عقد ناقص، ملف موظف غير مكتمل، سجل إجازات مش متطابق مع الرواتب — فجوات توثيق بسيطة زي دي بتتحول لمخاطر قانونية وتشغيلية حقيقية أول ما يحصل تدقيق أو نزاع أو مراجعة امتثال. البرنامج ده بيعالج المخاطرة دي مباشرة، وبيدي موظفي وإداريي ومدراء الموارد البشرية طريقة منظمة لبناء أنظمة توثيق تصمد قدام أي مراجعة.

المشاركون هيمروا بدورة حياة سجلات الموارد البشرية بالكامل — من اللي المفروض يكون في ملف الموظف، لتوثيق التوظيف والأداء، لمتطلبات السرية والقانون اللي بتحدد مدة حفظ السجلات وطريقة إتلافها. الدورة كمان بتغطي الانتقال من السجلات الورقية للرقمية، فالمشاركون هيخرجوا قادرين على إدارة معلومات موارد بشرية دقيقة وسهلة الوصول ومتوافقة فعليًا مع الأنظمة.

الفئة المستهدفة

• موظفو إدارات الموارد البشرية المسؤولون عن سجلات العاملين.
• مدراء ومشرفو الموارد البشرية المشرفون على ممارسات التوثيق.
• العاملون الإداريون المشاركون في إدارة ملفات الموظفين.
• المهتمون بتطوير مهاراتهم في حفظ سجلات الموارد البشرية والامتثال.

هتقدر تعمل إيه بعد البرنامج

في نهاية البرنامج التدريبي سوف يكون المشاركون قادرين على:

• بناء والحفاظ على ملفات عاملين منظمة ومكتملة.
• تطبيق المتطلبات القانونية والتنظيمية على توثيق الموارد البشرية.
• حماية بيانات الموظفين الحساسة وإدارة الصلاحيات بشكل صحيح.
• إدارة دورة حياة السجلات كاملة، من الإنشاء للحفظ والإتلاف.
• الانتقال بتوثيق الموارد البشرية من النظام الورقي للرقمي.

المحور الأول: ليه توثيق الموارد البشرية مخاطرة مش مجرد أوراق

• مفهوم ونطاق توثيق الموارد البشرية.
• أنواع وثائق وسجلات الموارد البشرية.
• إزاي التوثيق الضعيف بيخلق مخاطر تشغيلية وقانونية.

المحور الثاني: إدارة دورة حياة السجلات

• دورة حياة السجلات من الإنشاء للإتلاف.
• تصنيف وتنظيم الملفات.
• معايير وأفضل ممارسات التوثيق.

المحور الثالث: بناء ملف الموظف الوظيفي

• مكونات ملف الموظف.
• توثيق مراحل المسار الوظيفي.
• الحفاظ على اكتمال ودقة الملفات.

المحور الرابع: توثيق التوظيف والاستقطاب

• وثائق التوظيف والاختيار.
• عقود العمل وقرارات التعيين.
• سجلات التهيئة والاستقبال الوظيفي.

المحور الخامس: توثيق الأداء والحضور والرواتب

• سجلات تقييم الأداء ووثائق التدريب.
• توثيق الإجراءات التأديبية والشكاوى.
• الربط بين سجلات الحضور والإجازات والرواتب.

المحور السادس: الالتزام النظامي — المتطلبات القانونية والسرية

• المتطلبات القانونية وفترات حفظ السجلات وآليات الإتلاف.
• الاستعداد للتفتيش والمراجعة.
• التعامل مع المعلومات الحساسة وسياسات الصلاحيات وإدارة المخاطر.

المحور السابع: التحول الرقمي — إدارة السجلات الإلكترونية

• التحول من السجلات الورقية إلى الرقمية.
• أنظمة معلومات الموارد البشرية والتحكم في الوثائق.
• ضمان دقة البيانات وسلامة الأنظمة.

المحور الثامن: صياغة السياسات اللي بتضمن الاستمرارية

• إعداد سياسات داخلية للتوثيق.
• توحيد الإجراءات التشغيلية للسجلات.
• التحسين المستمر لممارسات إدارة السجلات.