دورة تدريبية في إدارة تجربة كبار الشخصيات والضيوف التنفيذيين
1نظرة عامة
قد يحدد موقف واحد فقط - سيارة تأخرت، أو تفضيل نُسي، أو خطأ بروتوكولي بسيط - الطريقة التي يتذكر بها ضيف من كبار الشخصيات إقامته أو زيارته بالكامل. فإدارة هذا النوع من الضيوف ليست مجرد لباقة إضافية، بل تخصص قائم على البروتوكول والسرية والتنسيق الدقيق بين عدة جهات، سواء في الفنادق أو الشركات أو القطاع السياحي أو الحكومي. وتأتي دورة إدارة تجربة كبار الشخصيات والضيوف التنفيذيين، التي تقدمها أكاديمية الزمالة العربية البريطانية ضمن دورات الضيافة والسياحة التدريبية، لتأهيل المتخصصين للتعامل مع الضيوف التنفيذيين بالانضباط والاتساق اللذين تتطلبهما الضيافة عالية المستوى.
تتعامل الدورة مع إدارة ضيوف كبار الشخصيات باعتبارها منظومة تشغيلية متكاملة، لا مجرد قواعد إتيكيت تُحفظ بمعزل عن الواقع. يتعرف المشاركون على كيفية تطبيق معايير البروتوكول الدولي في مواقف فعلية، وكيفية التخطيط لخدمات مخصصة تقدَّم دون أن تصبح تدخلية، وكيفية الحفاظ على السرية والاحترافية حتى في المواقف الضاغطة - وهي مهارات ترتبط بما تتناوله دورة إدارة جذب الزوار التدريبية. وتُبنى الدورة على مواقف عملية متصلة، من الاستقبال الدبلوماسي الرسمي إلى استعادة الخدمة عند حدوث خطأ.
2الأهداف والفئة المستهدفة
بنهاية هذه الدورة، سيكون المشاركون قادرين على:
- توضيح لماذا تُعد إدارة ضيوف كبار الشخصيات تخصصًا تشغيليًا قائمًا بذاته، وليست امتدادًا لخدمة العملاء العادية.
- تطبيق معايير البروتوكول الدولي والضيافة الدبلوماسية في المواقف الرسمية وغير الرسمية.
- التخطيط لتجارب مخصصة للضيوف التنفيذيين مع الحفاظ على السرية والاحترافية.
- التواصل بفعالية مع ضيوف كبار الشخصيات عبر الثقافات المختلفة، بما في ذلك المواقف الحساسة والضاغطة.
- تنسيق زيارات كبار الشخصيات والفعاليات عبر الإقامة والنقل وعدة جهات داخلية وخارجية.
- التعامل مع الشكاوى وأخطاء الخدمة المتعلقة بكبار الشخصيات بما يحافظ على العلاقة وسمعة المؤسسة.
الفئة المستهدفة
- مدراء ومسؤولو علاقات الضيوف.
- موظفو الاستقبال والكونسيرج في الفنادق.
- مسؤولو البروتوكول وموظفو الضيافة الدبلوماسية.
- مدراء ومشرفو الضيافة والمتخصصون في إدارة الفعاليات.
- العاملون في السياحة والضيافة الفاخرة.
- الأفراد الراغبون في تطوير خبراتهم في إدارة ضيوف كبار الشخصيات.
3محتوى البرنامج
المحور الأول: لماذا تُعد إدارة ضيوف كبار الشخصيات تخصصًا قائمًا بذاته
- ما الذي يميز إدارة ضيوف كبار الشخصيات عن خدمة الضيافة التقليدية.
- أدوار ومسؤوليات المتخصصين في علاقات كبار الشخصيات.
- المعايير الدولية لتقديم تجارب متميزة للضيوف.
المحور الثاني: البروتوكول والدبلوماسية والتعامل الرسمي مع الضيوف
- مبادئ البروتوكول المهني والضيافة الدبلوماسية.
- أساليب الترحيب الرسمي والتعارف والإجراءات البروتوكولية.
- إدارة التعامل مع الضيوف الرسميين والدوليين.
المحور الثالث: تصميم تجربة الضيف التنفيذي
- فهم توقعات الضيوف التنفيذيين.
- تخطيط تجارب مخصصة وتوقع احتياجات الضيوف.
- تنسيق الإقامة والنقل والخدمات المرتبطة بالضيافة مع الحفاظ على السرية.
المحور الرابع: التواصل عبر الثقافات وفي المواقف الحساسة
- التواصل المهني وعبر الثقافات مع كبار الشخصيات.
- الفروق في آداب التعامل بين الثقافات والخلفيات المختلفة للضيوف.
- إدارة المحادثات الحساسة وبناء الثقة من خلال الخدمة.
المحور الخامس: تنسيق زيارات كبار الشخصيات والفعاليات واللوجستيات
- تخطيط وتنسيق زيارات كبار الشخصيات والفعاليات من البداية للنهاية.
- إدارة الجوانب اللوجستية وجداول الضيافة.
- التعاون مع الإدارات الداخلية والشركاء الخارجيين.
المحور السادس: إدارة الشكاوى واستعادة الخدمة وقيادة فرق كبار الشخصيات
- إدارة شكاوى كبار الشخصيات باحترافية ومعالجة المشكلات بكفاءة.
- الحفاظ على الاحترافية في المواقف الضاغطة.
- قيادة فرق ضيافة كبار الشخصيات وبناء أنظمة عالمية لإدارتهم.