في كتير من المؤسسات، الانطباع الأول اللي بيتكوّن عند العميل أو الشريك أو الزائر بيتحدد بالكامل من نبرة صوت السكرتير في التليفون أو طريقة استقبال مسؤول العلاقات العامة عند الباب. اللحظة دي بمفردها بتحمل وزن أكبر مما يتخيله معظم المديرين، والخطأ فيها نادرًا ما بينتسى. وهنا بالظبط بييجي دور الدورة دي اللي بتقدمها أكاديمية الزمالة العربية البريطانية.

بدل ما نتعامل مع العمل الإداري والعلاقات العامة كتخصصين منفصلين، الدورة بتجمعهم حوالين فكرة واحدة: الدورين اتنينهم موجودين عشان يعكسوا الانضباط والاحترام والمصداقية باسم المؤسسة. المشاركين هيمروا على مواقف عملية يومية، من تنظيم جدول مدير لحد استقبال وفد رسمي، وهيتعلموا فيها الإتيكيت والأسلوب الإداري المطلوب لكل موقف.

وبالجمع بين المهارات المكتبية العملية وقواعد البروتوكول المتبعة في المواقف الرسمية، الدورة بتجهز فريق السكرتارية والعلاقات العامة للتعامل مع كل المواقف اللي بيواجهوها يوميًا، من مكالمة تليفون لحد ضيف رفيع المستوى، بنفس القدر من الهدوء والاحترافية.

الدورة دي مناسبة ليك لو:

• شغال/ة سكرتير/ة تنفيذي/ة أو مساعد/ة إداري/ة وعايز/ة أسلوب أكتر انضباطًا في شغلك.
• مسؤول/ة عن العلاقات العامة أو المراسم أو البروتوكول باسم مؤسستك.
• شغال/ة في مكتب تنفيذي أو إدارة عليا وبتتعامل مع الزوار والمسؤولين بشكل مستمر.
• عايز/ة تبني حضور مهني يأهّلك لدور إداري أو علاقات عامة أعلى.

هتقدر تعمل إيه بعد الدورة

• تدير الجانب الإداري لمكتب تنفيذي بثقة، من الجدولة لحد الأرشفة.
• تتواصل بوضوح واحترافية مع الزملاء والعملاء والمسؤولين، حضوريًا وعن بعد.
• تطبق معايير الإتيكيت المطلوبة في الاجتماعات والمناسبات الرسمية والضيافة.
• تنظم الاجتماعات والمراسلات بشكل يحافظ على أمان المعلومات وسهولة الوصول ليها.
• تحافظ على هدوئك واحترافيتك حتى لو زاد الضغط أو تعقد الموقف.

المحور الأول: ليه الصورة الأولى في حضورك

• الفرق بين السكرتارية التنفيذية والسكرتارية العامة.
• الصفات اللي بتميز السكرتير أو مسؤول العلاقات العامة المحترف.
• السرية والانضباط كأساس للدور ده.
• تأثير العلاقات العامة على الصورة العامة للمؤسسة.

المحور الثاني: مهارات التنظيم اليومي

• مبادئ التخطيط اليومي والأسبوعي.
• أدوات التقويم وترتيب المهام العاجلة والمهمة.
• أنظمة الأرشفة اليدوية والإلكترونية.
• تصنيف المستندات وحماية المعلومات الحساسة.

المحور الثالث: كتابة تخدم شغلك

• هيكلة المراسلات الإدارية بوضوح واحترافية.
• الردود النموذجية على الاستفسارات والشكاوى.
• إعداد تقارير الاجتماعات والمتابعة.
• تنسيق التقارير وتجهيزها للتوزيع.

المحور الرابع: التواصل بثقة

• عناصر الاتصال الفعّال ومهارات الاستماع الجيد.
• قراءة لغة الجسد والتعامل مع شخصيات مختلفة.
• آداب الرد على المكالمات وإدارة البريد الإلكتروني.
• التعامل مع الاستفسارات الرسمية الإلكترونية باحترافية.

المحور الخامس: إدارة اجتماعات فعّالة

• إعداد جدول الأعمال وجدولة الحضور.
• تنسيق اللوجستيات والمواد المطلوبة.
• تدوين محاضر الاجتماعات وتوزيعها بدقة.

المحور السادس: استقبال الزوار وإتيكيت المكتب

• آداب استقبال الضيوف الرسميين وترتيب الضيافة.
• التنسيق مع الإدارات الأخرى لتنظيم الزيارات.
• احترام التسلسل الوظيفي ومعايير المظهر في العمل.

المحور السابع: إتيكيت التعامل مع العملاء والجمهور

• التحية والتعارف والمجاملة الرسمية.
• التعامل مع المواقف الحساسة أو الصعبة بلباقة.
• بناء الثقة من خلال تواصل مهذب ومتسق.

المحور الثامن: تنظيم الفعاليات رفيعة المستوى والضيافة الدولية

• إدارة الحضور وترتيب المقاعد وكلمات الترحيب.
• ترتيب الأعلام والشعارات وفق البروتوكول.
• استقبال الوفود الدولية واحترام اختلاف الثقافات.
• قواعد اللباس والتواصل الرسمي في المناسبات.

المحور التاسع: الحفاظ على هدوئك تحت الضغط

• فهم الذات وضبط الانفعالات في العمل.
• تقنيات التعامل مع المهام المتعددة دون التأثير على الجودة.
• بناء علاقات إيجابية داخل فريق العمل.

المحور العاشر: بناء صورة إيجابية للمؤسسة

• دور موظف الاستقبال في تكوين الانطباع الأول.
• التعامل الفعّال مع الشكاوى والملاحظات.
• كتابة البيانات الصحفية والتواصل مع وسائل الإعلام.
• تنظيم المؤتمرات وتعزيز العلاقات الخارجية.

المحور الحادي عشر: أدوات رقمية للمكتب الحديث

• استخدام أدوات التقويم والمهام مثل Outlook وGoogle Calendar وTrello وAsana.
• تطبيق أدوات الحوسبة السحابية في العمل الإداري اليومي.
• إدارة وسائل التواصل الاجتماعي باحتراف وأتمتة الردود الروتينية.

المحور الثاني عشر: بناء هوية مهنية دائمة

• المبادرة والتنظيم الذاتي والتطوير المستمر.
• التوازن بين المظهر الاحترافي والجوهر والالتزام بالمواعيد.
• الالتزام بالقيم المؤسسية والسلوك المهني على المدى الطويل.