دورة تدريبية في تنسيق الاجتماعات وتفويض الصلاحيات وإدارة الوقت لمنسقي المكاتب
1نظرة عامة
اجتماع واحد متجدولش صح ممكن يكلف فريق الإدارة كله ساعات ضايعة، وضاعف ده على مكتب مشغول وهتلاقي الأثر على الإنتاجية كبير جدًا. الدورة دي بتركز على مهارات التنسيق اللي بتخلي جدول مواعيد الإدارة العليا يمشي بسلاسة: تنظيم الاجتماعات، إدارة الدعوات، والتأكد إن كل جلسة تغطي اللي المفروض تغطيه في الوقت المتاح.
وغير الجدول، المشاركين كمان بيبنوا مهارات التفويض وإدارة الوقت اللي بتخليهم يتصرفوا باستقلالية أكبر، يتعاملوا مع التنسيق الروتيني من غير ما يرفعوا كل قرار للإدارة، وفي نفس الوقت يخلوا الإدارة على علم كامل من خلال تقارير واضحة ومختصرة. الدورة مناسبة للسكرتارية ومنسقي المكاتب وأي حد مسؤول عن تنظيم جدول مدير.
2الأهداف والفئة المستهدفة
أبرز ما هتستفيده من الدورة:
- ضبط مواعيد الاجتماعات بدقة واختيار الوقت اللي يناسب كل الأطراف المدعوة.
- تنظيم جدول أعمال الاجتماع وتوزيع الوقت بحيث كل نقطة تاخد حقها من النقاش.
- تنسيق الدعوات والتواصل مع كل الجهات المشاركة في الاجتماع.
- إرسال تقارير متابعة واضحة بعد الاجتماع تلخص النتائج والنقاط المتفق عليها.
- تطبيق مبادئ إدارة الوقت الأساسية (تخطيط، تنظيم، تنفيذ، مراجعة) على شغل التنسيق اليومي.
الفئة المستهدفة:
- مدراء وأصحاب المنشآت والشركات.
- مدراء الأقسام الرئيسية في المنشآت والشركات.
- القائمين بأعمال السكرتاريا ومنسقي المكاتب.
- العاملين في إدارة مكاتب الشخصيات الهامة.
3محتوى البرنامج
المحور الأول: كيفية تنسيق الاجتماعات
- طريقة تنسيق وربط المواعيد مع كل الجهات المدعوة للاجتماع.
- توقيت الزمن اللازم من لحظة بدء جلسة الاجتماع لحد نهايتها.
المحور الثاني: إدارة جدول الاجتماعات ورفع التقارير
- إدارة وتنسيق جدول ومواعيد الاجتماعات ورفع التفاصيل المتعلقة بيها للجهات العليا من خلال تقارير.
- الإدارة الذكية للوقت والدخول في صلب المواضيع، واستكمال التفاصيل لاحقًا من خلال أعمال السكرتاريا ومكاتب التنسيق.
أماكن انعقاد الدورة وطرق التنفيذ:
- تنعقد الدورة في مصر والأردن وماليزيا وتركيا وإنجلترا وفرنسا وإيطاليا وألمانيا والسويد والنمسا والدنمرك، بالإضافة إلى أستراليا والولايات المتحدة الأمريكية، في الزمان والمكان اللي يناسبك.
- تقدَّم الدورة بأنماط متعددة: تدريب جماعي في مراكز الأكاديمية، تدريب فردي، تدريب ميداني وعملي، وتدريب نظري داخل القاعات.
ملاحظة: بعد انتهاء الدورة بيحصل المشاركين على شهادة معتمدة من أكاديمية الزمالة العربية البريطانية، وممكن كمان نقدملك الدورة في المكان والوقت المناسب ليك، للمزيد تواصل مع فريق الأكاديمية.