دورة تدريبية في السكرتارية التنفيذية كتخصص إداري احترافي
1نظرة عامة
لو سألت أي مدير تنفيذي مين اللي بيخلي يومه ماشي بسلاسة، هيقولك إنه شخص واحد بيتعامل مع الشغل الإداري كتخصص مهني حقيقي، مش مجموعة مهام متفرقة. دورة تدريبية في السكرتارية التنفيذية كتخصص إداري احترافي بتناقش بالظبط الفكرة دي: إزاي تنظيم المواعيد وإدارة المستندات وتنسيق المكتب بيتجمعوا في مهارة واحدة متكاملة.
المشاركين هيتدربوا على مواقف عملية بتغطي كل حاجة من تنظيم الملفات وإدارة الأجندة لدعم القرارات بمعلومات دقيقة، عشان يبنوا ثقة في التعامل مع الشغل الإداري كمسار مهني حقيقي مش مجرد وظيفة مؤقتة. في نهاية الدورة، المتدربين هيطلعوا بأدوات عملية يقدروا يطبقوها على مكتبهم من ثاني يوم.
2الأهداف والفئة المستهدفة
أهداف الدورة:
- تحديد ما اللي بيخلي الشغل في السكرتارية التنفيذية تخصص مهني، مش مجرد دعم كتابي.
- تنظيم المواعيد والملفات وموارد المكتب لأقصى كفاءة ممكنة.
- التواصل وبناء علاقات مهنية داخل البيئة التنفيذية.
- تطبيق معايير السرية والأخلاقيات عند التعامل مع المواد الحساسة.
- دعم قرارات الإدارة العليا بمستندات ومعلومات مُعدّة بشكل جيد.
الفئة المستهدفة:
- السكرتارية التنفيذية والمساعدين الإداريين الداعمين للإدارة العليا.
- مدراء المكاتب المسؤولين عن العمليات الإدارية.
- الموظفين المنتقلين إلى أدوار دعم تنفيذي.
- موظفو السكرتارية اللي عايزين نظرة أشمل ومهنية للدور.
3محتوى البرنامج
المحور الأول: إيه اللي بيخلي السكرتارية التنفيذية تخصص؟
- فهم دور السكرتير التنفيذي داخل المؤسسة.
- الفرق بين مهام السكرتارية التقليدية والسكرتارية التنفيذية.
- السمات والمهارات الأساسية للنجاح في دور الدعم الإداري.
المحور الثاني: تنظيم المكتب لتحقيق الكفاءة
- أساليب الحفاظ على بيئة عمل منظمة وفعالة.
- إدارة المستندات والملفات والسجلات للوصول السريع إليها.
- ترشيد موارد المكتب والتنسيق مع الفرق الإدارية.
المحور الثالث: تواصل وعلاقات فعّالة
- مهارات التواصل المهني مع المديرين والزملاء.
- الإنصات الفعّال وفهم الاحتياجات وصياغة رسائل واضحة وموجزة.
- بناء علاقات عمل قوية وشبكة تواصل مهنية.
المحور الرابع: إدارة الوقت وسط مطالب متعددة
- أساليب ترتيب الأولويات وإدارة المواعيد النهائية.
- إعداد جدول أعمال المدير ومتابعته بفعالية.
- التوازن بين المطالب المتعددة والتكيف مع التغيير.
المحور الخامس: السرية والحكم الأخلاقي
- أهمية الكتمان والاحترافية في الأدوار التنفيذية.
- أساليب التعامل الآمن مع المعلومات الحساسة.
- بناء الثقة من خلال النزاهة واتخاذ قرارات أخلاقية.
المحور السادس: دعم القرار بالمعلومة الصحيحة
- جمع وتنظيم المعلومات اللازمة للمدير.
- دعم اتخاذ القرار بمستندات موثوقة ودقيقة.
- إدارة تدفق المعلومات والتواصل داخل المؤسسة.
المحور السابع: المستندات والسجلات والأدوات المساندة
- أفضل الممارسات في إعداد وتدقيق وتنسيق المستندات.
- إتقان الأرشفة الورقية والإلكترونية.
- استخدام حزمة Microsoft Office والأدوات الرقمية في العمل اليومي.
المحور الثامن: بناء مسار مهني في العمل الإداري
- التعرف على فرص النمو في المجال الإداري.
- وضع أهداف تطوير شخصية ومهنية.
- تطبيق المهارات الجديدة من خلال مواقف عملية وتمارين تطبيقية.
أماكن انعقاد الدورة:
- تنطلق الدورة في عدة دول حول العالم، منها مصر والأردن وماليزيا وتركيا وإنجلترا وفرنسا وإيطاليا وألمانيا والسويد والنمسا والدنمارك، بالإضافة إلى أستراليا والولايات المتحدة الأمريكية.
- يمكن تحديد الزمان والمكان الأنسب لطبيعة عملك.
أنماط تنفيذ البرنامج:
- تدريب جماعي في مراكز الأكاديمية.
- تدريب فردي.
- تدريب ميداني وعملي.
- تدريب نظري داخل قاعات الأكاديمية.
شهادة الحضور:
- يحصل المشاركون على شهادة معتمدة من أكاديمية الزمالة العربية البريطانية بعد إتمام البرنامج.