دورة تدريبية في الإدارة الذكية للوقت وترتيب الأولويات لفرق السكرتارية
1نظرة عامة
كل يوم بيجيب لفرق السكرتارية موجة جديدة من الطلبات المتداخلة والمواعيد المتغيرة والمطالب المفاجئة من الإدارة العليا، ولو معندكش نظام واضح للتعامل مع كل ده، حتى أكفأ مساعد ممكن يلاقي نفسه بيطفي حرايق بدل ما يخطط قدام. الدورة دي بتعالج المشكلة دي بالظبط، وبتاخد المشاركين خطوة بخطوة في دورة منظمة للتخطيط والتنظيم والتنفيذ ومراجعة شغلهم اليومي.
بدل النصايح العامة، الدورة بتبني مهارات ترتيب أولويات عملية، وبتعلّم المشاركين إزاي يفرقوا بين المهام العاجلة والمهام المهمة، ويقللوا المقاطعات، ويستخدموا الأدوات الصح لمتابعة إنجازهم. السكرتارية والمساعدين التنفيذيين ومدراء المكاتب بيخرجوا بنظام عملي يقدروا يطبقوه من نفس اليوم، ويحولوا الإنبوكس المزدحم لسير عمل منظم وواضح.
2الأهداف والفئة المستهدفة
أبرز ما هتستفيده من الدورة:
- تطبيق دورة إدارة الوقت بمراحلها الأربعة: التخطيط، التنظيم، التنفيذ، والمراجعة، على شغل السكرتارية اليومي.
- التفرقة بين المهام العاجلة والمهام المهمة من خلال أدوات عملية زي مصفوفة أيزنهاور.
- تنظيم جدول يومي وأسبوعي وشهري يوازن بين المهام الروتينية ومواعيد تسليم المشاريع.
- تقليل المقاطعات والعادات اللي بتضيع الوقت، مع الاستمرار في الاستجابة للطلبات العاجلة.
- استخدام التقويمات الرقمية وقوائم المهام والتذكيرات لمتابعة الإنجاز والالتزام بالمواعيد.
الفئة المستهدفة:
- السكرتارية والمساعدين التنفيذيين وموظفي الدعم الإداري.
- مدراء المكاتب المشرفين على فرق السكرتارية.
- أي شخص في دور إداري داعم بيحتاج يطور مهاراته في إدارة الوقت.
3محتوى البرنامج
المحور الأول: مفهوم العمل في السكرتارية وطريقة إدارته
- تعريف عام لمهام السكرتارية وطريقة تنظيمها داخل الشركة.
- كيفية تجاوز الصعوبات وتمرير المعاملات الإدارية بأقل وقت ممكن.
المحور الثاني: الاستقلالية في اتخاذ القرار وصياغة التقارير
- القيام بدور فعال دون الرجوع للجهة الأعلى في كل شارد ووارد.
- صياغة تقارير يومية موجزة تلخص سير العمل والمهام المنجزة بسرعة.
المحور الثالث: التخطيط المستمر لسير العمل
- وضع خطط يومية للتعرف على طريقة سير الأعمال والمهام الواجب إنجازها.
- متابعة تنفيذ الخطط وتعديلها حسب الأولويات المستجدة.
أماكن انعقاد الدورة وطرق التنفيذ:
- تنعقد الدورة في مصر والأردن وماليزيا وتركيا وإنجلترا وفرنسا وإيطاليا وألمانيا والسويد والنمسا والدنمرك، بالإضافة إلى أستراليا والولايات المتحدة الأمريكية، في الزمان والمكان اللي يناسبك.
- تقدَّم الدورة بأنماط متعددة: تدريب جماعي في مراكز الأكاديمية، تدريب فردي، تدريب ميداني وعملي، وتدريب نظري داخل القاعات.
ملاحظة: بعد انتهاء الدورة بيحصل المشاركين على شهادة معتمدة من أكاديمية الزمالة العربية البريطانية، وممكن كمان نقدملك الدورة في المكان والوقت المناسب ليك، للمزيد تواصل مع فريق الأكاديمية.