برنامج تدريبي في التميز بالدعم الإداري وإدارة المكاتب والسكرتارية (أونلاين / عن بعد)
1نظرة عامة
أي قسم ممكن يكون عنده أحسن استراتيجية في الدنيا وبرده يتعطّل، لو محدش بيدير المواعيد والمراسلات وتدفق المعلومات اللي بتخلي متخذي القرار شغالين على طول. ده بالظبط دور موظف المكتب الحديث، وهو دور استراتيجي أكتر بكتير من كلمة "سكرتير" اللي بتوحي بيه. برنامج التميز بالدعم الإداري ده بيبص للشغل السكرتاري وإدارة المكاتب من الزاوية دي: مش دعم كتابي روتيني، لكن وظيفة بتأثر بشكل مباشر في كفاءة المنظمة كلها.
المشاركين هيبنوا الأدوات اللي محتاجينها فعلاً النهاردة: مهارات تواصل وإتيكيت احترافي، تنظيم منهجي للمستندات والملفات، كتابة تقارير ومراسلات بشكل مرتب، واستخدام واثق للأدوات المكتبية الإلكترونية والرقمية. النتيجة برنامج بيخلي السكرتارية والإداريين والمساعدين الشخصيين قادرين يديروا وظائف المكتب الأساسية بثقة حقيقية، مش مجرد أداء روتيني.
2الأهداف والفئة المستهدفة
أهداف الدورة
- يفهم الدور الاستراتيجي لمدير المكتب والسكرتير التنفيذي جوه المنظمة، مش بس المهام الروتينية.
- يطبّق مهارات التواصل والإتيكيت المهني في التعاملات اليومية والمكالمات الهاتفية.
- ينظّم ويسجّل ويسترجع ويؤرشف المستندات والملفات بطرق فنية منهجية.
- يكتب تقارير ومراسلات واضحة ومنظمة بعيدة عن الأخطاء الشائعة.
- يدير الاجتماعات وترتيبات السفر وأولويات الوقت بثقة.
- يستخدم الأدوات الإلكترونية والرقمية لإدارة المواعيد والملفات والاتصالات بكفاءة أكبر.
الفئة المستهدفة
- المساعدين الشخصيين
- الإداريين
- السكرتارية ومدراء المكاتب
3محتوى البرنامج
المحور الأول: موظف المكتب الحديث: الدور والتأثير والمهارات الأساسية
- الأهمية الاستراتيجية للشغل السكرتاري وإدارة المكاتب
- مهام ومسؤوليات وسمات مدير المكتب والسكرتير التنفيذي
- المكتب المعاصر وتكنولوجيا مكان العمل
المحور الثاني: مهارات التواصل والإتيكيت المهني
- عناصر وأنواع الاتصال، اللفظي وغير اللفظي
- إتيكيت الحوار والتعامل التليفوني مع الزملاء والزوار
- الأساليب والتقنيات الحديثة لتقوية علاقات العمل
المحور الثالث: طرق تنظيم المستندات والملفات
- تسجيل وحفظ واسترجاع المستندات بشكل منهجي
- سياسات الإطلاع، الحماية، وترتيب السجلات
- فصل ونقل والتخلص من الملفات القديمة
المحور الرابع: كتابة التقارير والمراسلات
- أنواع وأغراض الرسائل والتقارير الإدارية
- قواعد الكتابة الواضحة والمحترفة
- الأخطاء الشائعة في الكتابة وإزاي تتجنبها
المحور الخامس: الدعم الإداري المتقدم: الاجتماعات والسفر والوقت
- تنظيم الاجتماعات وترتيب السفريات
- إدارة الوقت وتحديد الأولويات
- التعامل مع المكالمات والزوار بكفاءة
المحور السادس: المهارات الرقمية: أدوات السكرتارية الإلكترونية
- الأرشفة الإلكترونية وإدارة السجلات
- الجدولة الإلكترونية للمواعيد والاجتماعات
- الاتصالات الإلكترونية: البريد الإلكتروني والتنسيق عبر الإنترنت