دورة تدريبية في احتراف إدارة المكتب: المهارات والممارسات اليومية
1نظرة عامة
لما مكتب المؤسسة يبقى منظم كويس، المدراء بيركزوا في شغلهم الأساسي وأهداف المؤسسة بتتحقق أسرع؛ ولما يبقى فيه فوضى في التنظيم، المدراء بيلاقوا نفسهم بيضيعوا وقتهم في تفاصيل كان المفروض حد تاني يمسكها. من هنا بتقدم أكاديمية الزمالة العربية البريطانية دورة تدريبية بتساعد المشاركين يكتشفوا إزاي ينظموا المكتب بالشكل اللي يدّي أعلى كفاءة وفعالية ممكنة في تنفيذ وإدارة أعمال المؤسسة.
الدورة دي بتاخد المشاركين خطوة بخطوة في الأسس المنطقية لأعمال المكتب المختلفة، وبتساعدهم كمان يبنوا ثقتهم في نفسهم ويطوروا مهاراتهم العملية اللي محتاجينها كل يوم في شغلهم.
2الأهداف والفئة المستهدفة
الفئة المستهدفة
- الموظفون المسؤولون عن إدارة المكتب وتنفيذ المعاملات والإجراءات الإدارية اليومية.
أهداف الدورة
- التعرف على أفضل الممارسات العملية لإجراءات العمل الرئيسية في المكتب، وفهم دور المشارك فيها ومساهمته في تحقيق أهداف المؤسسة.
- تقدير أهمية علاقات العمل داخل بيئة المكتب، وتطوير المهارات الشخصية في الاتصال والتعامل مع الآخرين.
- إعداد خطة عمل عملية لتعزيز وتحقيق تحسينات حقيقية في إدارة المكتب داخل المؤسسة.
3محتوى البرنامج
المحور الأول: مفهوم إدارة المكتب وأهميتها
- مفهوم السكرتارية والعمل المكتبي وأهميته، ووظائف الإدارة المكتبية
- مهام ومسؤوليات وسمات مدير المكتب والمساعد الإداري والسكرتير التنفيذي
- البيئة المادية في المكتب الحديث وتكنولوجيا المكاتب
المحور الثاني: مهارات الاتصال وفن الحوار
- مفهوم الاتصال وأهميته وعناصره وأنواعه
- الاتصالات اللفظية وغير اللفظية، واتيكيت التواصل مع الآخرين
- الأساليب الحديثة واستخدام التكنولوجيا في تعزيز التواصل والعلاقات
المحور الثالث: تنظيم الوقت والاجتماعات والسفريات
- إدارة الوقت وتحديد الأولويات
- تنظيم الاجتماعات وترتيب السفريات
- التعامل مع المكالمات الهاتفية والزائرين
المحور الرابع: الطرق الفنية في حفظ وترتيب المستندات
- مكانة الوسائل المكتبية في تسجيل المستندات، وسمات موظفي التسجيل
- نشأة ومراحل المستندات، ونهج الاطلاع على التسجيلات
- التوزيع والحماية والترتيب، وتسجيل واسترداد الرسائل والمستندات
- فصل ونقل وإتلاف التسجيلات، والأدوات المتطورة في التبادل والتسجيل والاسترداد
المحور الخامس: إعداد التقارير والمراسلات الإدارية
- معنى الرسائل والبيانات وأنواعها، ومكانة البيانات بالنسبة للإدارة
- المهارات الضرورية لتطوير الكتابة والقراءة، وسمات البيانات الجيدة
- طريقة كتابة الرسائل والبيانات، والصور التوضيحية فيها، والعيوب الشائعة الواجب تجنبها
المحور السادس: قدرات السكرتارية المتقدمة وإدارة العلاقات المكتبية
- واجبات وصفات المعاون الإداري، وقدرات الاتصال في مكاتب السكرتارية
- تجهيز لائحة الإنجاز وسجل اللقاءات وترتيب السفريات
- العلاقة مع الآخرين وتأثيرها على الشغل، وتسهيل تدبيرات العمل المكتبي والاستخدام الناجح للهاتف
المحور السابع: السكرتارية الإلكترونية وأتمتة العمل المكتبي
- الطرق المتطورة في أعمال السكرتارية، وبيان المعلومات بالحاسب الآلي
- الترتيب الإلكتروني لبيانات الأشخاص والمواعيد واللقاءات والتسجيلات والمستندات
- الاتصالات الإلكترونية عبر الإنترنت والبريد الإلكتروني
المحور الثامن: التطوير الذاتي والإتيكيت المهني للمساعد الإداري
- معنى فن الإتيكيت وأصوله ومكانته في اختصاصات السكرتارية
- العمل بدون توجيه والتقدم الشخصي، وتطوير الأفكار والطرق الملائمة
- قدرات استخدام الهاتف باحترافية