ورقة ضاعت، تذكير اتنسى، أو إيميل اتدفن تحت مئات الرسايل—أي حاجة زي دي ممكن تعطل شغل مكتب كامل. ومع تحول شغل السكرتارية والإدارة تدريجيًا للأونلاين، بقت القدرة على إدارة مكتب رقمي بالكامل—مش بس استخدام الكمبيوتر—مهارة أساسية مش إضافية. وده بالظبط اللي دورة الأنظمة المكتبية الرقمية والإدارة الإلكترونية لأعمال السكرتارية من أكاديمية الزمالة العربية البريطانية بتسدّه.

البرنامج بياخد المشارك خطوة بخطوة في أنظمة إدارة المستندات، وأتمتة سير العمل، وأدوات التواصل الافتراضي والجداول الزمنية، وبعدين بيربط كل ده بأمن البيانات والقدرة على مواكبة التكنولوجيا الجديدة. التمارين العملية والحالات الواقعية بتحل محل الجلسات النظرية بس، عشان المشارك يخرج عارف يشغّل الأدوات دي فعليًا يوم بيوم مش بس عارف اسمها.

الدورة دي مناسبة لموظفي السكرتارية والإدارة اللي عايزين ينقلوا شغلهم اليومي للأونلاين، ويستخدموا الأدوات الرقمية بثقة، ويواكبوا بيئة مكتب بتتغير بسرعة.

الفئة المستهدفة

• موظفو السكرتارية والمساعدون الإداريون اللي بينقلوا شغلهم للأدوات الرقمية.
• مديرو المكاتب المسؤولون عن إدارة المستندات والبيانات.
• كل اللي بيتحولوا للعمل بأدوات رقمية وبيئات مكتب افتراضية.

أهداف الدورة

• فهم مبادئ ومميزات الإدارة الإلكترونية في شغل السكرتارية.
• استخدام الأدوات الرقمية بثقة لإدارة المستندات والمواعيد والتواصل.
• أتمتة المهام المتكررة للشغل بكفاءة أعلى.
• التواصل بفعالية في التعاون الرقمي عن بُعد وداخل المكتب.
• تطبيق ممارسات آمنة ومنظمة لإدارة البيانات.
• الاستمرار في مواكبة تطور أنظمة الإدارة الإلكترونية.

المحور الأول: أدوات التواصل والتعاون الرقمي

• الشغل بالإيميل وتطبيقات المراسلة الفورية والمكالمات المرئية.
• الاستفادة القصوى من أدوات زي Slack وTeams وZoom.

المحور الثاني: جدولة المواعيد وإدارة التقويم

• استخدام التقويمات الرقمية للجدولة والتنسيق الفعال.
• أفضل الممارسات في إدارة فروق التوقيت بالمكاتب العالمية.

المحور الثالث: أنظمة إدارة المستندات (DMS)

• استخدام التخزين السحابي وأنظمة DMS لتنظيم المستندات.
• أساليب التخزين الآمن والوصول السريع للمستندات.

المحور الرابع: أتمتة سير العمل وإدارة المهام

• أتمتة المهام الروتينية لرفع الإنتاجية.
• أدوات تتبع المهام والتذكيرات وإدارة المشاريع.

المحور الخامس: تحسين سير العمل الرقمي لرفع كفاءة المكتب

• تبسيط عمليات مراجعة المستندات واعتمادها وتوزيعها.
• تقليل نقاط الاختناق من خلال إدارة أفضل لسير العمل الرقمي.

المحور السادس: آداب البريد الإلكتروني والمراسلات الافتراضية

• كتابة مراسلات رقمية احترافية ومختصرة وفعالة.
• إدارة البريد الإلكتروني بكفاءة من خلال تنظيم المجلدات والأولويات.

المحور السابع: أمن البيانات والسرية في الإدارة الإلكترونية

• فهم مبادئ حماية البيانات والسرية الرقمية.
• تطبيق المشاركة الآمنة وضوابط الوصول في البيئات الرقمية.

المحور الثامن: من التحول الرقمي إلى التطبيق اليومي

• إزاي التحول الرقمي بيغير شكل شغل السكرتارية وليه ده مهم.
• مواكبة الأدوات الجديدة من خلال التعلم المستمر.
• تطبيق كل اللي اتعلمه المشارك على حالات واقعية في الإدارة الإلكترونية.