دورة تدريبية في تشغيل المكاتب التنفيذية ومهارات السكرتارية المتقدمة
1نظرة عامة
مش كل شغل سكرتارية زي بعضه، والفرق بين الدعم الإداري والسكرتارية التنفيذية أكبر مما يتخيله كتير من الناس. السكرتير التنفيذي بياخد مهام مرتبطة مباشرة بشغل المدير العام اليومي: تنظيم السفر، إدارة الاجتماعات، وتوفير وقت الإدارة العليا من خلال إنهاء الأعمال الروتينية اللي غير كده المدير نفسه هيضطر يعملها. الدورة دي من أكاديمية الزمالة العربية البريطانية معمولة عشان توضح الفرق ده وتدّي المشاركين المهارات المتقدمة اللي الجانب التنفيذي من الدور محتاجها.
من خلال محاور عملية في الكتابة والتكنولوجيا والتفاوض والأتمتة، المشاركين هيتعلموا إزاي يديروا الشغل اليومي لكبار الشخصيات، ويتابعوا المشروعات، ويقدموا تقارير احترافية، عشان يجهزوا نفسهم لمسؤولية مكتبية تنفيذية حقيقية مش مجرد شغل إداري عام.
2الأهداف والفئة المستهدفة
الفئة المستهدفة
- أصحاب المنشآت اللي بيطوروا إدارة المكاتب في الإدارة العليا.
- مدراء المكاتب في كل الشركات والمؤسسات.
- أي حد بيدخل مجال إدارة المكاتب والسكرتارية.
- مساعدي المكاتب الإدارية وموظفي التطوير الوظيفي.
هتخرج من الدورة عارف إزاي:
- تفرّق بوضوح بين السكرتارية الإدارية والسكرتارية التنفيذية.
- تتقن الواجبات والمسؤوليات الأساسية للسكرتارية التنفيذية.
- تحدّث وتطوّر طرق إدارة المكاتب.
- تدير الجدول اليومي لكبار الشخصيات وتقدّم التقارير بكفاءة.
3محتوى البرنامج
- إيه معنى إدارة المكاتب فعلًا
- مفهوم إدارة المكاتب وأهميتها.
- دور السكرتارية التنفيذية في دعم القيادة.
- إزاي المكتب التنفيذي بيبقى منظم
- الهيكل التنظيمي للمكتب.
- المهام والمسؤوليات الأساسية للسكرتارية التنفيذية.
- الكتابة والتحرير وإيصال الرسالة صح
- قواعد الكتابة الفعالة والمهنية.
- كتابة التقارير والمذكرات والرسائل الرسمية ومراجعتها لضمان الجودة.
- التواصل والاستماع الفعّال
- استراتيجيات التواصل الكتابي والشفوي.
- الاستماع النشط والتفاعل مع الزملاء.
- تنظيم الوقت والمكتب نفسه
- تقنيات تحديد الأولويات وإدارة الوقت الفعّالة.
- استراتيجيات تنظيم المكتب وتحسين الكفاءة.
- برمجيات المكتب وإدارة المعلومات
- استخدام أدوات زي Microsoft Office وGoogle Workspace.
- تخزين واسترجاع وإدارة المعلومات بكفاءة.
- إدارة الاجتماعات والفعاليات
- تنظيم اجتماعات فعالة وجداول أعمال ومحاضر.
- تخطيط وتنفيذ فعاليات الشركة.
- التفاوض وحل النزاعات
- استراتيجيات تفاوض فعالة ومهنية.
- تقنيات إدارة النزاعات وحل المشكلات.
- الأتمتة والذكاء الاصطناعي في المكتب
- استخدام أدوات أتمتة زي Zapier وIFTTT.
- تطبيق الذكاء الاصطناعي في إدارة البريد وتنظيم المهام.