خمس نسخ من نفس المستند بتتنقل بالإيميل، ومحادثة تيمز محدش لاقيها تاني، وإيميل فيه 400 رسالة متقروتش، ده شكل بيئة مايكروسوفت 365 من غير تنظيم في أغلب المكاتب. دورة تدريبية في إدارة المكتب الرقمي باستخدام مايكروسوفت 365 اللي تقدمها أكاديمية الزمالة العربية البريطانية، بتحوّل الأدوات اليومية دي لنظام واحد متكامل لإدارة المكتب.

على مدار تسعة محاور، هيتنقل البرنامج من إدارة المستندات في شيربوينت، لقنوات تيمز، ومزامنة ون درايف، وقواعد أوتلوك، والتحرير التعاوني، وباور أوتوميت، وصولاً لمنهج متكامل لإدارة المكتب والحوكمة الرقمية. الدورة مصممة لمديري المكاتب والمهنيين في الإدارة اللي عايزين شغل يومي أقل احتكاك وأكتر اتساق.

• بناء منهج منظم لاستخدام مايكروسوفت 365 في العمليات المكتبية اليومية.

• تنظيم مستندات المؤسسة باستخدام مواقع شيربوينت والمكتبات والصلاحيات وإدارة الإصدارات.

• تنظيم التواصل الداخلي باستخدام قنوات مايكروسوفت تيمز.

• تطبيق قواعد أوتلوك لتنظيم وترتيب أولوية الرسائل وتقليل الفرز اليدوي.

• استخدام مزامنة ون درايف للحفاظ على وصول موثوق ومنضبط للملفات من أي جهاز.

• تطبيق التحرير التعاوني لتقليل تبادل الملفات المتكرر والتشوش بين الإصدارات.

• تحديد المهام الإدارية المتكررة المناسبة لأتمتة باور أوتوميت.

• ربط تطبيقات مايكروسوفت 365 المختلفة في نظام مكتبي واحد منسّق.

• تطبيق ممارسات حوكمة رقمية تحافظ على اتساق عادات الإنتاجية.

• تقليل تشتت تخزين المستندات وتفرّق التواصل الداخلي.

الفئة المستهدفة

• مديري المكاتب المنسّقين للأنشطة الإدارية والتواصل والتوثيق.

• المديرين الإداريين الساعين لتعزيز العمليات الرقمية في وظائفهم.

• مساعدي التنفيذيين والمساعدين الشخصيين المسؤولين عن المواعيد والمراسلات والمستندات.

• منسقي الإدارة الداعمين لعدة أقسام بمعلومات مشتركة.

• قادة الفرق الساعين لإنشاء تواصل منظم وسير عمل تعاوني.

• منسقي المرافق وبيئة العمل المستخدمين لمايكروسوفت 365 لمشاركة المعلومات.

• متخصصي الدعم المؤسسي العاملين عبر عدة وظائف إدارية.

• المهنيين القائمين على التحول من العمليات اليدوية لسير عمل قائم على السحابة.

المحاور

المحور الأول: نفس المستند خمس نسخ وصفر وضوح: ليه مدير المكتب محتاج نظام مايكروسوفت 365

• ليه الاستخدام المتفرق لأدوات التواصل والجدولة والتوثيق بيبطّئ العمل في المكتب.

• بناء منهج منظم ومترابط لاستخدام مايكروسوفت 365 في المهام اليومية.

المحور الثاني: ضبط المستندات باستخدام شيربوينت

• تنظيم مكتبات المستندات والصلاحيات وإدارة الإصدارات وهيكلة المجلدات.

• تقليل تشتت تخزين السياسات والنماذج والسجلات وموارد الأقسام.

المحور الثالث: قنوات تيمز بدل المحادثات والإيميلات المتفرقة

• فصل المحادثات حسب القسم أو المشروع أو المتطلبات التشغيلية.

• بناء مساحات تواصل منظمة وسهلة الوصول للفرق المعنية.

المحور الرابع: مزامنة ون درايف: نفس طريقة الشغل من أي جهاز

• مزامنة الملفات عبر الأجهزة المعتمدة مع الحفاظ على تنظيم طريقة العمل.

• الحفاظ على ضوابط الوصول المؤسسية عبر بيئات عمل مختلفة.

المحور الخامس: قواعد أوتلوك: استرجاع السيطرة على البريد الوارد

• استخدام القواعد لتنظيم الرسائل الواردة وترتيب أولويتها وتصنيفها.

• تقليل الفرز اليدوي والتشتت الإداري الناتج عن كثرة الرسائل.

المحور السادس: التحرير المشترك من غير تبادل إيميلات بلا نهاية

• تمكين عدة مستخدمين مصرّح لهم من العمل على المستند من غير تبادل ملفات متكرر.

• تحسين إعداد المستندات ومراجعتها واعتمادها داخل الفريق.

المحور السابع: باور أوتوميت: خلي النظام يعمل الشغل المتكرر

• أتمتة الإشعارات والاعتمادات والطلبات الإدارية المتكررة.

• تحديد العمليات اللي الأتمتة فيها بتقلل التدخل اليدوي.

المحور الثامن: تجميع كل حاجة مع بعض: إدارة مكتب متكاملة

• ربط إمكانيات مايكروسوفت 365 بمتطلبات إدارة المكتب العملية.

• التعامل مع الإنتاجية كنظام متكامل من الناس والمعلومات وسير العمل، مش تطبيقات منفصلة.

المحور التاسع: الحوكمة الرقمية والحفاظ على ثبات عادات الإنتاجية

• وضع ممارسات حوكمة تحافظ على العادات الرقمية المنظمة مع الوقت.

• دعم الانتقال من الأنظمة الإدارية اليدوية لسير عمل قائم على السحابة.