مؤسسات كتير بتنفذ مشاريع فردية كويسة، ومع ذلك بتخسر فلوس، لأن محدش متولي مسؤولية المعايير والأولويات والتقارير اللي بتربط المشاريع دي بالاستراتيجية العامة. الفجوة دي بالظبط اللي مكتب إدارة مشاريع (PMO) شغال كويس بيقفلها، وده محور دورة إدارة مكاتب المشاريع والبرامج والمحافظ المقدمة من أكاديمية الزمالة العربية البريطانية.

هيتعرف المشاركون على نماذج مكتب إدارة المشاريع المختلفة ودور المكتب في دعم إدارة المحافظ والبرامج، وبعدين هيدخلوا في أطر الحوكمة، واختيار وتقييم مكونات المحفظة، وإدارة المخاطر والأداء والتواصل مع المعنيين. الدورة بتزود المشاركين بالمعرفة الأساسية والأدوات العملية اللازمة لإدارة محفظة المشاريع والبرامج وفقًا للممارسات العالمية المعتمدة، بما فيها المعايير الصادرة من معهد إدارة المشاريع.

الفئة المستهدفة

• المديرون التنفيذيون ورعاة المشاريع ومديرو الإدارات صاحبة المشاريع.
• أعضاء مجلس أو لجنة اختيار واعتماد وحوكمة المشاريع.
• مديرو وأعضاء إدارات التخطيط الاستراتيجي ومكاتب إدارة المشاريع.
• مديرو إدارة المشاريع والمديرون ذوو الخبرة المسؤولون عن إدارة التغيير المؤسسي.

اللي هتكسبه من الدورة

• فهم واضح لأدوار مكتب إدارة المشاريع ومسؤولياته ونماذجه المختلفة، وإزاي تختار الشكل المناسب لمؤسستك.
• القدرة على بناء أطر حوكمة ومعايير ومنهجيات لمكتب إدارة المشاريع تدعم تسليم مستقر للمشاريع.
• مهارات اختيار مكونات محفظة المشاريع والبرامج ومتابعتها، بما في ذلك تحليل المخاطر وإعداد تقارير الأداء.
• القدرة على عمل دراسة جدوى لاعتماد مكونات المحفظة، والتعامل بكفاءة مع إدارة التغيير وأصحاب المصلحة.

المحور الأول: إيه اللي بيعمله مكتب إدارة المشاريع وليه مهم

• إيه اللي مكتب إدارة المشاريع بيعمله فعليًا يوميًا، وإزاي بيختلف عن مجرد "إدارة مشاريع".
• الحوكمة والمعايير والمنهجيات والدعم كأربع وظائف أساسية للمكتب.
• العلاقة المباشرة بين نضج المكتب وقيمة الأعمال على مستوى المحفظة.

المحور الثاني: اختيار النموذج والهيكل المناسب للمكتب

• النماذج الداعمة والرقابية والتوجيهية لمكتب إدارة المشاريع، ومعنى كل واحد منهم عمليًا.
• مواءمة هيكل المكتب مع احتياجات المؤسسة وثقافتها.
• تمكين المكتب من دعم التسليم على مستوى المشروع والقرارات على مستوى المحفظة.

المحور الثالث: تأسيس المكتب وحوكمته

• خطوات التأسيس: التخطيط، الإعداد، والتنفيذ.
• اعتبارات إدارة التغيير اللي بتحدد هل المكتب الجديد هيتقبل ولا لأ.
• بناء أطر حوكمة المشاريع ومتابعة الالتزام بالمعايير.

المحور الرابع: استراتيجية المحفظة واختيار وترتيب أولوياتها

• دراسة استراتيجية المؤسسة وأهدافها ومؤشرات الأداء الرئيسية قبل اختيار مكونات المحفظة.
• تحليل التوافق الاستراتيجي وترتيب الأولويات بين المبادرات المتنافسة.
• بناء ميثاق المحفظة وخارطة الطريق وخطة الإدارة، ثم اعتماد المكونات ومتابعتها.

المحور الخامس: الأدوات والتقنية وإدارة الأداء

• اختيار وتنفيذ برمجيات وحلول أتمتة خاصة بمكتب إدارة المشاريع.
• تحليل القدرات والطلب، وتحليل السيناريوهات المختلفة لدعم قرارات المحفظة.
• متابعة قيمة المحفظة وإعداد تقارير تدعم الإدارة العليا.

المحور السادس: إدارة المخاطر عبر المشاريع والمحافظ

• الفرق بين مخاطر المشروع الفردي ومخاطر المحفظة ككل.
• بناء خطة إدارة مخاطر المحفظة، بما فيها التحليل النوعي والكمي.
• تصنيف المخاطر وتقنيات التسجيل المرجح والمتابعة المستمرة لها.

المحور السابع: التواصل مع أصحاب المصلحة والتقارير

• تحديد المعنيين بالمكتب والمحفظة وتحليل توقعاتهم.
• التواصل الفعال مع أصحاب المصلحة والإدارة العليا لكسب الدعم والتوافق.
• تحديد ومتابعة مؤشرات أداء المكتب، وعرض نتائج تسليم المحفظة على المعنيين.

المحور الثامن: نضج المكتب والتحديات الشائعة وأفضل الممارسات

• تقييم مستويات نضج المكتب باستخدام نماذج النضج المعتمدة.
• التحديات الشائعة اللي بتواجه المؤسسات عند تأسيس المكتب أو توسيعه.
• أفضل الممارسات للتغلب على عقبات التنفيذ والحفاظ على نجاح المكتب على المدى الطويل.