دورة تدريبية في تنسيق المكاتب التنفيذية ومهارات السكرتارية الحديثة (أونلاين / عن بعد)
1نظرة عامة
إيميل ضاع، اجتماعين في نفس الميعاد، أو ملف اتحط في المكان الغلط، أي حاجة من دي ممكن تضيّع ساعات من وقت المكتب المزدحم، وغالبًا اللي بيدفع التمن هو اللي قاعد على المكتب الأمامي وبيحاول يصلّح الموقف. الدورة دي مبنية على الواقع ده: بتدرّب العاملين في المكاتب إزاي يستنوا المشكلة قبل ما تحصل مش بس يتصرفوا لما تحصل، من خلال الجمع بين انضباط السكرتارية التقليدي وأدوات المكتب الرقمي اللي بقت أساسية دلوقتي.
المشاركين بيمروا على تمارين عملية في تنظيم المواعيد والمراسلات والمستندات، وبعدين بيطبقوا اللي اتعلموه على مواقف واقعية من المكتب. في الآخر، هيكونوا جاهزين يمسكوا مكتب مزدحم ويسيّروه بسلاسة، ويدعموا الإدارة العليا بثقة، ويتأقلموا بسرعة كل ما الأولويات تتغير.
2الأهداف والفئة المستهدفة
الفئة المستهدفة
- السكرتارية والمساعدين الإداريين اللي عايزين يطوروا مهاراتهم.
- مدراء المكاتب المسؤولين عن التنسيق اليومي.
- الموظفين الإداريين الجدد اللي بيبنوا أساس في شغل المكاتب.
- أي حد بيدخل مجال الدعم الإداري أو التنفيذي لأول مرة.
هتخرج من الدورة عارف إزاي:
- تدير المراسلات والمواعيد واستقبال الزوار باحترافية.
- تنظّم الملفات والمستندات وموارد المكتب بطريقة واضحة.
- تستخدم الأدوات الرقمية عشان تسرّع شغل المكتب اليومي.
- تتواصل بشكل أفضل مع الزملاء والإدارة والعملاء.
- تدير وقتك وسط مواعيد نهائية متضاربة.
- تتعامل مع تحديات المكتب اليومية بعقلية حل المشكلات.
3محتوى البرنامج
- إيه اللي المكتب الحديث فعلًا محتاجه منك
- تطور دور السكرتارية في المؤسسات الحديثة.
- المهارات الأساسية المطلوبة من موظف المكتب الحديث.
- مهارات التواصل اللي بتخلي المكتب شغال
- تقنيات التواصل الكتابي والشفوي والإيميل.
- آداب التعامل التليفوني والتواصل الشخصي.
- الأدوات الرقمية اللي لازم كل موظف مكتب يتقنها
- برامج إنشاء المستندات وإدارة البيانات والمواعيد.
- أدوات التعاون والتواصل الجماعي.
- تنظيم الملفات والسجلات وموارد المكتب
- بناء نظام أرشفة ورقي وإلكتروني منظم.
- إدارة مستلزمات وموارد المكتب بكفاءة.
- تنظيم المواعيد والتعامل مع الأولويات المتضاربة
- أساليب تنظيم الاجتماعات والمواعيد.
- ترتيب الأولويات لمواجهة المواعيد الضيقة.
- تنظيم الاجتماعات والفعاليات من غير توتر
- تنظيم الاجتماعات والمؤتمرات وفعاليات الشركة.
- إدارة اللوجستيات والدعوات والمتابعة.
- التعامل مع المشكلات والخلافات باحترافية
- تقنيات حل المشكلات في بيئة المكتب.
- حل الخلافات والحفاظ على بيئة عمل إيجابية.
- تطبيق عملي: مواقف حقيقية وتمارين
- محاكاة مواقف مكتبية واقعية.
- تطبيق مهارات التواصل والتنظيم بشكل عملي.
أماكن انعقاد الدورة:
- بتُقام الدورات في مصر والأردن وماليزيا وتركيا وإنجلترا وفرنسا وإيطاليا وألمانيا والسويد والنمسا والدنمارك، بالإضافة لأستراليا والولايات المتحدة الأمريكية.
- وبنقدر نرتب الدورة في التوقيت والمكان اللي يناسبك.
طرق تنفيذ البرنامج:
- تدريب جماعي في مراكز الأكاديمية، أو فردي، أو ميداني وعملي، أو نظري داخل قاعات الأكاديمية.
الشهادة:
- بعد إتمام الدورة، المشارك بياخد شهادة معتمدة من أكاديمية الزمالة العربية البريطانية.