تعد دورة "الإتيكيت والبروتوكول لمدراء المكاتب العليا"، المقدمة من أكاديمية الزمالة العربية البريطانية، دورة متخصصة تهدف إلى تعزيز مهارات مدراء المكاتب العليا في التعامل مع المواقف الرسمية وغير الرسمية بكفاءة واحترافية. تهدف الدورة إلى تطوير سلوكيات المشاركين وتعزيز مهاراتهم في التواصل الفعال والاحترافية في بيئة العمل، مع التركيز على البروتوكولات اللازمة للتعامل مع كبار المسؤولين والعملاء في كافة السياقات.

ستغطي الدورة جوانب متعددة من الإتيكيت والبروتوكول، بما في ذلك فنون التعامل في الاجتماعات الرسمية، كيفية التصرف في المناسبات الرسمية والاحتفالات، بالإضافة إلى التعرف على طرق التواصل الفعّال مع الأشخاص على كافة المستويات. في نهاية الدورة، سيكون المشاركون قادرين على تمثيل مؤسساتهم بكل احترافية، مع إلمام كامل بالبروتوكولات التي تضمن لهم النجاح في مختلف المواقف.

الفئة المستهدفة

• مدراء المكاتب العليا، المساعدين التنفيذيين، والمساعدين الشخصيين الذين يتعاملون مباشرة مع كبار المسؤولين.
• المحترفون في المناصب الإدارية أو التنظيمية الذين يسعون لتحسين مهاراتهم في الإتيكيت والبروتوكول لمواجهة تحديات العمل مع الإدارة العليا.
• الأفراد الراغبون في تحسين سلوكياتهم المهنية وتعزيز سمعتهم في بيئة العمل العليا.
• المتخصصون في إدارة الفعاليات والمناسبات الرسمية داخل بيئة العمل.
• مدراء المكاتب الراغبون في تطوير مهاراتهم في التعامل مع العملاء، الشركاء، وفريق العمل من خلال قواعد البروتوكول والإتيكيت.

أهداف البرنامج

في نهاية البرنامج التدريبي سوف يتعرف المشاركون على:

• مهارات التعامل المهني في مختلف المواقف الرسمية وغير الرسمية، مع ضمان التأثير الإيجابي في كل تفاعل.
• معرفة دقيقة بالبروتوكولات والتقاليد المحلية والدولية التي يجب اتباعها في تعاملاتهم اليومية.
• القدرة على إدارة الاجتماعات الرسمية والفعاليات بنجاح، مع الحرص على احترام الآداب والسلوكيات المهنية.
• فهم كيفية التواصل الفعّال عبر البريد الإلكتروني، الهاتف، والمراسلات الرسمية، مع الالتزام الكامل بالآداب المهنية.
• مهارات إدارة المواقف الحساسة، مثل حل النزاعات والاختلافات، بحنكة ودبلوماسية.

• أهمية الإتيكيت في بيئة العمل
  • تأثير السلوك المهني على سمعة المدير والمكتب.
  • بناء الثقة والاحترام المتبادل.
  • دور الإتيكيت في تحسين التواصل الفعال.
• القواعد الأساسية للإتيكيت في التعامل مع الآخرين
  • أهمية التقديم والتعارف الرسمي.
  • طريقة التعامل مع كبار المسؤولين والضيوف.
  • الحفاظ على اللباقة في جميع المواقف.
• أسس المظهر الشخصي واللباس المهني
  • اختيار الملابس المناسبة للبيئة المهنية.
  • أهمية التنسيق بين المظهر الشخصي والمكانة الوظيفية.
  • إرشادات خاصة بمظهر المدير التنفيذي.
• التعامل مع الزملاء في بيئة العمل
  • قواعد الاحترام المتبادل بين الموظفين.
  • أهمية التقدير والتعاون بين الفرق المختلفة.
  • كيفية بناء علاقات مهنية قوية.
• إدارة الاجتماعات والاتصالات الرسمية
  • إعداد وتحضير الاجتماعات وفقاً للبروتوكول.
  • كيفية التنسيق مع الفرق التنظيمية والفرق الأخرى.
  • التعامل مع الاجتماعات متعددة الأطراف وحسن استغلال الوقت.
• التعامل مع العملاء والشركاء الخارجيين
  • أسس البروتوكول في التعامل مع العملاء.
  • أهمية الاستماع الفعّال والتفاعل الإيجابي مع العملاء.
  • كيفية احترام الزمن والمواعيد في التعامل مع الشركاء الخارجيين.
• التحضير للاجتماعات الرسمية
  • كيفية تحضير أجندة الاجتماعات بطريقة منظمة.
  • أساليب تقديم الموضوعات بطريقة مهنية.
  • تجهيز المستندات والموارد اللازمة للاجتماع.
• إدارة الاجتماعات والحديث أمام الجمهور
  • فنون إدارة الوقت أثناء الاجتماعات.
  • أسس التواصل الواضح والمختصر.
  • تقنيات إدارة النقاشات والقرارات.
• تقديم الشكر والتقدير بعد الاجتماعات
  • أهمية المتابعة بعد الاجتماع.
  • كيفية إرسال شكر وتقدير للمشاركين.
  • كتابة ملاحظات اجتماعية احترافية.
• قواعد الكتابة الرسمية
  • كيفية كتابة رسائل بريد إلكتروني مهنية.
  • صياغة الرسائل الرسمية والردود اللائقة.
  • أهمية الوضوح والاحترافية في المراسلات.
• كتابة التقارير والمستندات الرسمية
  • صياغة التقارير التي تعكس الاحترافية.
  • القواعد الأساسية لتنسيق المستندات الرسمية.
  • التعامل مع التقارير والعروض المقدمة للمستويات العليا.
• التواصل عبر الهاتف والبريد الصوتي
  • قواعد الإتيكيت في المكالمات الهاتفية الرسمية.
  • التعامل مع المكالمات المهمة والدقيقة.
  • كيفية ترك رسائل صوتية مهنية وواضحة.
• إدارة الفعاليات الرسمية
  • تحضير الفعاليات الرسمية والاحتفالات.
  • التعامل مع الدعوات والردود الرسمية.
  • توزيع المهام وتنسيق الفرق خلال الفعاليات.
• إتيكيت الطعام في الفعاليات الرسمية
  • كيفية التعامل مع الطاولة والمأكولات.
  • القواعد الخاصة بالحضور في الغداء والعشاء الرسمي.
  • الحفاظ على السلوك المناسب خلال الفعاليات الاجتماعية.
• التعارف والتفاعل في الفعاليات الاجتماعية
  • تقديم نفسك في الفعاليات الكبيرة.
  • كيفية إجراء محادثات قصيرة وفعّالة.
  • بناء علاقات مهنية من خلال الفعاليات الاجتماعية.
• التعامل مع المواقف الصعبة في العمل
  • كيفية التعاطي مع الضغوط والمواقف الحساسة.
  • أساليب التعامل مع التعارضات والنزاعات.
  • أهمية التزام الهدوء وتقديم حلول عملية.
• قواعد الدبلوماسية في المكتب
  • فنون استخدام الدبلوماسية في حل المشكلات.
  • كيفية الحفاظ على التوازن بين القيم الشخصية والمهنية.
  • استراتيجيات التفاوض والضغط في البيئات المهنية.
• التعامل مع النقد والملاحظات بشكل مهني
  • كيفية تقبل النقد بشكل بناء.
  • تقديم الملاحظات بطريقة محترمة وفعّالة.
  • تحسين المهارات الشخصية من خلال التغذية الراجعة.