دورة تدريبية في التخطيط الذكي للوقت وإدارة السجلات لأعمال السكرتارية المكتبية

المحور الأول: ضغط الوقت وتعدد المهام في المكتب الحديث

• تنظيم الشغل لما المهام تتداخل والمواعيد النهائية تتصادم.
• الحفاظ على التركيز في بيئة مكتبية مشغولة وكتير المقاطعات.
• التوازن بين الجودة والسرعة من غير ما نضحي بأي منهم.

المحور الثاني: إيه اللي بيفرّق شغل السكرتارية حسب المستوى

• الفرق بين السكرتارية العامة والتنفيذية.
• المسؤوليات الأساسية للسكرتير المحترف.
• ليه التخطيط والتنظيم في قلب الوظيفة دي.

المحور الثالث: من الأهداف إلى خطط يومية

• خطوات تحويل الأهداف لخطط عملية.
• إعداد خطط عمل قصيرة المدى وجداول مهام يومية وأسبوعية.
• متابعة الإنجاز وتقييم الأداء ومعالجة أي انحراف.

المحور الرابع: أدوات الأولويات وإدارة الوقت

• مصفوفة الأولويات (مهم/عاجل).
• التقويمات والتطبيقات الرقمية لإدارة وقت المكتب.
• اكتشاف عادات إضاعة الوقت والتخلص منها.

المحور الخامس: اجتماعات بتطلع بقرارات فعلية

• التحضير للاجتماع: تنسيق الحضور والمكان والمستندات.
• كتابة محاضر اجتماعات دقيقة ومفيدة.
• متابعة تنفيذ القرارات والتنسيق مع الأطراف المعنية.

المحور السادس: التعامل مع المراسلات باحترافية

• استقبال وتصنيف وتوزيع البريد الوارد والصادر.
• صياغة الخطابات الرسمية والمذكرات الداخلية بأسلوب إداري واضح.
• استخدام قوالب وأنماط مهنية بشكل ثابت.

المحور السابع: أنظمة تصنيف بتوفر وقت فعلي

• معايير تصنيف الملفات الورقية والإلكترونية.
• الأرشفة حسب الموضوع أو التاريخ أو الاسم.
• قواعد الوصول السريع والموثوق للمعلومات.

المحور الثامن: الأرشفة الإلكترونية وضبط البيانات

• برامج ومنصات الأرشفة الشائعة.
• حماية الوثائق الإلكترونية من الفقد أو الوصول غير المصرح به.
• إدارة دورة حياة الوثيقة، بما فيها إجراءات الإتلاف.

المحور التاسع: التواصل داخل المكتب

• مهارات التحدث والاستماع الإداري.
• التعامل اللبق مع الزملاء والمديرين.
• رسائل التنسيق ومذكرات التذكير وتقارير الإنجاز.

المحور العاشر: دعم متخذي القرار بثقة وسرية

• إعداد ملخصات الاجتماعات وتقديم معلومات دقيقة للإدارة.
• تنظيم الجداول والمواعيد حسب أولويات القيادة.
• التعامل مع المعلومات الحساسة والحفاظ على صورة المؤسسة من خلال السلوك المهني.