إدارة أكتر من مشروع في نفس الوقت بقت الوضع الطبيعي لمعظم المتخصصين في إدارة المشاريع مش استثناء. تنسيق الأولويات بين المشاريع والبرامج المتعددة هي دورة تدريبية عملية في إدارة المشاريع مبنية على الواقع ده، بتزوّد المشاركين بأدوات تخليهم يحافظوا على أكتر من مسار مشروع شغال في نفس الوقت من غير ما يفقدوا السيطرة على المواعيد أو الميزانيات أو المخاطر أو ثقة أصحاب المصلحة.

تقدّم هذه الدورة أكاديمية الزمالة العربية البريطانية، وبتبني عند المشارك أدوات عملية في تخصيص الموارد بين المطالب المتنافسة، والجدولة المنسقة، وتخطيط المحافظ المنظم، وإدارة البرامج اليومية. وبدل ما نتعامل مع كل مشروع لوحده، المشارك بيتعلم يشوف الصورة الكاملة، يلاحظ التعارضات بدري، يرتّب الشغل بمنطقية، ويخلي أصحاب القرار على اطلاع كل ما الأولويات تتغير.

• فهم ليه عادات إدارة المشروع الواحد مبتنفعش لما كذا مشروع يتنافسوا على نفس الوقت والاهتمام.
• ترتيب الأولويات بناءً على الاستعجال والقيمة والمخاطر والتأثير التنظيمي، حتى لو الظروف اتغيرت.
• تطبيق تقنيات عملية في إدارة المشاريع المتعددة للحفاظ على السيطرة على الشغل المتزامن.
• تخصيص الأفراد والميزانيات والمعدات بين المشاريع من غير ما أي مشروع ياخد نصيبه ناقص.
• بناء جدول زمني واحد متماسك من عدة جداول مشاريع متداخلة.
• استخدام تخطيط المحافظ عشان كل مشروع يفضل موجّه لنفس الأهداف التنظيمية.
• تطبيق ممارسات إدارة البرامج اللي بتربط المشاريع المرتبطة حول منافع مشتركة.
• اكتشاف الاعتماديات والتعارضات والاختناقات قبل ما تتحول لتأخيرات.
• متابعة التقدم في عدة مشاريع بنفس الوقت باستخدام لوحات المعلومات والتقارير الواضحة.
• الحفاظ على توافق أصحاب المصلحة واطلاعهم أول بأول وقت ما المشاريع المتعددة تتنافس على الاهتمام.

الفئة المستهدفة

• مديرو المشاريع اللي بيديروا أكتر من مشروع نشط في نفس الوقت.
• مديرو البرامج ومنسقو البرامج.
• مديرو المحافظ والمتخصصون في مكاتب إدارة المشاريع.
• منسقو المشاريع وموظفو دعم المشاريع.
• قادة الفرق المسؤولون عن مسارات عمل متعددة.
• مديرو الموارد المسؤولون عن موازنة الأفراد والميزانيات بين المشاريع.
• مديرو العمليات والأعمال المشاركون في التنفيذ.
• المتخصصون المسؤولون عن تخطيط المحافظ أو ترتيب الأولويات الاستراتيجية.
• المديرون الراغبون في تطوير مهاراتهم في إدارة المشاريع المتعددة.
• المتخصصون العاملون في مؤسسات تدير عدة مشاريع جنبًا إلى جنب.

المحور الأول: ليه إدارة أكتر من مشروع في نفس الوقت مختلفة

• الانتقال من تفكير المشروع الواحد لتفكير المشاريع المتعددة.
• نقاط الضغط الشائعة: المواعيد والموارد والانتباه.
• دور مبادئ ترتيب الأولويات هنا.
• وضع توقعات واقعية عبر عدة مشاريع.

المحور الثاني: ترتيب الأولويات وإعادة ترتيبها

• ترتيب الشغل حسب الاستعجال والقيمة والمخاطر والتوافق الاستراتيجي.
• إعادة النظر في الأولويات كل ما الظروف تتغير.
• التعامل مع الضغط لما كل حاجة تحس إنها مستعجلة بنفس الدرجة.
• توصيل قرارات ترتيب الأولويات بوضوح.

المحور الثالث: هيكل عملي لتنفيذ المشاريع المتعددة

• إنشاء هيكل تشغيلي للمشاريع المتزامنة.
• تنسيق المشاريع اللي بتشترك في نفس الأهداف.
• الحوكمة والمساءلة عبر المشاريع.
• تحقيق التوازن بين الأولويات الاستراتيجية والتشغيل اليومي.

المحور الرابع: البرامج والمحافظ — شوف الصورة الأكبر

• ربط كل مشروع بأهداف البرنامج.
• تقييم قيمة المشروع ومساهمته الاستراتيجية.
• ترتيب أولويات المشاريع داخل المحفظة.
• إدارة التغيرات في أولويات المحفظة والبرنامج.

المحور الخامس: توزيع الأفراد والميزانيات والمعدات

• تحديد قيود الموارد بدري.
• تخصيص الأفراد والميزانيات والمعدات والمهارات المتخصصة.
• حل تعارضات الموارد بين المشاريع.
• موازنة أعباء العمل بين فرق المشاريع.

المحور السادس: جدول واحد لعدة مشاريع

• بناء جداول زمنية متكاملة ومنسقة.
• إدارة الأنشطة والمعالم الزمنية المتداخلة.
• رسم خرائط الاعتماديات والمسار الحرج بين المشاريع.
• تعديل الجداول لما الأولويات أو المخاطر تتغير.

المحور السابع: متابعة المحفظة بالكامل

• وضع مؤشرات أداء لعدة مشاريع في وقت واحد.
• لوحات المعلومات والتقارير وتحليل الانحرافات.
• تنسيق أصحاب المصلحة اللي عندهم توقعات متعارضة.
• تصعيد القضايا والتواصل الفعّال بشأن القرارات.

المحور الثامن: خلي إدارة المشاريع المتعددة مستدامة

• ترتيب الأولويات في ظل ظروف متغيرة وضاغطة.
• بناء قدرة الفرق وإنتاجيتها.
• الجمع بين إدارة المشاريع المتعددة وإدارة البرامج وتخطيط المحافظ.
• تمارين عملية ودراسات حالة.