دورة أنظمة السجلات الحديثة: الإدارة المكتبية وهندسة الأرشفة
1نظرة عامة
مستند اتحط في مكان غلط أو نظام سجلات محدّش يقدر يدوّر فيه بسرعة، مش بس بيضيّع دقايق - لو اتكرر في مؤسسة كاملة بيبقى عبء حقيقي على الإنتاجية ومخاطرة أمنية فعلية. البرنامج ده من أكاديمية الزمالة العربية البريطانية بيبدأ من المشكلة اليومية دي ويرجع للخلف عشان يبني الأنظمة اللي بتحلها.
المشاركون بيتعلموا يصمموا منظومة متكاملة لحفظ المعلومات وإدارتها واسترجاعها، بالدمج بين ممارسات الإدارة المكتبية الحديثة وتقنيات الأرشفة الورقية والإلكترونية - وده بيحسّن تدفق العمل والكفاءة الإدارية وأمن المعلومات في نفس الوقت.
2الأهداف والفئة المستهدفة
الفئة المستهدفة
- مدراء المكاتب والإدارات الإدارية.
- موظفو السكرتارية التنفيذية ومراكز المعلومات.
- مسؤولو الأرشفة وإدارة الوثائق والسجلات.
- العاملون في وحدات التحول الرقمي والإدارة الإلكترونية.
- موظفو الموارد البشرية والإدارات التشغيلية.
أهداف البرنامج التدريبي
في نهاية البرنامج سوف يكون المشاركون قادرين على:
- تصميم أنظمة فعالة لحفظ واسترجاع المعلومات والوثائق، وإدارة الأرشيف الورقي والإلكتروني وفق المعايير المهنية.
- تطوير إجراءات عمل مكتبي تحسّن تدفق العمليات الإدارية، وتنظيم السجلات وفق أنظمة التصنيف والفهرسة الحديثة.
- تطبيق أفضل ممارسات أمن المعلومات لحماية البيانات والوثائق الحساسة.
- استخدام الأنظمة الرقمية والتقنيات الحديثة - بما فيها أدوات الذكاء الاصطناعي - في الأرشفة الإلكترونية.
3محتوى البرنامج
المحور الأول: التكلفة الحقيقية لفوضى السجلات
- تطور الإدارة المكتبية في بيئات العمل الحديثة، ودورها في دعم الأداء المؤسسي.
- أنواع الأرشفة الورقية والإلكترونية، ودورة حياة الوثيقة داخل المؤسسة.
المحور الثاني: تصميم نظام أرشفة حديث من الصفر
- خطوات بناء منظومة أرشفة متكاملة.
- تصميم أنظمة التصنيف والفهرسة الحديثة وتنظيم الملفات المؤسسية بكفاءة.
المحور الثالث: استرجاع المعلومات بسرعة ودقة
- آليات البحث واسترجاع المعلومات بسرعة ودقة.
- تقنيات إدارة البيانات والوثائق المؤسسية وتحسين الوصول للمعلومات داخل بيئة العمل.
المحور الرابع: التحول الرقمي والأرشفة الإلكترونية
- استخدام البرامج الحديثة في إدارة الوثائق.
- التحول من الأرشيف الورقي للأرشيف الرقمي وفق المعايير الحديثة.
المحور الخامس: التكنولوجيا الذكية في العمليات المكتبية اليومية
- دمج التكنولوجيا في الأعمال المكتبية اليومية واستخدام الأنظمة السحابية لحفظ البيانات.
- أتمتة العمليات المكتبية لتحسين الكفاءة التشغيلية.
المحور السادس: حماية ما تؤرشفه - أمن المعلومات
- مبادئ أمن المعلومات في الأرشفة.
- حماية البيانات الحساسة والوثائق السرية وإدارة صلاحيات الوصول.
المحور السابع: جودة الأرشفة والرقابة الإدارية
- معايير جودة الأرشفة الحديثة ومراقبة حركة الوثائق والسجلات.
- تطوير السياسات والإجراءات الخاصة بإدارة الوثائق.
المحور الثامن: الذكاء الاصطناعي والتقنيات الناشئة في الأرشفة
- الذكاء الاصطناعي في إدارة الوثائق وتحليل البيانات.
- الابتكار والتحول الذكي في الإدارة المكتبية.
المحور التاسع: بناء منظومة معلومات متكاملة ومرتبطة بالاستراتيجية
- إعداد خطة شاملة لتطوير الأرشفة المؤسسية.
- ربط إدارة المعلومات بالأهداف الاستراتيجية للمؤسسة.