دورة إدارة المكتب التنفيذي وفنون الإتيكيت لمسؤولي السكرتارية والعلاقات العامة

المحور الأول: ليه الصورة الأولى في حضورك

• الفرق بين السكرتارية التنفيذية والسكرتارية العامة.
• الصفات اللي بتميز السكرتير أو مسؤول العلاقات العامة المحترف.
• السرية والانضباط كأساس للدور ده.
• تأثير العلاقات العامة على الصورة العامة للمؤسسة.

المحور الثاني: مهارات التنظيم اليومي

• مبادئ التخطيط اليومي والأسبوعي.
• أدوات التقويم وترتيب المهام العاجلة والمهمة.
• أنظمة الأرشفة اليدوية والإلكترونية.
• تصنيف المستندات وحماية المعلومات الحساسة.

المحور الثالث: كتابة تخدم شغلك

• هيكلة المراسلات الإدارية بوضوح واحترافية.
• الردود النموذجية على الاستفسارات والشكاوى.
• إعداد تقارير الاجتماعات والمتابعة.
• تنسيق التقارير وتجهيزها للتوزيع.

المحور الرابع: التواصل بثقة

• عناصر الاتصال الفعّال ومهارات الاستماع الجيد.
• قراءة لغة الجسد والتعامل مع شخصيات مختلفة.
• آداب الرد على المكالمات وإدارة البريد الإلكتروني.
• التعامل مع الاستفسارات الرسمية الإلكترونية باحترافية.

المحور الخامس: إدارة اجتماعات فعّالة

• إعداد جدول الأعمال وجدولة الحضور.
• تنسيق اللوجستيات والمواد المطلوبة.
• تدوين محاضر الاجتماعات وتوزيعها بدقة.

المحور السادس: استقبال الزوار وإتيكيت المكتب

• آداب استقبال الضيوف الرسميين وترتيب الضيافة.
• التنسيق مع الإدارات الأخرى لتنظيم الزيارات.
• احترام التسلسل الوظيفي ومعايير المظهر في العمل.

المحور السابع: إتيكيت التعامل مع العملاء والجمهور

• التحية والتعارف والمجاملة الرسمية.
• التعامل مع المواقف الحساسة أو الصعبة بلباقة.
• بناء الثقة من خلال تواصل مهذب ومتسق.

المحور الثامن: تنظيم الفعاليات رفيعة المستوى والضيافة الدولية

• إدارة الحضور وترتيب المقاعد وكلمات الترحيب.
• ترتيب الأعلام والشعارات وفق البروتوكول.
• استقبال الوفود الدولية واحترام اختلاف الثقافات.
• قواعد اللباس والتواصل الرسمي في المناسبات.

المحور التاسع: الحفاظ على هدوئك تحت الضغط

• فهم الذات وضبط الانفعالات في العمل.
• تقنيات التعامل مع المهام المتعددة دون التأثير على الجودة.
• بناء علاقات إيجابية داخل فريق العمل.

المحور العاشر: بناء صورة إيجابية للمؤسسة

• دور موظف الاستقبال في تكوين الانطباع الأول.
• التعامل الفعّال مع الشكاوى والملاحظات.
• كتابة البيانات الصحفية والتواصل مع وسائل الإعلام.
• تنظيم المؤتمرات وتعزيز العلاقات الخارجية.

المحور الحادي عشر: أدوات رقمية للمكتب الحديث

• استخدام أدوات التقويم والمهام مثل Outlook وGoogle Calendar وTrello وAsana.
• تطبيق أدوات الحوسبة السحابية في العمل الإداري اليومي.
• إدارة وسائل التواصل الاجتماعي باحتراف وأتمتة الردود الروتينية.

المحور الثاني عشر: بناء هوية مهنية دائمة

• المبادرة والتنظيم الذاتي والتطوير المستمر.
• التوازن بين المظهر الاحترافي والجوهر والالتزام بالمواعيد.
• الالتزام بالقيم المؤسسية والسلوك المهني على المدى الطويل.