مش كل مساعد إداري محتاج يبقى متخصص تقني عشان يوفر ساعات من وقته كل أسبوع، أغلبهم محتاجين نقطة بداية واضحة: أي المهام يأتمتها الأول، أي الأدوات فعلًا بتشتغل للجدولة والكتابة، وإزاي يفضل متحكم فيما ينتجه الذكاء الاصطناعي قبل ما يوصل لإيميل عميل.

دورة بداية عملية لأتمتة المهام الإدارية بالذكاء الاصطناعي، من أكاديمية الزمالة العربية البريطانية، مصممة كنقطة انطلاق عملية، بتاخد المشاركين من تحديد أي المهام الروتينية تستاهل الأتمتة، لاختيار الأدوات المناسبة، لمراجعة مخرجات الذكاء الاصطناعي بمسؤولية. مش محتاج خلفية برمجة، بس استعداد إنك تعيد التفكير في طريقة إنجاز الشغل الروتيني.

بنهاية الدورة، المشاركين هيقدروا:

• يحددوا المهام الإدارية المتكررة ويطبّقوا معايير واضحة لاختيار إيه اللي يستاهل الأتمتة.
• يجهزوا أدوات جدولة وتذكير مدعومة بالذكاء الاصطناعي بتقلل تعارض المواعيد والمواعيد النهائية الفايتة.
• يستخدموا مساعدات الكتابة الذكية لصياغة وتلخيص وتحرير المراسلات والمستندات.
• يؤتمتوا إدخال البيانات وتنظيم الملفات والتقارير الروتينية بأخطاء يدوية أقل.
• يختاروا أدوات الذكاء الاصطناعي المناسبة للمهمة ويراجعوا مخرجاتها قبل الإرسال.

الفئة المستهدفة

• المساعدون الإداريون والسكرتارية التنفيذية الساعون لتحسين سير العمل.
• منسقو المكاتب والمهنيون الإداريون الداعمون لأكثر من قسم.
• المساعدون الشخصيون والافتراضيون اللي بيتعاملوا مع كم كبير من المهام الروتينية.
• الموظفون الإداريون الراغبون في تبني الذكاء الاصطناعي من غير خلفية تقنية.

المحور الأول: تحديد إيه اللي فعلًا يستاهل الأتمتة

• حصر المهام الإدارية المتكررة الشائعة.
• معايير اختيار المهام المناسبة للأتمتة، وفايدة تفويض الشغل الروتيني للذكاء الاصطناعي.

المحور الثاني: الذكاء الاصطناعي في بيئة العمل الإداري: الأساسيات

• إيه هو الذكاء الاصطناعي وإيه اللي مش هو، وأنواع الأدوات المستخدمة في البيئة الإدارية.
• دور الذكاء الاصطناعي في التحول الرقمي الأوسع.

المحور الثالث: من غير ما يفوتك اجتماع تاني: الجدولة والتذكيرات

• تنسيق الاجتماعات عبر التقاويم بأدوات زي Calendly وGoogle Calendar.
• التعامل مع الإلغاء وإعادة الجدولة واكتشاف الأوقات المتاحة.
• التذكيرات الذكية وترتيب أولويات المهام وتقليل تعارض المواعيد.

المحور الرابع: الكتابة والتحرير وفهم المستندات

• صياغة الإيميلات والخطابات بمساعدات الكتابة الذكية.
• تلخيص المستندات وتحسين القواعد والأسلوب.
• تحويل الكلام لنص والمستندات الممسوحة ضوئيًا لملفات قابلة للتحرير.

المحور الخامس: تنظيم الملفات والتعامل مع البيانات تلقائيًا

• التصنيف الذكي وإدارة الإصدارات تلقائيًا.
• استخراج البيانات من النماذج والإيميلات لجداول بيانات.
• تنظيف وتنسيق البيانات بأخطاء إدخال يدوي أقل.

المحور السادس: إنتاج تقارير من غير ما تبدأ من الصفر

• أتمتة تنسيقات التقارير الأسبوعية أو الشهرية.
• إنشاء رسوم بيانية وملخصات من البيانات الخام، والتصدير بأقل مجهود.

المحور السابع: اختيار الأدوات اللي فعلًا تناسب المهمة

• نظرة عامة على أهم أدوات الذكاء الاصطناعي للاستخدام الإداري.
• مقارنة الخيارات المجانية والمدفوعة ومطابقة الأدوات لوظيفة الشغل.

المحور الثامن: الحفاظ على دقة مخرجات الذكاء الاصطناعي والتحكم فيها

• مراجعة وتحرير المحتوى المُنتج بالذكاء الاصطناعي قبل إرساله.
• ضبط الصلاحيات والضمانات، والموازنة بين الأتمتة والإشراف البشري.