دورة تدريبية في المهارات الحديثة لأعمال السكرتارية الفنية
1نظرة عامة
في أي قسم فني -- شركة هندسية أو وحدة تقنية معلومات أو فريق بحث وتطوير -- السكرتير اللي بيقتصر دوره على الرد على المكالمات وتنظيم المواعيد بيتحول بسرعة لعائق مش دعم حقيقي. السكرتير الفني المطلوب دلوقتي لازم يقدر يجهّز تقارير دقيقة، يتابع الجدول الزمني للمشاريع، ويتكلم نفس لغة المهندسين والمتخصصين اللي حواليه.
من خلال تمارين عملية وحالات دراسية حقيقية، بتقدم أكاديمية الزمالة العربية البريطانية للمشاركين الأدوات اللازمة لإعداد الوثائق الفنية، إدارة المهام الإدارية المتكررة، ودعم فرق المشاريع من غير ما يبقوا سبب في التأخير. بنهاية الدورة، المشارك هيقدر يشتغل بثقة جوه القسم الفني مش بس جنبه.
2الأهداف والفئة المستهدفة
الفئة المستهدفة
- السكرتارية والمساعدين الإداريين الشغالين بالفعل في أقسام فنية.
- مدراء ومنسقي المكاتب في القطاعات الهندسية أو التقنية.
- أي حد بيحضّر نفسه للانتقال لدور سكرتير فني أو دعم إداري فني.
هتقدر تعمل إيه بعد الدورة
- تجهّز وثائق وتقارير فنية واضحة من غير ما تحتاج فريق الهندسة يعيد صياغتها.
- تتواصل بثقة مع الفريق الفني باستخدام مصطلحاته.
- تتابع الجدول الزمني للمشاريع وتساعد في تنسيقها الأساسي.
- تستخدم البرامج والأدوات الرقمية الشائعة في الأقسام الفنية.
- تفهم الفرق بين مسؤوليات السكرتير الفني والدور الإداري التقليدي.
3محتوى البرنامج
المحور الأول: ليه الأقسام الفنية محتاجة نوع مختلف من الدعم
- الفرق بين دور السكرتير الفني والسكرتارية التقليدية
- مكان الدور ده جوه فرق الهندسة وتقنية المعلومات والبحث والتطوير
- أكتر الأخطاء اللي بتبطّئ شغل الفرق الفنية
المحور الثاني: إعداد الوثائق والتقارير الفنية
- هيكلة التقارير والأدلة الإرشادية بما يناسب القارئ الفني
- معايير الدقة والتفصيل الخاصة بالكتابة الفنية
- مراجعة المستندات وتدقيقها قبل التوزيع
المحور الثالث: التواصل مع الفرق الفنية
- المصطلحات الأساسية في أكتر المجالات الفنية شيوعًا
- أساليب التواصل الشفهي والمكتوب مع المهندسين والمتخصصين
- بناء علاقات عمل قوية بين الأقسام
المحور الرابع: دعم المشاريع وسير العمل
- مبادئ إدارة المشاريع الأساسية للعاملين في الدعم الإداري
- متابعة الجداول الزمنية والمخرجات ومواعيد الاجتماعات
- تنسيق اللوجستيات الخاصة بالمشاريع والفعاليات الفنية
المحور الخامس: الأدوات والبرمجيات والتعامل مع البيانات
- التعرف على البرمجيات الفنية الشائعة (تصميم، توثيق، إدارة مشاريع)
- أدوات الإنتاجية لجدولة المهام ومتابعتها
- السرية وحماية البيانات عند التعامل مع معلومات فنية حساسة
المحور السادس: التنظيم والتطور المهني
- أنظمة تنظيم الملفات والمستندات في الأقسام الفنية
- وضع خطة تطوير شخصية داخل الدور الوظيفي
- بناء شبكة علاقات مهنية في المجالات الفنية
المحور السابع: تطبيق اللي اتعلمته
- تمارين عملية على سيناريوهات حقيقية من مكاتب فنية
- عمل جماعي يحاكي التنسيق بين الأقسام
- إعداد خطة عمل شخصية لتطبيق المهارات في الشغل