تخيل أجندة مدير تنفيذي بتتغير ثلاث مرات قبل الضهر، وكومة مراسلات محتاجة قرار النهارده، واجتماع لازم يحصل بعد الضهر مهما حصل – ده يوم عادي لأي حد بيدير مكتب إدارة عليا، وده بيحتاج مستوى من التنظيم والدقة والهدوء مش كل الوظايف بتطلبه.

أكاديمية الزمالة العربية البريطانية صممت الدورة دي عشان تدي مدراء المكاتب والمساعدين التنفيذيين والموظفين الإداريين بالظبط الأدوات اللي محتاجينها ليوم زي ده: مهارات تنظيمية أقوى، وتعامل أهدى مع الأزمات، وقدرة على دعم المديرين التنفيذيين بشكل يخلي القيادة العليا تركز على القرارات اللي فعلاً محتاجة منهم. المشاركين هيخرجوا بمهارات عملية في جدولة المواعيد والتنسيق والتواصل، هتنعكس مباشرة على إنتاجية وكفاءة المؤسسة كلها.

هيستفيد المشاركين إزاي؟

• هيصقلوا مهاراتهم في إدارة المكاتب ويحسنوا أداءهم التنظيمي.
• هيقدروا يديروا جداول أعمال ومهام الإدارة العليا اليومية بكفاءة.
• هينظموا الاجتماعات والاتصالات بشكل فعلاً بيدعم القرارات الاستراتيجية.
• هيبنوا مهارات تنسيق وتواصل بين الأقسام المختلفة في المؤسسة.
• هيتعاملوا مع الأزمات والمواقف الطارئة في بيئة العمل بثقة أكبر.

الفئة المستهدفة

• مدراء المكاتب في الشركات والمؤسسات.
• المساعدين التنفيذيين والموظفين الإداريين اللي بيتعاملوا مع الإدارة العليا.
• الموظفين اللي شغالين في بيئة عمل بتتطلب مهارات تنظيمية متقدمة.
• أي حد عايز يترقى لمنصب إداري أعلى، أو يطور مهاراته في إدارة المكاتب والإدارة العليا.

المحور الأول: دور مدير المكتب التنفيذي

• المسؤوليات الأساسية في إدارة مكتب تنفيذي.
• المهارات الضرورية لإدارة المكتب بكفاءة، وأهمية التنظيم والتنسيق في بيئة عمل تنفيذية.

المحور الثاني: تواصل شغال لفوق ولتحت

• تقنيات التواصل مع المديرين التنفيذيين والفرق المختلفة، وتحسين مهارات الاستماع والتوجيه.
• تقديم تقارير احترافية وملخصات تنفيذية، وتنسيق الاجتماعات وورش العمل مع القيادة.

المحور الثالث: إدارة الجداول والأولويات المتعددة

• جدولة فعالة للاجتماعات، وأدوات إدارة الوقت لزيادة الإنتاجية.
• التعامل مع التغييرات المفاجئة، وتنسيق المهام والمشاريع بين أكتر من مدير وفريق.

المحور الرابع: إدارة المراسلات والمعلومات

• التعامل مع الإيميلات بشكل احترافي، وتنظيم المراسلات الورقية والمستندات المهمة.
• طرق حفظ الملفات والبيانات بشكل يضمن الوصول السريع وقت الحاجة.

المحور الخامس: اجتماعات وفعاليات بتوصل لنتيجة

• تجهيز الاجتماعات باحتراف، وتحديد أهداف واضحة، ومتابعة القرارات بعدها.
• إدارة الاجتماعات التنفيذية والاجتماعات الرقمية وتنسيق الحضور.
• تخطيط وتنظيم الفعاليات والمؤتمرات التنفيذية الكبيرة، وإدارة توقيتها ومواردها.

المحور السادس: التنسيق بين الفرق المختلفة

• أساليب التعاون بين الأقسام لتحقيق أهداف المؤسسة.
• دعم الأقسام التانية في تلبية احتياجات الإدارة العليا، بما في ذلك تنسيق المشاريع الداخلية والخارجية.

المحور السابع: التعامل مع الضغط والقيادة بالتأثير

• استراتيجيات التعامل مع الطوارئ المكتبية، واتخاذ قرارات سريعة ودقيقة تحت الضغط.
• إزاي تكون قائد فعال جوه المكتب التنفيذي، وتأثر بشكل إيجابي في الفريق والعملاء.