من أقدم صفات السكرتير الناجح إنه يعرف يحافظ على سر شغل المؤسسة، سواء كان السر ده خاص بالشغل نفسه أو بالموظفين. بس الحفاظ على السر مش كل الحكاية — المطلوب كمان تعامل ذكي مع كل أنواع الناس اللي بتدخل المكتب، وده بالظبط اللي الدورة التدريبية دي بتركز عليه.

السكرتارية وإدارة المكاتب من أهم الوظائف في المجال الإداري، والسكرتير الناجح لازم يكون لبق في الكلام مع كل المراجعين والزوار، وذكي وحاضر البديهة، وحسن المظهر وجيد الإنصات، وعارف قواعد الشغل داخل المؤسسة كويس. مكتب المدير هو واجهة الشركة وبيدي الانطباع الأول عنها، فالتعامل الجيد مع الناس مش رفاهية — ده جزء أساسي من الوظيفة.

هتستفيد بإيه؟

• مفهوم أعمال السكرتارية وإدارة مكتب التنسيق.
• تنظيم مكاتب الاستقبال والمقابلات، والتعامل مع كل المتعاملين والقادمين للمؤسسة.
• التعامل مع الأعمال الورقية وترتيب طريقة عرضها على المدير.
• مساعدة المدير في تنظيم الاستقبالات واستخدام أساليب حديثة في تنظيم الاجتماعات.

الفئة المستهدفة

• أصحاب المنشآت الراغبين في تطوير إدارة المكاتب في الإدارة العليا.
• مدراء أقسام التطوير الوظيفي، ومدراء وأصحاب الشركات.
• مدراء وأصحاب المنشآت في المؤسسات الاقتصادية والاجتماعية.
• موظفي السكرتارية الراغبين في تطوير خبراتهم.
• الموظفين اللي عايزين يتعرفوا على إدارة المكاتب.

المحور الأول: مهارات التعامل مع الآخرين — ليه مهمة وإزاي بتتبني

• ليه مهارات التعامل مع الآخرين مهمة جدًا بالذات للسكرتير.
• أنماط التواصل المختلفة وتأثيرها على علاقات الشغل.
• لغة الجسد والنبرة، وإزاي تقرأهم صح.

المحور الثاني: الإنصات الفعال والتعاطف

• تنمية مهارات الإنصات الفعال لفهم أفضل.
• إظهار التعاطف بطريقة بتبني ثقة حقيقية مش بس مجاملة.
• الرد بفعالية على الملاحظات والطلبات.

المحور الثالث: اللباقة والدبلوماسية والمرونة

• أفضل ممارسات التعامل المهني وآداب المكتب اليومية.
• الحفاظ على الهدوء واللباقة تحت الضغط.
• التكيف مع الشخصيات المختلفة من غير ما تفقد ثباتك.

المحور الرابع: التعامل مع الخلافات من غير ما تفقد اتزانك

• تحديد الأسباب الحقيقية للخلافات في مكان الشغل.
• أساليب معالجة الخلافات بهدوء وبشكل بنّاء.
• الوساطة للوصول لحلول مرضية للطرفين.

المحور الخامس: علاقات تستمر

• بناء علاقات إيجابية وثابتة مع الزملاء والمدراء.
• ليه الموثوقية والشفافية أهم من اللباقة الشكلية.
• تقوية ثقافة المكتب من خلال التفاعلات الداعمة اليومية.

المحور السادس: العمل الجماعي عبر الثقافات المختلفة

• دور السكرتير في ديناميكية الفريق والتعاون بين الأقسام.
• فهم الفروق الثقافية والتواصل بشمولية.
• تجنب التحيز وبناء بيئة عمل ترحيبية فعلاً.

المحور السابع: التطبيق العملي

• تمارين تمثيل أدوار حول تحديات تواصل حقيقية.
• نقاشات جماعية لاستكشاف أساليب حل الخلافات.
• دراسات حالة لمواقف نجحت فيها المهارات الشخصية ومواقف تانية اتعلمنا منها.

المشاركين اللي بيكملوا البرنامج بياخدوا شهادة معتمدة من أكاديمية الزمالة العربية البريطانية.