السكرتارية مش وظيفة حديثة زي ما كتير فاكرين — الآثار القديمة أثبتت إن الأعمال الكتابية معروفة من العصر القديم، وكتابات محفوظة في أرشيفات ملكية بترجع لأكتر من 2400 سنة قبل الميلاد. اللي فعلاً جديد النهاردة هو الأدوات، مش الفكرة نفسها.

الدورة دي بتقدم النظم والاتجاهات الحديثة في إدارة المكاتب والسكرتارية الإلكترونية، عشان تطور مهارات المتدربين في استخدام التقنيات الإلكترونية بكفاءة عالية داخل الشركات والمؤسسات المتطورة.

هتستفيد بإيه؟

• مفهوم أعمال السكرتارية وتنظيم إدارة مكتب التنسيق.
• مفهوم السكرتارية الإلكترونية بشكل سهل ومبسط.
• استخدام برامج الأوفيس في الدمج البريدي وإنشاء القوالب وتحرير الصور بدقة.
• إنشاء الجداول الإلكترونية والتعامل مع معلومات الإنترنت لخدمة العمل المكتبي.
• تنظيم الاجتماعات بشكل دقيق ومتقن، وتحسين التواصل بين المدير والموظفين.

الفئة المستهدفة

• أصحاب المنشآت الراغبين في تطوير إدارة المكاتب في الإدارة العليا.
• موظفي مدراء المكاتب في كل الشركات والمؤسسات.
• مدراء أقسام التطوير الوظيفي، ومدراء المكاتب في الشركات الاجتماعية والاقتصادية.
• السكرتارية الخاصة من كل المراتب.

المحور الأول: التحول للعمل الرقمي والعمل عن بُعد

• الاتجاهات الجديدة اللي بتشكل ملامح إدارة المكاتب والسكرتارية.
• ليه المكاتب بتتحول للعمل الرقمي وأنظمة العمل عن بُعد.

المحور الثاني: أنظمة رقمية للتوثيق وإدارة الملفات

• منصات التوثيق والجدولة وإدارة المهام، زي Microsoft 365 وGoogle Workspace وSlack.
• استخدام التخزين السحابي للوصول للملفات والمعلومات لحظيًا.
• تنظيم الملفات الرقمية وحفظ السجلات والتحكم في الوصول بأمان.

المحور الثالث: أتمتة المهام الروتينية

• أدوات أتمتة زي Zapier وMicrosoft Power Automate.
• أتمتة الجدولة والتذكيرات والموافقات على المستندات.
• بناء سير عمل يقلل المجهود اليدوي من غير ما يأثر على الجودة.

المحور الرابع: التعاون عن بُعد والاجتماعات والفعاليات الافتراضية

• أفضل ممارسات التواصل في بيئات العمل عن بُعد والهجينة.
• استخدام أدوات الفيديو كونفرنس والمراسلة الفورية وإدارة المشاريع يوميًا.
• تنظيم وتنسيق الاجتماعات الرقمية وجداول أعمالها وفعالياتها بشكل كامل.

المحور الخامس: أمان البيانات والسرية

• الحفاظ على خصوصية البيانات وحماية المعلومات الحساسة.
• التشفير وإدارة كلمات المرور والمشاركة الآمنة للملفات.
• توعية الموظفين ببروتوكولات أمان البيانات في المكتب الرقمي.

المحور السادس: ترويض البريد الإلكتروني

• إدارة صناديق البريد عالية الحجم من غير ما تضيع حاجة مهمة.
• استخدام المجلدات والفلاتر وترتيب أولوية الرد.
• آداب البريد الإلكتروني المهني في التواصل الرقمي.

المحور السابع: تصميم المكتب وإلى أين بعد كده

• إزاي العمل عن بُعد والهجين بيغير شكل وتصميم المكاتب.
• إعداد مساحة عمل عن بُعد مريحة وفعالة.
• إلى فين الذكاء الاصطناعي والأتمتة رايحين بالسكرتارية الإلكترونية.

المشاركين اللي بيكملوا البرنامج بياخدوا شهادة معتمدة من أكاديمية الزمالة العربية البريطانية.