الفعال للوقت الذي سيعزز الإنتاجية ويخفّض مستوى ضغط العمل ، 

اهداف الدورة

سيتمكن المشاركون في نهاية الدورة من:

•   تحديد وفهم دور الإداري ومدير المكتب
•   تنفيذ استراتيجيات التواصل اللفظي والكتابي اللازمة لتنفيذ المسؤوليات بطريقة فعالة
•   وضع سلوك للخدمة يهدف إلى إرضاء العملاء الداخليين والخارجيين
•   ذكر الأسباب الرئيسية لضغط العمل والتقنيات اللازمة للتحكم بها
•   تطبيق تقنيات إدارة الوقت اللازمة لتحسين الإنتاجية في المكتب
•   تنظيم الاجتماعات بفعّالية
•   التعامل مع المكالمات الهاتفية بشكل مهني صحيح

الفئات المستهدفة

• الإداريون، المساعدون الإداريون، المساعدون التنفيذيون، مدراء المكاتب والذين يطمحون لشغل هذا المنصب مستقبلاً، كبار الإداريون

محتوى البرنامج

• دور الإداري ومدير المكتب
•   الإدراك مقابل الحقيقة
•   عوامل نجاح الإداري: الاختلاف عن الآخرين بشكل واضح وكبير
•   الكفاءات اللازمة لتحقيق النجاح
•   ما الذي يجب فعله لتحقيق التميز في العمل
• تحديد دور مدير المكتب
• مفهوم عملية الاتصال .
• تعريفات مختلفة للاتصال .
• عناصر عملية الاتصال .
• مراحل عملية الاتصال .
• إختيار وسيلة الاتصال المناسبة .
• تزويد المرسل بالتغذية العكسية .
• عوامل نجاح عملية الاتصال .
• معوقات عملية الاتصال .

مهارات التواصل الكتابي واللفظي الفعال

•   تحسين المصداقية وكسب التقدير
•   أهمية الموقف الإيجابي
•   الحزم
•   إقناع المدير وزملائك والمرؤوسين والعملاء بأفكارك
•   إعداد عرض تقديمي احترافي
•   عناصر المراسلات المهنية المتقنة
•   الأسلوب والتنسيق
•   تحديد الهدف للقارئ
•   توقعات القارئ

تقديم الخدمات للعملاء الداخليين والخارجيين

•   فهم الاحتياجات الخاصة بالعملاء الداخليين والخارجيين
•   إزالة عوائق تقديم الخدمة
•   تقديم خدمات ممتازة
•   تحليل عقلية الصومعة
•   معالجة الشكاوى

أساليب إدارة ومواجهة ضغوط العمل

•   الأسباب والأعراض
•   تحديد مسببات ضغط العمل
•   كيف يؤثر ضغط العمل على الأداء
•   وضع خطة إدارة شاملة لضغوطات العمل

إدارة الوقت

•   تحديد أسباب إضاعة الوقت والتخلص منها
•   وضع الأهداف والأولويات
•   استخدام المقاييس للتحكم في كفاءتك وتحسينها
•   تخطيط و إدارة الوقت للذات و الاخرين
•   إعداد سجلات العمل الزمنية والاستفادة منها

تنظيم الاجتماعات

•   عناصر الاجتماع الفعال
•   تحضير جدول الأعمال
•   مسببات ضياع الوقت الشائعة
•   تسجيل محضر الاجتماع

  مسؤوليات القادة والمشاركين في الاجتماع