دورة تدريبية في أنظمة إدارة الوثائق والسجلات لضمان الوصول السريع والموثوق
1نظرة عامة
السجل اللي محدش لاقيه وقت ما احتاجه، من الناحية العملية، سجل زي ما يكون مش موجود. الدورة دي بتبدأ من المشكلة دي وبتبني عليها، وبتوضح إزاي نظام إدارة وثائق وسجلات (DRMS) مصمم صح بيخلي المعلومة قابلة للاسترجاع وآمنة ومتوافقة مع المعايير، بدل ما تتقفل في ملفات محدش واثق فيها.
المشاركون هيشتغلوا على التصنيف والتخزين والأمن الأول، وبعدين هيتنقلوا للجانب القانوني والمؤسسي — السياسات والتدريب والتحسين المستمر — عشان النظام اللي هيصمموه يفضل شغال حتى بعد ما الدورة تخلص.
2الأهداف والفئة المستهدفة
الفئة المستهدفة:
- مسؤولو الوثائق والسجلات.
- مدراء المكاتب والإدارات.
- مسؤولو الامتثال وضمان الجودة.
- موظفو الموارد البشرية والعمليات المسؤولون عن حفظ السجلات.
- كوادر تقنية المعلومات المشاركة في أنظمة إدارة الوثائق.
أهداف الدورة:
بنهاية هذه الدورة، سيتمكن المشاركون من:
- تصنيف وفهرسة واسترجاع الوثائق بنظام متسق.
- اختيار أسلوب التخزين المناسب للسجلات الورقية والإلكترونية.
- تلبية المتطلبات القانونية والتنظيمية ومتطلبات التدقيق لحفظ السجلات.
- حماية السجلات الحساسة من خلال ضبط الوصول وتقليل المخاطر.
- تقييم وتنفيذ أدوات DRMS/EDMS بفعالية.
- بناء سياسات وبرامج تدريب تحافظ على اتساق النظام مع الوقت.
3محتوى البرنامج
المحور الأول: لما السجل يختفي — ليه الأنظمة مهمة
- تعريف أنظمة إدارة الوثائق والسجلات وأهدافها ونطاقها.
- أنواع السجلات ودورة حياتها.
- ليه الحوكمة والامتثال بيعتمدوا على سجلات ممكن توصلها بسهولة.
المحور الثاني: الترتيب — التصنيف والفهرسة والبيانات الوصفية
- طرق تصنيف الوثائق.
- أنظمة الفهرسة لاسترجاع سريع وفعّال.
- إدارة البيانات الوصفية (Metadata).
المحور الثالث: مكان حفظ السجلات — التخزين الورقي والإلكتروني
- حلول تخزين السجلات الورقية.
- أنظمة إدارة السجلات الإلكترونية وميزات أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية.
- التحكم في النسخ وأدوات التعاون والتكامل مع أنظمة تقنية المعلومات.
المحور الرابع: الالتزام بالمعايير — قواعد الاحتفاظ ومسارات التدقيق
- القوانين واللوائح المؤثرة على السجلات.
- جداول الاحتفاظ بالسجلات واعتبارات الخصوصية.
- مسارات التدقيق والمساءلة.
المحور الخامس: التأمين — الأمن ومخاطر الوصول
- حماية السجلات الحساسة والسرية.
- تطبيق ضوابط الوصول.
- تقييم المخاطر واستراتيجيات التخفيف.
المحور السادس: الاستمرارية — السياسات والتدريب والتحسين
- تطوير سياسات وإجراءات تشغيل قياسية لأنظمة إدارة الوثائق.
- برامج تدريب وتوعية الموظفين.
- تحليل سيناريوهات حقيقية لإدارة الوثائق، مع تمارين عملية تطبيقية.