غلطة واحدة في ترتيب موعد، أو ورقة سرية وقعت في إيد غلط، ممكن تسبب مشكلة كبيرة لصاحب القرار وتأثر على سمعته. وده بالظبط اللي بتشتغل عليه السكرتارية الخاصة ومساعدو كبار الشخصيات يوميًا، وعشانه بنت أكاديمية الزمالة العربية البريطانية دورة الدعم السري والبروتوكول لمكاتب كبار الشخصيات دي.

الدورة مش بتتعامل مع شغل السكرتارية الخاصة كأنه مجرد مهام مكتبية روتينية، لكن بتقدمه كمهارة بتجمع بين الحكمة والسرية والذوق في التعامل. المشاركين هياخدوا مواقف عملية في إدارة المواعيد والوقت، والبروتوكول في المناسبات الرسمية، والمراسلات والملفات السرية، وتنسيق السفر، والثبات وقت الضغط—عشان يبنوا الحضور المهني الهادئ اللي مكاتب كبار الشخصيات محتاجاه.

الفئة المستهدفة

• موظفو السكرتارية الخاصة والتنفيذية اللي بيدعموا كبار الشخصيات.
• المساعدون الإداريون ومديرو المكاتب اللي بيشتغلوا قريب من الإدارة العليا.
• المسؤولون عن تنسيق المواعيد والاجتماعات والزيارات الرسمية للقيادات.
• الموظفون المرشحون لتولي مهام السكرتارية الخاصة أو المساندة التنفيذية.

هيستفيد المشارك بإيه؟

• طريقة عملية لتنظيم جدول كبار الشخصيات ومواعيدهم وأولوياتهم بدقة.
• إتقان أكبر لقواعد البروتوكول والإتيكيت في اللقاءات والمناسبات الرسمية.
• عادات مهنية للتعامل مع المراسلات والمعلومات السرية والملفات الحساسة.
• الهدوء وحسن التصرف اللازمين للتعامل مع المواقف العاجلة والحساسة من غير ما يفقد تركيزه.

المحور الأول: ليه البروتوكول والسرية هما أساس مكتب كبار الشخصيات

• إيه اللي بيميز شغل السكرتارية الخاصة عن الشغل الإداري العادي.
• المسؤوليات والصلاحيات والصفات الشخصية اللي الدور ده محتاجها.
• أساسيات البروتوكول والإتيكيت الرسمي في المستويات العليا.

المحور الثاني: قراءة أولويات صاحب القرار — الوقت والضغط

• تنظيم الجدول اليومي والارتباطات وسط أولويات متغيرة.
• ترتيب المهام حسب الأهمية والاستعجال وقت الضغط.
• الحفاظ على الهدوء لما الخطط تتغير فجأة.

المحور الثالث: التواصل نيابة عن كبار الشخصيات

• أسلوب تواصل لبق ودقيق مع القيادات ومن حواليهم.
• الاستماع الجيد وفهم التوجيهات بدقة.
• التعامل مع المكالمات والمراسلات الرسمية بمهنية.

المحور الرابع: المواعيد والاجتماعات ومتابعة التنفيذ

• إعداد جداول المواعيد ومتابعتها بدقة.
• تنسيق الاجتماعات والزيارات والمناسبات الرسمية.
• متابعة المهام والقرارات الناتجة عن كل اجتماع.

المحور الخامس: المراسلات والملفات والمعلومات السرية

• صياغة الخطابات والمراسلات الرسمية بأسلوب مناسب.
• تنظيم الملفات والوثائق بحيث يسهل الرجوع ليها بسرعة.
• حماية الوثائق السرية والمعلومات المقيدة.

المحور السادس: تنسيق السفر والارتباطات الخارجية

• إعداد برامج السفر والزيارات الرسمية.
• تنسيق الحجوزات والمواعيد والترتيبات المرتبطة بيها.
• التعامل مع التغييرات المفاجئة أثناء السفر أو المهام الخارجية.

المحور السابع: التعامل مع المواقف الحساسة وقت الضغط

• إدارة ضغط العمل وتعدد المسؤوليات.
• التعامل مع المواقف المفاجئة والطلبات العاجلة بهدوء.
• المحافظة على الاتزان المهني في اللحظات الحساسة.

المحور الثامن: بناء سمعة مهنية تدوم

• إظهار حضور مهني يليق بطبيعة الدور.
• تطوير روح المبادرة والمتابعة وحل المشكلات.
• الحفاظ على جودة الأداء وعلاقات العمل القوية مع الوقت.