دورة تدريبية في السجلات والأرشفة وتنسيق المكاتب لفرق السكرتارية
1نظرة عامة
عقد محدش عارف يلاقيه وقت ما العميل يتصل، أو مستند خاص بشخصية مهمة اتحط في الملف الغلط في اليوم اللي احتاجوه فيه—دي التفاصيل الصغيرة اللي بتفرق بين مكتب شغال بانتظام ومكتب تعبان، أكتر من أي مهارة واحدة في السيرة الذاتية. ودورة السجلات والأرشفة وتنسيق المكاتب لفرق السكرتارية من أكاديمية الزمالة العربية البريطانية بتبدأ من الواقع ده.
البرنامج بيمشي من بناء والحفاظ على سجلات منظمة، لتنسيق المعاملات ومستندات مكاتب الإدارة العليا وكبار الشخصيات، والمسؤوليات والمؤهلات والأدوات الحديثة اللي كل سكرتير محتاجها—وبيختم بالجانب الإنساني من الشغل: التواصل والقيادة والحفاظ على حماس الفريق. المشارك بيخرج قادر يحافظ على سير الأوراق والمواعيد والعلاقات في المكتب من غير ثغرات.
2الأهداف والفئة المستهدفة
الفئة المستهدفة
- مدراء وأصحاب شركات ومنشآت ومؤسسات حكومية وخاصة.
- مديرو المكاتب الإدارية ومكاتب التنسيق العامة.
- كل العاملين في مجال أعمال السكرتارية.
- العاملون في مكاتب الإدارة العليا أو مكاتب كبار الشخصيات بالشركات الكبيرة.
- الأكاديميون المتقدمون لوظائف إدارية في الشركات والمنشآت.
هيستفيد المشارك بإيه؟
- فهم واضح لشغل السكرتارية وإدارة مكتب التنسيق.
- طرق عملية لتنظيم وفحص وفرز المعاملات والسجلات عشان يسهل الرجوع ليها.
- مهارات تنسيق المستندات الخاصة بمكاتب الإدارة العليا وكبار الشخصيات.
- معرفة بالمؤهلات والواجبات والأدوات الحديثة المطلوبة من سكرتير النهاردة.
- أساليب تواصل وقيادة للتعامل الجيد مع المدراء والزملاء.
3محتوى البرنامج
المحور الأول: ليه السجلات والأرشفة بتحدد نجاح المكتب
- ضبط وتنظيم كل الأعمال ضمن سجلات منظمة يسهل الرجوع ليها.
- أرشفة كل حاجة بتتعمل في القسم أو المكتب أول بأول مش بعدين.
المحور الثاني: دور السكرتارية في تنسيق المكتب
- إيه اللي فعليًا يعنيه شغل السكرتارية وإدارة مكتب التنسيق.
- تنظيم إدارة مكاتب إدارة الأعمال يوم بيوم.
المحور الثالث: تنظيم المعاملات وفرز السجلات
- طرق تنظيم كل أنواع المعاملات والحفاظ عليها تحت السيطرة.
- أساليب فحص وفرز السجلات بشكل منهجي.
المحور الرابع: تنسيق مستندات مكاتب الإدارة العليا وكبار الشخصيات
- تنظيم الأعمال والمستندات الخاصة بمكاتب الإدارة العليا.
- ترتيب المواعيد الخاصة بمكاتب الشخصيات العامة.
- تنسيق كل الوثائق التابعة لمكاتب الإدارة العليا وكبار الشخصيات.
المحور الخامس: المسؤوليات الأساسية والمؤهلات والأدوات الحديثة
- مسؤوليات السكرتير وواجباته والمؤهلات المطلوبة.
- أهمية التقنيات الحديثة ومفاهيم الإدارة الإلكترونية في شغل السكرتارية.
- إزاي وظائف السكرتارية المكتبية بتتأدى فعليًا، والمهارات اللي لازم تكون عند العاملين بالسكرتارية التنفيذية.
المحور السادس: قيادة وتحفيز اللي بتشتغل معاهم
- أسرار النجاح في تحسين التواصل بين المدير والموظفين.
- مهارات القيادة وإدارة الموظفين داخل الشركة.
- ملاحظة الضغط النفسي على الموظفين وتفعيل تحفيز حقيقي داخل الفريق.