الفرق بين فعالية بتمشي بسلاسة وفعالية بتتفكك، نادرًا ما بيظهر فى قائمة المدعوين أو اختيار المكان، لكنه بيظهر فى مية قرار لوجستي صغير بيتاخد فى الأسابيع والساعات اللي قبل فتح الأبواب، وفى سرعة تعامل الفريق لو حصل أي خطأ يوم التنفيذ.

البرنامج ده، اللي بتقدمه أكاديمية الزمالة العربية البريطانية، مبني على الواقع ده بالظبط. بيتابع مسار الفعالية عمليًا من التخطيط الاستراتيجي والميزانية، مرورًا بلوجستيات المكان والتجهيزات التقنية والضيوف، وصولًا للتنفيذ الحي والتقييم بعد الفعالية، عشان المشارك يخرج قادر على تخطيط وتنفيذ وإغلاق فعاليات ومؤتمرات ومعارض بمعايير عالمية.

• يترجم هدف الفعالية وجمهورها المستهدف لاستراتيجية وجدول زمني قابل للتنفيذ.
• يبني ويضبط ميزانية واقعية للفعالية، بما فى ذلك التفاوض مع الموردين.
• يدير اختيار المكان والتجهيزات التقنية ولوجستيات الضيوف من الألف للياء.
• يدير التسويق والتغطية الإعلامية للفعالية قبل وأثناء وبعد انعقادها.
• يقود فريق العمل التنظيمي والمتطوعين أثناء التنفيذ الحي وحل المشكلات.
• يقيّم النتائج ويحوّلها لخطة جاهزة للفعاليات القادمة.

الفئة المستهدفة

• العاملون فى أقسام العلاقات العامة والإعلام والتسويق.
• منسقو الفعاليات والمؤتمرات فى القطاعين العام والخاص.
• مدراء المشاريع والمساعدون الإداريون المعنيون بتنظيم الفعاليات.
• الراغبون فى الانتقال لمجال إدارة الفعاليات الاحترافية.

المحور الأول: استراتيجية الفعالية – الهدف والجمهور والنوع

• الفعاليات التجارية والحكومية والاجتماعية
• تحديد الرسالة الأساسية والجمهور المستهدف
• ربط الأهداف باستراتيجية المحتوى العامة

المحور الثاني: دور مدير الفعالية والجدول الزمني

• المهارات المطلوبة لقيادة فعالية
• تسلسل التخطيط والتنفيذ والمتابعة والتقييم
• توزيع المهام والجدولة وأدوات التخطيط الرقمي

المحور الثالث: الميزانية وإدارة الموردين

• بنود التكلفة الرئيسية وهيكل الميزانية
• التفاوض مع الموردين وضبط الإنفاق
• متابعة الإنفاق طوال مراحل التنفيذ

المحور الرابع: لوجستيات المكان والتجهيزات التقنية والسلامة

• معايير اختيار المكان وتقييم السعة
• الصوت والإضاءة والعرض المرئي والاتصال
• تقييم المخاطر والاستعداد للطوارئ

المحور الخامس: إدارة الضيوف والمتحدثين والتسجيل

• بناء قاعدة بيانات المدعوين ومسار الدعوات
• تنسيق النقل والإقامة ولوجستيات المتحدثين
• التسجيل الإلكتروني والاستقبال فى الموقع

المحور السادس: التسويق والإعلام والترويج الرقمي

• المواد الترويجية قبل الفعالية والهوية البصرية
• التواصل الاجتماعي والحملات البريدية والإعلانات المدفوعة
• التنسيق مع الصحافة والتغطية الإعلامية

المحور السابع: التنفيذ الحي وقيادة الفريق

• التنسيق لحظة بلحظة بين الفرق والموردين
• قيادة الموظفين والمتطوعين والتعامل مع الطوارئ
• الرقابة اللحظية على الجودة وتجربة الحضور

المحور الثامن: التقييم والتقارير والتخطيط المستقبلي

• قياس النجاح مقابل الأهداف
• توثيق النتائج والآراء والدروس المستفادة
• بناء قوالب وقاعدة بيانات للفعاليات القادمة