دورة تدريبية في تشغيل المؤتمرات وتجربة المشاركين
1نظرة عامة
المشارك نادرًا ما يفتكر موضوع الكلمة الرئيسية بعد سنة، لكنه بيفتكر لو التسجيل استغرق خمس دقايق ولا أربعين، ولو القاعة اللي محتاجها كانت سهلة يلاقيها. من هنا جاءت دورة تشغيل المؤتمرات وتجربة المشاركين المقدَّمة من أكاديمية الزمالة العربية البريطانية، وهي بادئة من الملاحظة دي: المؤتمرات بيتم الحكم عليها من التشغيل الأول، وبعدين المحتوى.
ضمن دورات إدارة الضيافة والسياحة، الدورة دي بتغطي تخطيط المؤتمرات، وتنسيق الاتفاقيات والمعارض، وتشغيل المواقع، واللوجستيات كمنظومة واحدة مترابطة. المشاركون هيكتسبوا معرفة عملية لتنظيم مؤتمرات احترافية تلبي المعايير الدولية مع الحفاظ على رضا المشاركين وإطلاع أصحاب المصلحة.
2الأهداف والفئة المستهدفة
- تخطيط أهداف المؤتمر وجداوله وميزانياته قبل بدء الفعالية
- تنسيق الاتفاقيات والمعارض جنبًا إلى جنب مع برنامج المؤتمر الأساسي
- تطبيق أفضل ممارسات إدارة المواقع في التصميم والمرافق والدعم الفني
- إدارة الخدمات اللوجستية للفعاليات بما يشمل النقل والإقامة والتسجيل
- التعامل مع قضايا تجربة المشاركين والمخاطر التشغيلية من غير تعطيل الفعالية
الفئة المستهدفة
- مدراء المؤتمرات والاتفاقيات
- مخططو ومنسقو الفعاليات
- مدراء الفنادق والمنتجعات المسؤولون عن مرافق المؤتمرات
- مدراء مواقع الفعاليات ومشرفو العمليات
- العاملون في قطاع الضيافة المشاركون في تنظيم الفعاليات المهنية
3محتوى البرنامج
المحور الأول: إيه اللي المشارك بيفتكره فعلاً عن المؤتمر
- أنواع المؤتمرات والفعاليات المهنية والاتجاهات الحديثة في الصناعة
- أدوار ومسؤوليات مدراء المؤتمرات
المحور الثاني: تخطيط الفعالية: الأهداف والميزانية وأصحاب المصلحة
- تحديد أهداف المؤتمر ونطاقه وجداوله الزمنية
- إعداد الميزانيات وتوزيع الموارد ومتطلبات أصحاب المصلحة
المحور الثالث: إدارة الاتفاقيات ومساحات المعارض
- تخطيط الاتفاقيات وتنسيق المعارض ومساحات العرض
- إدارة العارضين وخدمات المشاركين
المحور الرابع: تشغيل المواقع والخدمات اللوجستية في تناغم
- اختيار المواقع وتخطيط توزيع المساحات وتنسيق الدعم الفني
- إدارة النقل والإقامة والتسجيل والموردين
المحور الخامس: تجربة المشاركين والتعامل مع غير المتوقع
- إدارة تسجيل المشاركين والتواصل معهم ورضاهم
- تحديد المخاطر التشغيلية والتعامل مع التحديات غير المتوقعة
المحور السادس: قيادة فرق المؤتمرات وقياس النجاح
- قيادة فرق إدارة المؤتمرات والتواصل مع أصحاب المصلحة
- قياس أداء المؤتمرات وتطوير استراتيجيات طويلة الأجل