دورة تدريبية في الذكاء الفائق للمساعدين الإداريين: أتمتة المهام الروتينية (أونلاين / عن بعد)
1نظرة عامة
تقدّم أكاديمية الزمالة العربية البريطانية هذا البرنامج التدريبي بعنوان: "الذكاء الفائق للمساعدين الإداريين: أتمتة المهام الروتينية"، والذي يهدف إلى تمكين العاملين في المجال الإداري من المعرفة العملية والأدوات التي تتيح لهم دمج تقنيات الذكاء الفائق في سير العمل اليومي.
صُمم هذا البرنامج لتزويد المساعدين الإداريين بالقدرة على تحديد المهام المتكررة والمستهلكة للوقت، وتطبيق حلول تعتمد على الذكاء الفائق لأتمتتها بفعالية.
سواء كانت المهام تتعلق بجدولة المواعيد، أو إدخال البيانات، أو صياغة المستندات، أو إدارة التواصل؛ سيتعرّف المشاركون على كيفية تبسيط العمليات باستخدام أدوات الذكاء الفائق المتاحة – دون الحاجة إلى مهارات برمجية.
2الأهداف والفئة المستهدفة
الفئة المستهدفة
- المساعدون الإداريون والسكرتارية التنفيذية الراغبون في تحسين سير العمل.
- منسقو المكاتب والمحترفون الإداريون الداعمون لعدة أقسام.
- المساعدون الشخصيون والمساعدون الافتراضيون ممن يتعاملون مع مهام روتينية مكثفة.
- الموظفون الإداريون الذين يسعون لتبنّي تقنيات الذكاء الفائق دون خلفية تقنية.
أهداف البرنامج
في نهاية البرنامج التدريبي سوف يتعرف المشاركون على:
- فهم كيفية توظيف الذكاء الفائق في الوظائف الإدارية الروتينية.
- تحديد المهام اليومية التي يمكن تبسيطها أو أتمتتها باستخدام أدوات الذكاء الفائق.
- تعلّم استخدام المنصات الشائعة التي تعتمد على الذكاء الفائق في الجدولة والكتابة والتنظيم.
- تحسين الكفاءة الرقمية من خلال استراتيجيات الأتمتة الذكية.
- دعم إنتاجية المؤسسات من خلال دمج الذكاء الفائق في العمليات الإدارية.
3محتوى البرنامج
- فهم الذكاء الفائق في بيئة العمل
- ما هو الذكاء الفائق وما ليس كذلك.
- أنواع أدوات الذكاء الفائق المستخدمة في البيئات الإدارية.
- دور الذكاء الفائق في التحول الرقمي.
- تحديد المهام المتكررة القابلة للأتمتة
- حصر وتحليل المهام المتكررة الشائعة.
- معايير اختيار المهام المناسبة للأتمتة.
- فوائد تفويض الأعمال الروتينية لأدوات الذكاء الفائق.
- أدوات الجدولة المؤتمتة
- استخدام الذكاء الفائق لتنسيق الاجتماعات عبر التقويمات المختلفة.
- دمج أدوات مثل Calendly وGoogle Calendar مع ميزات الذكاء الفائق.
- التعامل مع الإلغاء وإعادة الجدولة وتحديد أوقات التوفر.
- التذكيرات الذكية وتحسين إدارة الوقت
- إعداد التذكيرات الذكية وتحديد أولويات المهام.
- إدارة المواعيد النهائية وتدفقات العمل باستخدام الذكاء الفائق.
- تقليل تعارضات الجدول وضغط العمل في اللحظات الأخيرة.
- استخدام الذكاء الفائق في الكتابة والتحرير
- إعداد رسائل البريد الإلكتروني والخطابات باستخدام أدوات الكتابة الذكية.
- تلخيص المستندات واستخراج النقاط الرئيسية.
- تحسين القواعد اللغوية والأسلوب في المراسلات المهنية.
- تبسيط إدارة المستندات
- تنظيم الملفات الرقمية باستخدام التصنيف والوسوم الذكية.
- تحويل الكلام إلى نصوص وتحويل المستندات الممسوحة إلى ملفات قابلة للتحرير.
- أتمتة التحكم في الإصدارات وتتبع الملفات.
- معالجة البيانات بشكل مؤتمت
- استخراج البيانات من النماذج والبريد الإلكتروني إلى جداول البيانات.
- استخدام أدوات الذكاء الفائق لتنظيف البيانات وتنسيقها.
- تقليل أخطاء الإدخال اليدوي من خلال التعرف الذكي.
- إنشاء التقارير الروتينية باستخدام الذكاء الفائق
- أتمتة إعداد التقارير الأسبوعية أو الشهرية.
- إنشاء ملخصات ورسوم بيانية من البيانات الخام.
- تصدير التقارير إلى صيغ مختلفة بأقل جهد ممكن.
- اختيار الأدوات المناسبة للعمل
- نظرة عامة على أبرز أدوات الذكاء الفائق للاستخدام الإداري.
- مقارنة بين الخيارات المجانية والمدفوعة.
- اختيار الأدوات المناسبة حسب طبيعة المهام الوظيفية.
- الحفاظ على التحكم وإدارة مخرجات الذكاء الفائق
- مراجعة وتحرير المحتوى الناتج عن الذكاء الفائق.
- ضبط الصلاحيات ووضع ضوابط الاستخدام.
- تحقيق التوازن بين الأتمتة والإشراف البشري.