دور السكرتارية اتغير بسرعة أكبر من أي وظيفة مكتبية تانية. من عشر سنين كان معناه أرشفة ومكالمات تليفون؛ دلوقتي بقى معناه تشغيل أنظمة سحابية، وتنسيق اجتماعات افتراضية عبر توقيتات مختلفة، والعمل كمستشار إداري حقيقي للإدارة العليا، وغالبًا في نفس الأسبوع. صممت أكاديمية الزمالة العربية البريطانية الدورة دي عشان تقابل المحترفين بالظبط عند النقطة اللي وصلها التحول ده.

شغل السكرتارية الحديث محتاج إدارة وقت وتنظيم وتواصل فعّال وراحة مع الأدوات التكنولوجية الحالية، كل ده مع بعض. الدورة دي بتصقل المهارات دي عشان تناسب العصر الرقمي، وبتساعد المشاركين يديروا مكاتبهم بكفاءة أكبر، ويديروا الاجتماعات بثقة، وينسقوا بسلاسة بين كل الأطراف المعنية.

• تحسين مهارات التنظيم وإدارة الوقت في بيئة العمل.
• استخدام أحدث أدوات وتقنيات السكرتارية لتعزيز الأداء الإداري.
• إدارة الاجتماعات والاتصالات بكفاءة واحترافية.
• التعامل الفعّال مع المتطلبات اليومية لمكاتب الإدارة العليا.
• تطوير مهارات الكتابة وإعداد التقارير بما يتماشى مع احتياجات الإدارة العليا.

الفئة المستهدفة

• مديرو المكاتب التنفيذيون الراغبون في تحسين مهاراتهم وأدائهم المهني.
• المهنيون في بيئات العمل سريعة التغير المحتاجون لإدارة وقت وموارد أقوى.
• الداخلون الجدد لمجال السكرتارية والإدارة العليا، أو الباحثون عن ترقية فيه.
• الراغبون في تطوير مهارات التواصل والتنظيم والقيادة في إدارة المكاتب.

المحور الأول: دور السكرتير المتّسع

• الفرق بين السكرتارية التقليدية والحديثة، وتحديات بيئات العمل المتطورة.
• دور السكرتير التنفيذي في دعم الإدارة العليا.
• المهارات والمبادئ الأساسية وبناء العلاقات اللازمة في المكتب العصري.

المحور الثاني: إتقان الوقت وتنظيم المكتب

• تحديد أولويات المهام اليومية واستخدام التقنيات الحديثة لإدارة الوقت.
• التعامل مع المواعيد والمهام المتعددة بكفاءة.
• تنظيم الملفات الورقية والإلكترونية وتحديد الأولويات بالبرامج والتطبيقات المناسبة.

المحور الثالث: التخطيط للاجتماعات الفعّالة وإدارتها

• إعداد جدول أعمال احترافي والتنسيق مع كل الأطراف المعنية.
• إدارة الحضور والمحاضر والملخصات بعد الاجتماع.
• تجهيز المواد مسبقًا والتعامل مع المواقف الطارئة أثناء الاجتماعات.

المحور الرابع: التواصل الكتابي والشفهي

• كتابة المراسلات الرسمية والتقارير المنظمة والإيميلات المهنية.
• التواصل الفعّال مع الموظفين والعملاء، بما في ذلك عبر الهاتف.
• التعامل المهني مع الزوار والاستفسارات.

المحور الخامس: التواصل عبر الثقافات

• فهم التحديات الثقافية في بيئات العمل متعددة الجنسيات.
• تحسين التواصل عبر الحدود الجغرافية والثقافية.
• بناء علاقات قوية مع الفرق الدولية.

المحور السادس: الإشراف الإداري والتنسيق اليومي

• إدارة البريد الوارد والصادر وملفات الموظفين والوثائق القانونية.
• التنسيق بين الأقسام والأفراد داخل المؤسسة.
• متابعة المهام الإدارية اليومية وإعداد تقارير عن سير العمل.

المحور السابع: الاستفادة من الأدوات الرقمية

• برامج السكرتارية الحديثة وإدارة المستندات السحابية.
• أدوات المؤتمرات الرقمية والافتراضية للاجتماعات وتسجيل الملاحظات والجدولة.
• التكيف مع التغير التكنولوجي وتأثيره المستقبلي على إدارة المكاتب.