دورة تدريبية في إدارة المؤتمرات الرسمية والمراسم والفعاليات الكبرى
1نظرة عامة
نجاح أي مؤتمر كبير أو فشله بيتحدد قبل ما أول ضيف يدخل بكتير - في قرارات التخطيط وتفاصيل المراسم وجاهزية الفريق المسؤول عن التنفيذ يوم الحدث. برنامج أكاديمية الزمالة العربية البريطانية ده اتصمم بالظبط للتحدي ده: تجهيز المسؤولين عن التمثيل المؤسسي والمناسبات العامة بالمهارات التنظيمية والبروتوكولية اللي بتخلي الفعاليات الكبرى تنجح فعلاً.
البرنامج بيجمع بين المعرفة المتخصصة والتطبيق العملي اللي بيواكب المعايير الدولية، وبيغطي كل حاجة من بناء الهوية المؤسسية والتنسيق مع الصحافة، لحد التعامل مع الطوارئ اللي دايمًا بتظهر يوم الحدث. البرنامج معمول لأي حد شغله يحطه مسؤول عن تمثيل مؤسسته في المؤتمرات والمراسم والمناسبات العامة الكبرى.
2الأهداف والفئة المستهدفة
الفئة المستهدفة:
- مسؤولو العلاقات العامة والإعلام في المؤسسات الحكومية والخاصة
- موظفو إدارات التنظيم والمراسم والفعاليات
- العاملون في مكاتب كبار الشخصيات والهيئات الدبلوماسية
- الراغبون في تطوير مهاراتهم في تنظيم المؤتمرات والمناسبات الكبرى
هيقدر المشارك يعمل إيه بعد الدورة:
- يطبّق المعرفة المتخصصة في مهام العلاقات العامة الرسمية
- ينظم المؤتمرات والاحتفالات الكبرى باحترافية وفق البروتوكولات والمراسم الدولية
- يتعامل مع كبار الشخصيات والضيوف الرسميين بفعالية
- يرفع مستوى الجاهزية التنظيمية لمؤسسته في مواجهة المناسبات الكبرى
3محتوى البرنامج
المحور الأول: ليه الفعاليات المؤسسية أهم من مجرد لوجستيات
- تطور العلاقات العامة في بيئة الأعمال الحديثة ودورها في الصورة المؤسسية
- مكونات الهوية المؤسسية والفرق بين الهوية والصورة والانطباع العام
- دور وسائل الإعلام في دعم الهوية المؤسسية
المحور الثاني: تنظيم مؤتمر من الصفر
- مراحل التخطيط من الفكرة للتنفيذ، واختيار الموقع والتجهيز اللوجستي
- تحديد جدول الأعمال وتنسيق الدعوات
- تصميم نظام فعال للتسجيل والاستقبال، من بطاقات التعريف للحقائب التعريفية والتعامل مع الطوارئ
المحور الثالث: البروتوكول والمرتبة والمراسم الرسمية
- المبادئ الأساسية للبروتوكول الدولي والمراسم، بما فيها الترتيب الرسمي للمقاعد وتقديم الشخصيات
- قواعد السلوك المهني في المناسبات الرسمية
- آداب التحية والمصافحة والتعامل مع الزوار الرسميين
المحور الرابع: التعامل مع الصحافة قبل وأثناء الفعالية
- إعداد الخطة الإعلامية والتنسيق مع الصحفيين قبل وأثناء الحدث
- تصميم المواد الإعلامية والنشرات الصحفية
- تنظيم المؤتمرات الصحفية والتحكم في الرسائل الرئيسية وبناء علاقات مستدامة مع الصحفيين
المحور الخامس: إدارة الفريق على الأرض
- تكوين فرق العمل وتوزيع المهام بفعالية
- آليات المتابعة الميدانية والاجتماعات التنسيقية قبل وأثناء الفعالية
- تطوير جداول زمنية تفصيلية وإدارة الموارد البشرية والمادية تحت ضغط الوقت
المحور السادس: التنظيم اللوجستي والتفاصيل التنفيذية
- إدارة النقل والضيافة والخدمات المرافقة
- تجهيز القاعات والأنظمة التقنية والترجمة الفورية والدعم الفني
- التحقق من الجاهزية الكاملة مسبقًا، وتنسيق الضيوف والمتحدثين والوثائق والمحتوى المعروض
المحور السابع: إدارة العلاقة مع الضيوف من أول تواصل لحد المتابعة
- تقنيات التواصل مع الضيوف قبل الحدث
- توفير المعلومات والدعم أثناء الفعالية
- الحفاظ على العلاقة بعد انتهاء الحدث
المحور الثامن: لما الخطة تتعطل: التعامل مع الطوارئ في موقع الحدث
- خطط الطوارئ والتدخل السريع
- مهارات تهدئة النزاعات في موقع الحدث
- إدارة الأزمة باحترافية من غير ما تأثر على الفعالية
المحور التاسع: قياس النجاح والبناء للمستقبل
- أدوات تقييم الأداء التنظيمي بعد الحدث
- تحليل ردود فعل المشاركين وإعداد التقارير الختامية والتوصيات
- التعلم من التجارب السابقة ومتابعة أحدث اتجاهات العلاقات العامة عالميًا للحفاظ على التنافسية