في أي مكتب تنفيذي منظم، غالبًا بيكون فيه شخص واحد بيمسك كل الخيوط ويخلي الشغل ماشي بسلاسة، وده هو السكرتير التنفيذي. دورة تدريبية في القيمة الاستراتيجية لدور السكرتير التنفيذي بتحوّل هذا الدور من مجرد مهام مكتبية روتينية إلى عنصر حقيقي بيأثر في أداء المؤسسة ككل.

الدورة بتركز على الجانب العملي: إزاي يدير السكرتير مهام متعددة في نفس الوقت، ويحافظ على سرية المعلومات، وينظم وقته في بيئة بتتغير أولوياتها باستمرار. المشاركين هيطبقوا اللي بيتعلموه من خلال دراسة حالات وتمارين تفاعلية، عشان الدورة تطلع بمهارات فعلية مش بس معلومات نظرية.

أهداف الدورة:

• فهم إزاي دور السكرتير التنفيذي بيأثر على أداء المكتب ككل، مش بس على تنفيذ مهام فردية.
• تطبيق أساليب إدارة الوقت والتعامل مع مهام متعددة في بيئة أولوياتها بتتغير بسرعة.
• التواصل باحترافية مع المديرين والزملاء والجهات الخارجية.
• التعامل مع المعلومات السرية والمواقف الحساسة بحكمة وتقدير سليم.
• بناء خطة تطوير شخصي للانتقال من دور إداري روتيني إلى دور استراتيجي.

الفئة المستهدفة:

• السكرتير التنفيذي الحالي اللي عايز يعزز تأثيره الاستراتيجي.
• الموظفين الإداريين الطامحين للانتقال إلى أدوار دعم تنفيذي.
• مدراء المكاتب المسؤولين عن، أو المتعاملين مع، وظائف السكرتارية.
• أي حد بيبني مسار مهني نحو دعم إداري رفيع المستوى.

• المحور الأول: ليه دور السكرتير التنفيذي مهم؟

  • السكرتير التنفيذي كشريك استراتيجي مش مجرد مساعد.
  • موقع الدور ضمن الهيكل التنظيمي للمؤسسة.
  • عوامل النجاح اللي بتفرق بين سكرتير عادي وسكرتير متميز.

• المحور الثاني: دعم الإدارة العليا يوميًا

  • توقع احتياجات المدير وإدارة جدول مواعيده المتغير.
  • حل المشكلات بشكل استباقي وأثره على كفاءة القيادة.
  • ترجمة أولويات المدير إلى خطوات عمل يومية.

• المحور الثالث: إدارة مكتب منظم ومنتج

  • أنظمة للحفاظ على بيئة مكتبية منظمة.
  • أدوات لمتابعة المهام والمواعيد النهائية والمستندات المهمة.
  • استراتيجيات تحسين سير العمل لتوفير وقت الإدارة.

• المحور الرابع: تواصل يبني الثقة

  • التواصل الشفهي والكتابي في البيئة المؤسسية.
  • الإنصات الفعّال وفهم احتياجات المدير الحقيقية.
  • كتابة رسائل ومذكرات وتقارير مهنية موجزة.

• المحور الخامس: تعدد المهام وإدارة الوقت والتعامل مع المفاجآت

  • إدارة مهام متعددة بدون التأثير على الجودة.
  • ترتيب الأولويات بما يتماشى مع أهداف الإدارة.
  • التكيف بسرعة مع التغييرات المفاجئة.

• المحور السادس: السرية والأخلاقيات والعلاقات المهنية

  • أهمية الكتمان في عمل السكرتير التنفيذي.
  • التعامل مع المعلومات الحساسة بمسؤولية.
  • إدارة الضغط والخلافات مع الحفاظ على علاقات إيجابية.

• المحور السابع: التكنولوجيا وأدوات المكتب الحديث

  • برامج الإنتاجية لإدارة الوقت والمهام.
  • الاستخدام المتقدم لبرامج Outlook وExcel وPowerPoint.
  • أدوات رقمية لإدارة المستندات والمعلومات.

• المحور الثامن: تحويل الخبرة إلى نمو مهني

  • التعرف على فرص النمو في مجال الدعم التنفيذي.
  • بناء شبكة علاقات مهنية وسمعة احترافية.
  • تطبيق ما تم تعلمه من خلال دراسات حالة ومواقف عمل حقيقية.

أماكن انعقاد الدورة:

• تنطلق الدورة في عدة دول حول العالم، منها مصر والأردن وماليزيا وتركيا وإنجلترا وفرنسا وإيطاليا وألمانيا والسويد والنمسا والدنمارك، بالإضافة إلى أستراليا والولايات المتحدة الأمريكية.
• يمكن تحديد الزمان والمكان الأنسب لطبيعة عملك.

أنماط تنفيذ البرنامج:

• تدريب جماعي في مراكز الأكاديمية.
• تدريب فردي.
• تدريب ميداني وعملي.
• تدريب نظري داخل قاعات الأكاديمية.

شهادة الحضور:

• يحصل المشاركون على شهادة معتمدة من أكاديمية الزمالة العربية البريطانية بعد إتمام البرنامج.