دورة تدريبية في إدارة البروتوكول والمراسم لكبار الشخصيات
1نظرة عامة
ترتيب جلوس غلط، أو لقب اتنسي، أو تقديم شخصية في التوقيت الغلط في مناسبة رسمية، ممكن يوتر علاقة المؤسسة بنتها على مدار سنين. البروتوكول موجود بالظبط عشان يمنع ده — وبالنسبة لمديري مكاتب الشخصيات المهمة، إتقانه مش مهارة إضافية، ده جزء أساسي من الوظيفة نفسها.
الدورة دي من أكاديمية الزمالة العربية البريطانية بتدي المشاركين إلمام عملي بالبروتوكول والمراسم: إزاي تخطط فعالية رسمية من الألف للياء، وتستقبل وتتواصل مع كبار الشخصيات بالشكل الصح، وتتكيف مع توقعات ثقافية ودبلوماسية مختلفة، عشان كل تفاعل يعكس صورة إيجابية عن المؤسسة اللي بتمثلها.
2الأهداف والفئة المستهدفة
أهداف البرنامج
بعد انتهاء البرنامج، المشاركون هيقدروا على:
- تطبيق المبادئ الأساسية للبروتوكول والمراسم في السياقات الرسمية والدبلوماسية.
- تنظيم فعاليات ومناسبات عالية المستوى وفقًا لأعلى معايير البروتوكول.
- إدارة التواصل مع كبار الشخصيات والضيوف الرسميين بأعلى درجات الاحترافية.
- تنسيق وإعداد الزيارات الرسمية والتعامل مع التحديات المرتبطة بيها.
الفئة المستهدفة
- مديرو مكاتب الشخصيات الهامة اللي بيتعاملوا مع كبار الشخصيات بشكل يومي.
- المسؤولون عن تنظيم الفعاليات والمناسبات الرسمية داخل المؤسسات.
- موظفو العلاقات العامة والإعلام اللي بينسقوا الأنشطة البروتوكولية.
- المتخصصون في التنظيم اللوجستي للفعاليات الحكومية والدبلوماسية.
- العاملون في المنظمات الدولية اللي بيتعاملوا مع شخصيات رسمية في سياقات متعددة.
3محتوى البرنامج
المحور الأول: أساسيات البروتوكول ودور مدير المكتب
- مفهوم البروتوكول والمراسم في السياق الرسمي والدبلوماسي
- ليه البروتوكول مهم لبناء العلاقات الرسمية والدولية
- مسؤولية مدير المكتب في تطبيق البروتوكول يوميًا
المحور الثاني: تخطيط فعالية رسمية من البداية للنهاية
- القواعد الأساسية للمراسم في الاستقبال والتنظيم
- خطوات التخطيط المبدئي واختيار التوقيت والمكان للفعاليات الكبرى
- ضمان التنظيم الدقيق طوال دورة حياة الفعالية
المحور الثالث: الاجتماعات والدعوات بالشكل الصح
- تنظيم الاجتماعات الرسمية، بما في ذلك ترتيب الجلوس والتوقيت
- كتابة الدعوات الرسمية بأسلوب مهني ومتابعتها
- استقبال الضيوف وإدارة التفاعل وفقًا للترتيب البروتوكولي
المحور الرابع: اللوجستيات والضيافة والبيئة المراسمية
- تنسيق النقل والإقامة وراحة الحضور
- بروتوكولات الطعام والشراب اللي تتناسب مع طبيعة الحدث
- اختيار الأماكن والألوان والديكورات المتوافقة مع متطلبات البروتوكول
المحور الخامس: الرموز الوطنية في البروتوكول — الأعلام والشعارات والعلامات
- ترتيب الأعلام وفقًا للأولوية الرسمية والحساسية الدبلوماسية
- قواعد رفع وعرض الأعلام في الفعاليات
- اختيار وعرض الشعارات والعلامات الرسمية بالشكل المناسب
المحور السادس: التعامل مع الضيوف الدوليين والأجانب
- فهم واحترام الفروق الثقافية مع الضيوف الدوليين
- استخدام الألقاب والتحيات الصحيحة مع الشخصيات المهمة
- التنسيق مع السفارات لاستقبال الوفود الأجنبية
المحور السابع: التنسيق مع المنظمات الدولية ولوجستيات السفر
- التعاون مع المنظمات الدولية في تنظيم الفعاليات الرسمية
- إدارة الجوانب القانونية والإدارية للفعاليات العابرة للحدود
- تنظيم السفر والإقامة لكبار الشخصيات مع شركات الطيران والفنادق
المحور الثامن: التوثيق وحفظ السجلات للفعاليات الرسمية
- توثيق تفاصيل الفعالية بدقة وشفافية
- الاحتفاظ بالسجلات للمراجعة المستقبلية والمساءلة
- بروتوكولات توثيق الحضور وأعمال المناسبة
المحور التاسع: إدارة الأزمات والطوارئ في الفعاليات الرسمية
- التعامل مع المشاكل المفاجئة والتأخيرات وتغييرات الجدول
- خطط الطوارئ والتواصل مع الحضور وقت الأزمة
- بروتوكولات السلامة اللي بتحمي الضيوف وسمعة الفعالية مع بعض
المحور العاشر: إدارة العلاقات الحساسة والمواقف الصعبة
- التعامل مع الخلافات والاعتراضات أثناء الفعاليات الرسمية
- الرد على الانتقادات بأسلوب يليق بالبروتوكول
- استراتيجيات التفاوض في المواقف الصعبة وعالية الحساسية