اسأل أي حد حضر مؤتمرات كتير: إيه اللي بيحدد فعلاً إن المؤتمر حسّه احترافي؟ الإجابة نادرًا ما بتكون الكلمة الافتتاحية. غالبًا بتكون هل التسجيل استغرق دقيقة ولا عشرين دقيقة، وهل الجلسات بدأت في معادها، وهل القاعة فعلاً مجهزة لعدد الحضور اللي جه. الحضور بيحكموا على المحتوى والتنظيم كتجربة واحدة، رغم إن الاتنين غالبًا بيتخططوا من فرق مختلفة تمامًا.

دورة تنفيذ المؤتمرات وإدارة تجربة الحضور، اللي بتقدمها أكاديمية الزمالة العربية البريطانية، بتدرب المتخصصين على سد الفجوة دي. الدورة بتبدأ بالفرق بين المؤتمرات وأنواع الفعاليات التانية، وبعدين تدخل في قرارات الموقع واللوجستيات اللي بتحدد هل الحدث هيحس سلس ولا لأ، وفي الآخر تتناول تنسيق المتحدثين والموردين اللي بيخلي كل حاجة شغالة بعد ما الأبواب تفتح. المشارك بيخرج من الدورة قادر يدير مؤتمرات وفعاليات كبرى فيها التنفيذ على مستوى المحتوى.

بنهاية هذه الدورة، سيكون المشاركون قادرين على:

• إدارة مؤتمرات وفعاليات كبرى يكون فيها التنظيم على مستوى جودة المحتوى
• التفرقة بين بنية وأهداف المؤتمرات وأنواع الفعاليات التانية
• تنسيق فعاليات كبرى بها أكتر من جلسة متزامنة
• تطبيق ممارسات إدارة مواقع تناسب حجم وشكل الحدث
• إدارة اللوجستيات، من تسجيل وجدولة ودعم فني
• تنسيق المتحدثين والموردين وفرق الموقع تحت ضغط مواعيد الإنتاج
• اكتشاف المشكلات التشغيلية ومعالجتها قبل ما تأثر على الحضور

الفئة المستهدفة

• مديرو المؤتمرات والفعاليات الكبرى
• العاملون في تنظيم فعاليات الجمعيات والهيئات المهنية
• العاملون في تشغيل مراكز المؤتمرات والمواقع
• منظمو الفعاليات المؤسسية للمؤتمرات الداخلية أو الخاصة بالعملاء
• المتخصصون في الضيافة الراغبون في الانتقال لإدارة المؤتمرات
• المهنيون المرشحون لمناصب قيادية في إدارة المؤتمرات والفعاليات

المحور الأول: ليه الحضور بيحكم على المحتوى والتنظيم كتجربة واحدة

• فهم إن رضا الحضور مرتبط بالتنفيذ مش بس بجودة المحتوى
• المبادئ الأساسية لمواءمة محتوى المؤتمر مع تنظيمه

المحور الثاني: المؤتمرات والفعاليات الكبرى - أين يفترق الشكلان

• التفرقة بين بنية وأهداف المؤتمرات والمعارض
• إدارة عدة جلسات متزامنة بدون تعارض في الجداول

المحور الثالث: اختيار الموقع المناسب للحدث

• مواءمة سعة وتصميم الموقع مع حجم وشكل الحدث
• تقييم البنية التحتية للموقع مقابل الاحتياجات الفنية والجماهيرية

المحور الرابع: اللوجستيات اللي الحضور فعلاً بيلاحظها

• إدارة التسجيل والجدولة والنقل
• تنسيق الدعم الفني لمنع أي انقطاع أثناء الجلسات

المحور الخامس: الحفاظ على جدول المتحدثين والمحتوى

• إدارة جداول المتحدثين ومتطلباتهم مع باقي اللوجستيات
• منع تأخيرات المحتوى من التأثير على الجدول العام

المحور السادس: الموردون وفرق الموقع وحل المشكلات الميدانية

• تنسيق الموردين وفرق الموقع تحت جداول إنتاج ضيقة
• اكتشاف المشكلات التشغيلية وحلها قبل ما تأثر على الحضور

المحور السابع: من مؤتمر ناجح لمعيار قابل للتكرار

• بناء إجراءات قابلة للتكرار تحافظ على الجودة في الفعاليات السنوية
• مراجعة أداء الحدث لتطوير التخطيط للمؤتمرات القادمة