دورة تدريبية في مشتريات المكاتب وإدارة الموردين
1نظرة عامة
لما الورق يخلص من الطابعة يوم فيه ديدلاين، غالباً المشكلة مش في التوريد نفسه، دي مشكلة في العملية محدش لاحظها غير لما الرف بقى فاضي. دورة تدريبية في مشتريات المكاتب وإدارة الموردين اللي تقدمها أكاديمية الزمالة العربية البريطانية، بتبني الانضباط الشرائي اللي يخلي مستلزمات المكتب متوفرة دايماً وتكاليف الموردين تحت السيطرة.
على مدار عشرة محاور، هيتنقل المشاركون من تخطيط الطلب وتحديد الموردين، للتفاوض، وضبط أوامر الشراء، وإعادة تزويد المخزون، وتقييم الموردين، واتفاقيات مستوى الخدمة، وتحليل تكلفة الوحدة، وصولاً لمخاطر الموردين والتحسين المستمر للمشتريات. الدورة مناسبة للمهنيين المسؤولين عن مشتريات المكتب أو تنسيق الموردين أو الإنفاق التشغيلي.
2الأهداف والفئة المستهدفة
تخطيط الطلب على مستلزمات المكتب ومواءمة الشراء مع الاحتياجات التشغيلية الفعلية.
تحديد ومصادر الموردين المناسبين لمتطلبات المؤسسة وتأهيلهم.
التفاوض على شروط الموردين اللي بتغطي التسعير والتسليم والالتزامات التعاقدية.
استخدام أوامر الشراء كأداة ضبط على المواصفات والكميات والاعتمادات.
تنسيق إعادة تزويد المخزون لتجنب النقص وتقليل التكديس الزائد.
تطبيق معايير منظمة لتقييم الموردين تغطي الجودة والتسليم والموثوقية والامتثال.
تطوير ومتابعة اتفاقيات مستوى الخدمة بتوقعات أداء قابلة للقياس.
استخدام تحليل تكلفة الوحدة لمقارنة خيارات الشراء بشكل أعمق من مجرد السعر.
تحديد مخاطر الموردين وبناء خطط استمرارية لمستلزمات المكتب الحيوية.
الحفاظ على توثيق وتقارير مشتريات تدي الإدارة رؤية واضحة.
المساهمة في التحسين المستمر لممارسات مشتريات المكتب.
الفئة المستهدفة
مديري المكاتب المنسّقين مع الموردين والمتابعين لإنفاق مستلزمات المكتب.
متخصصي المشتريات الساعين لتعزيز مهارات التفاوض والضبط.
المديرين الإداريين المطبّقين لضوابط المشتريات لتحسين كفاءة بيئة العمل.
متخصصي المرافق المنسّقين للخدمات المدعومة بالموردين.
متخصصي المالية والحسابات المشاركين في الشراء والتحقق من الفواتير.
منسقي التوريد والمخزون المسؤولين عن مخزون المكتب وإعادة التزويد.
قادة الفرق ورؤساء الأقسام اللي بيعتمدوا أو يبدأوا طلبات الشراء.
المهنيين المسؤولين عن علاقات الموردين المستمرة ومراجعات الأداء.
3محتوى البرنامج
المحاور
المحور الأول: نفاد ورق الطابعة مشكلة في العملية: تخطيط المشتريات والطلب
إزاي إجراءات الشراء المنظمة بتمنع نقص المستلزمات في اللحظة الأخيرة.
التنبؤ بالطلب على مستلزمات المكتب من أنماط الاستهلاك والأنشطة المخططة.
المحور الثاني: تحديد الموردين المناسبين ومصادر التوريد
تحديد وفحص وتأهيل الموردين بناءً على متطلبات المؤسسة.
بناء قاعدة موردين توازن بين الموثوقية والتكلفة والخدمة.
المحور الثالث: التفاوض على شروط موردين فعلاً بتصمد
التجهيز للتفاوض باستخدام بيانات الشراء وهياكل التسعير ومتطلبات التسليم.
تأمين شروط تجارية تفضل صامدة طول عمر العلاقة مع المورد.
المحور الرابع: أوامر الشراء كأداة ضبط مش مجرد ورق
تحسين الدقة في المواصفات والكميات والتسعير والاعتمادات.
استخدام أوامر الشراء كأداة ضبط حقيقية للمشتريات مش إجراء روتيني.
المحور الخامس: إعادة تزويد المخزون من غير نقص أو تكديس
متابعة الاستهلاك وتحديد نقاط إعادة التزويد قبل حدوث النقص.
مراجعة تكرار الشراء لتجنب تراكم المخزون بلا داعي.
المحور السادس: تقييم الموردين بمعايير أوسع من السعر
تقييم الموردين من ناحية الجودة وأداء التسليم والاستجابة والامتثال.
إجراء مراجعات أداء شفافة ومتسقة للموردين.
المحور السابع: اتفاقيات مستوى الخدمة ومساءلة الموردين
تحديد توقعات خدمة قابلة للقياس وأوقات استجابة وإجراءات تصعيد.
متابعة أداء اتفاقيات مستوى الخدمة وتفعيل آليات المساءلة.
المحور الثامن: تكلفة الوحدة: مقارنة المشتريات بشكل صحيح
تجاوز مقارنة السعر البسيطة لتحليل حقيقي لتكلفة الوحدة.
مراعاة كميات الشراء وتكاليف التسليم وعمر المنتج وأنماط الاستخدام.
المحور التاسع: مخاطر الموردين والاستمرارية وضبط السجلات
تحديد مخاطر الموردين وبناء خطط استمرارية للأصناف الحيوية.
الحفاظ على توثيق وتقارير مشتريات تدعم المراجعة والتدقيق.
المحور العاشر: من الشراء للاستراتيجية: التحسين المستمر للمشتريات
ربط مشتريات المكتب بأهداف استمرارية العمليات والتكلفة الأوسع.
بناء دورة مراجعة وتحسين مستمرة لممارسات الشراء.