غلطة ترتيب مقاعد، لقب اتقال غلط، دعوة اتبعتت متأخر — في عالم بروتوكول كبار الشخصيات، الأخطاء الصغيرة بتتقرا كإهانة، والإهانة ليها تبعات أكبر بكتير من الفعالية نفسها. دورة إدارة البروتوكول والمراسم لمكاتب كبار الشخصيات من أكاديمية الزمالة العربية البريطانية بتتمحور حوالين نقاط الضغط دي بالذات، وبتدرّب مدير المكتب إزاي يضبط التفاصيل في مواقف مفيش فيها فرصة تانية.

المشارك في الدورة بيشتغل على بروتوكول الاجتماعات، ولوجستيات الفعاليات، والممارسة الدبلوماسية بين الثقافات المختلفة كمنظومة واحدة مترابطة، وبيخرج بقدرة حقيقية على إدارة الفعاليات الرسمية والتعامل مع الشخصيات اللي في قلبها بدقة وثقة.

أهداف البرنامج — هتقدر:

• تطبق المبادئ الأساسية للبروتوكول والمراسم في السياقات الرسمية والدبلوماسية.
• تخطط وتدير فعاليات واجتماعات عالية المستوى بالمعايير اللي كبار الشخصيات بيتوقعوها.
• تدير التواصل مع كبار الشخصيات والضيوف الرسميين بمهنية كاملة.
• تنسق الزيارات الرسمية من أولها لآخرها، بما فيها التفاصيل اللوجستية اللي غالبًا بتتنسى.

الفئة المستهدفة

• مديرو مكاتب كبار الشخصيات اللي بيتعاملوا معاهم بشكل يومي.
• المسؤولون عن تنظيم الفعاليات والمناسبات الرسمية.
• موظفو العلاقات العامة والإعلام المنسقون للأنشطة البروتوكولية.
• المتخصصون في لوجستيات الفعاليات الحكومية والدبلوماسية.
• العاملون في المنظمات الدولية اللي بيتعاملوا مع بروتوكولات متعددة.

المحور الأول: ليه البروتوكول مهم — المبادئ والأساسيات

• مفهوم البروتوكول والمراسم في السياق الرسمي والدبلوماسي
• إزاي البروتوكول بيدعم العلاقات الرسمية والدولية
• الفرق بين المراسم الرسمية وغير الرسمية

المحور الثاني: مدير المكتب كحارس للبروتوكول

• ليه الالتزام بمبادئ البروتوكول مهم في إدارة المكتب
• دعم كبار الشخصيات بفعالية من خلال الوعي بالبروتوكول
• تنسيق الجداول والفعاليات بما يتماشى مع متطلبات البروتوكول

المحور الثالث: تخطيط وإدارة الاجتماعات الرسمية

• خطوات تنظيم الاجتماعات الكبيرة عالية الحساسية
• تحديد ترتيب الجلوس وفق تسلسل البروتوكول
• استقبال الضيوف وإدارة التفاعل مع احترام المكانة

المحور الرابع: الدعوات وتنسيق الضيوف

• كتابة دعوات رسمية بأسلوب مهني وصحيح بروتوكوليًا
• المتابعة لتأكيد الحضور وترتيب اللوجستيات
• التنسيق مع المشاركين قبل الفعالية

المحور الخامس: تنظيم الفعاليات الرسمية الكبرى

• تخطيط الفعالية من أول خطوة لحد التنفيذ النهائي
• اختيار المكان المناسب وإدارة النقل والإقامة وراحة الحضور
• تنسيق تقديم الطعام والشراب وفق معايير الضيافة الدولية

المحور السادس: الرموز والأعلام والبيئة الرسمية

• بروتوكول الأعلام وقواعد الأولوية الرسمية
• عرض الشعارات والرموز الرسمية بالشكل الصحيح
• تنسيق المكان والألوان والديكور بما يناسب المناسبة

المحور السابع: البروتوكول الدولي وتعدد الثقافات

• فهم الفروق الثقافية عند استضافة ضيوف دوليين
• التنسيق مع السفارات والمنظمات الدولية
• استخدام الألقاب الصحيحة واحترام عادات الثقافات المختلفة

المحور الثامن: السفر والتوثيق والسجلات

• تنسيق السفر والإقامة لكبار الشخصيات الضيوف
• التأكد من توافق كل التفاصيل اللوجستية مع معايير البروتوكول
• توثيق الفعاليات بدقة للرجوع إليها لاحقًا

المحور التاسع: لما الأمور تسير بشكل خاطئ — الأزمات والمواقف الحساسة

• التعامل مع المشاكل المفاجئة والتغييرات اللحظية أثناء الفعاليات
• إدارة الاعتراضات والانتقادات والخلافات بأسلوب بروتوكولي
• بروتوكولات الطوارئ والسلامة في الفعاليات الرسمية