دورة احترافية في اتيكيت وبروتوكول الحضور التنفيذي لمديري المكاتب (أونلاين / عن بعد)
1نظرة عامة
اجتماع واحد أو إيميل واحد أو حتى مصافحة ممكن تحدد الانطباع اللي هياخده الناس عن مكتب كامل. وبالنسبة لأي حد بيدير عالم المدير التنفيذي — الاجتماعات، المراسلات، الفعاليات، والناس اللي حواليه — السمعة دي مش "مهارة ناعمة"، دي جوهر الشغل. عشان كده صممت أكاديمية الزمالة العربية البريطانية الدورة دي خصيصًا لمديري المكاتب والمساعدين التنفيذيين والشخصيين اللي بيمثلوا الإدارة العليا كل يوم، سواء حسوا بده ولا لأ.
بدل ما نتعامل مع الاتيكيت كأنه قائمة قواعد للحفظ، الدورة بتشتغل على مواقف حقيقية: اجتماعات رسمية، فعاليات رسمية، مكالمات صعبة، ومفاوضات مشدودة، وكل ما بينهم. في نهاية الدورة، هيقدر المشاركون يمثلوا مؤسستهم بثقة في أي موقف، ومعاهم فهم حقيقي للبروتوكولات المحلية والدولية اللي شغل المستوى العالي بيحتاجها.
2الأهداف والفئة المستهدفة
- التعامل المهني في المواقف الرسمية وغير الرسمية، مع ترك أثر إيجابي دايمًا.
- إتقان البروتوكولات والتقاليد المحلية والدولية في التعاملات اليومية.
- إدارة الاجتماعات الرسمية والفعاليات مع الالتزام بقواعد الاتيكيت المهني.
- التواصل الفعّال عبر البريد الإلكتروني والهاتف والمراسلات الرسمية.
- التعامل مع المواقف الحساسة — النزاعات، الشكاوى، النقد — بحنكة ودبلوماسية.
الفئة المستهدفة
- مديرو المكاتب التنفيذيون والمساعدون التنفيذيون والشخصيون اللي بيتعاملوا مع كبار المسؤولين.
- المحترفون في المناصب الإدارية والتنظيمية اللي بيتعاملوا مع الإدارة العليا.
- المتخصصون في إدارة الفعاليات والمناسبات الرسمية.
- مديرو المكاتب الراغبون في تطوير تعاملهم مع العملاء والشركاء وفريق العمل.
3محتوى البرنامج
المحور الأول: الحضور التنفيذي وأثره على سمعة المكتب
- تأثير السلوك المهني والمظهر الشخصي على سمعة المدير والمكتب.
- بناء الثقة والاحترام المتبادل من خلال سلوك ثابت ومناسب.
- التنسيق بين المظهر والمكانة الوظيفية، وإرشادات خاصة بمظهر المدير التنفيذي.
المحور الثاني: الانطباع الأول واللباقة اليومية
- أصول التقديم والتعارف الرسمي، والتعامل مع كبار المسؤولين والضيوف.
- الحفاظ على اللباقة والاحترام المتبادل في كل المواقف، بما فيها التعامل مع الزملاء.
- بناء علاقات مهنية قوية بين الفرق المختلفة.
المحور الثالث: إدارة الاجتماعات وفق البروتوكول
- تحضير أجندة الاجتماعات والمستندات والموارد اللازمة.
- التعامل مع الاجتماعات متعددة الأطراف وحسن استغلال الوقت.
- أسس التواصل الواضح وتقنيات إدارة النقاشات والقرارات.
المحور الرابع: العملاء والشركاء والدبلوماسية
- أسس البروتوكول في التعامل مع العملاء والشركاء الخارجيين.
- الاستماع الفعّال واحترام المواعيد، واستخدام الدبلوماسية في حل المشكلات.
- التوازن بين القيم الشخصية والمهنية، والتعامل مع التفاوض والضغط.
المحور الخامس: الكتابة الرسمية والتواصل الهاتفي
- كتابة رسائل البريد الإلكتروني والخطابات الرسمية والردود اللائقة.
- تنسيق التقارير والمستندات الموجهة للمستويات العليا.
- قواعد الاتيكيت في المكالمات الهاتفية الحساسة والرسائل الصوتية.
المحور السادس: استضافة الفعاليات الرسمية
- تحضير الفعاليات والاحتفالات، والتعامل مع الدعوات وتنسيق الفرق.
- إتيكيت الطعام والسلوك المناسب في الغداء والعشاء الرسمي.
- التعارف وبناء علاقات مهنية في الفعاليات الاجتماعية.
المحور السابع: مواجهة الضغط والنقد والمتابعة
- التعامل بهدوء مع النزاعات والمواقف الصعبة.
- تقبل وتقديم الملاحظات بطريقة محترمة وبنّاءة.
- المتابعة بعد الاجتماعات بالشكر والتقدير المناسب.