أمهر مساعدي الإدارة مش بس منظمين — هما السبب إن المكتب المزدحم مايقعش من إيده. مكالمة اتفوتت، أو خطاب اتنسق غلط، أو اجتماع محدش استعدله، ممكن يكلفوا وقت أكتر بكتير من المهمة نفسها، وده يوضح إن شغل السكرتارية أقرب بكتير لمركز كفاءة المؤسسة من مجرد مسمى وظيفي.

الدورة دي من أكاديمية الزمالة العربية البريطانية بتبني الكفاءة دي من الأساس: تنظيم العمل المكتبي والوقت، إدارة المراسلات والمكالمات والاجتماعات والسفر، الكتابة والتوثيق بدقة، التواصل مع كل مستويات المؤسسة، واستخدام التكنولوجيا الحديثة بأمان — وصولًا لمهارات القيادة اللي بتحوّل السكرتير ليد يمين موثوقة.

الفئة المستهدفة

• جميع العاملين في مجال السكرتارية والإدارة المكتبية.
• مدراء ومساعدو السكرتارية.
• الموظفون الراغبون في تطوير مهاراتهم في تنظيم الأعمال المكتبية.
• أي حد بيدور على بناء مهارات إدارية متقدمة في بيئة العمل.

في نهاية الدورة هتقدر:

• تنظم العمل المكتبي والمراسلات والوقت بأساليب مجرّبة.
• تحضّر وتدير الاجتماعات والمواعيد والسفر باحترافية.
• تكتب وتوثق المراسلات والتقارير بوضوح ودقة.
• تتواصل بفعالية مع المديرين والزملاء والشركاء الخارجيين.
• تستخدم التكنولوجيا الحديثة بأمان لتعزيز الأداء الإداري.

• المحور الأول: دور السكرتير بمنظور جديد

  • التحول من السكرتارية التقليدية للدور الإداري الحديث.
  • المسؤوليات الأساسية ودور السكرتير في دعم الفريق التنفيذي وأهداف المؤسسة.
  • ليه شغل السكرتارية قريب من مركز إنتاجية المؤسسة مش بعيد عنه.

• المحور الثاني: تنظيم مكتب يشتغل بكفاءة

  • تنظيم الملفات والمستندات ومساحة العمل لأعلى كفاءة.
  • تقنيات إدارة الوقت وتحديد أولويات اليوم.
  • استخدام التقويمات الرقمية وتطبيقات المهام لبناء خطط أسبوعية وشهرية.

• المحور الثالث: إدارة المراسلات والمكالمات

  • التعامل مع البريد الإلكتروني والمراسلات البريدية بكفاءة واحترافية.
  • إدارة المكالمات الواردة والصادرة وتوثيق المهم منها.
  • تنسيق المستندات والمراسلات بشكل متسق باستخدام برامج المكتب القياسية.

• المحور الرابع: الاجتماعات والمواعيد والسفر

  • إعداد جداول الأعمال والدعوات والأهداف للاجتماعات الداخلية والخارجية.
  • الحفاظ على سير الاجتماع وتدوين الملاحظات ومتابعة المحاضر.
  • تنسيق تقويمات المديرين والمواعيد وترتيبات السفر.

• المحور الخامس: كتابة وتوثيق يصمدوا قدام أي مراجعة

  • كتابة مراسلات وتقارير رسمية واضحة ودقيقة.
  • أرشفة المستندات واسترجاعها بأمان باستخدام الأنظمة الرقمية.
  • تطوير أسلوب كتابة شخصي أكثر احترافية.

• المحور السادس: التواصل مع كل مستويات المؤسسة

  • الاستماع الفعّال والتعبير عن الأفكار بوضوح في التفاعلات اليومية.
  • التواصل الفعال مع المديرين والزملاء بمختلف أنماطهم.
  • التعامل مع مراسلات ومكالمات العملاء والشركاء الخارجيين باحترافية.

• المحور السابع: التكنولوجيا وأمن المعلومات

  • برامج المكتب وإدارة البريد الإلكتروني وأدوات التعاون الرقمي.
  • منصات الاجتماعات الافتراضية والتخزين السحابي في السكرتارية الحديثة.
  • حماية خصوصية المعلومات وإدارة الملفات الرقمية بأمان.

• المحور الثامن: التطور نحو القيادة

  • الحفاظ على التنظيم والاحترافية تحت الضغط والمواعيد الضيقة.
  • القيادة من غير سلطة رسمية وإدارة فرق السكرتارية.
  • بناء خطة تطوير شخصي من خلال التدريب المستمر والشهادات المعتمدة.