وظيفة السكرتارية اتغيرت في آخر عشر سنين أكتر من الخمسين سنة اللي قبلها مع بعض - قنوات تواصل جديدة، وأدوات رقمية، وتوقعات أسرع، كل ده غيّر فعليًا إيه اللي الدور مطلوب منه يوميًا.

الدورة دي من أكاديمية الزمالة العربية البريطانية بتساعد المشارك يواكب التغيير ده: تحسين الكفاءة التنظيمية، تقوية التواصل الكتابي والشفهي، إدارة الوقت تحت الضغط، واستخدام التكنولوجيا اللي بقت أساس السكرتارية الحديثة. المشارك بيخرج قادر يتعامل مع مهام إدارية معقدة، ويشيل مسؤوليات قيادية بسيطة جاية مع دور أكتر محورية جوه المكتب.

الفئة المستهدفة:

• السكرتيرون التنفيذيون والموظفون الإداريون في مختلف المؤسسات.
• العاملون في مجال الدعم الإداري الراغبون في تطوير مهاراتهم.
• موظفو المكاتب والمديرون الراغبون في تقوية أسلوبهم في تنظيم العمل والتواصل.

أهداف الدورة:

بنهاية الدورة هيكون المشارك قادر على:

• يستخدم التكنولوجيا الحديثة بفعالية في المهام المكتبية اليومية.
• يتواصل باحترافية كتابةً وشفهيًا، بما يتماشى مع احتياجات السكرتارية الحديثة.
• يدير الوقت وينظم العمل بما يخدم أهداف المؤسسة.
• يطبّق المعرفة والمهارات اللازمة لرفع كفاءته العامة في المهام الإدارية.
• يبني مهارات القيادة والإدارة في إطار دوره كسكرتير.

المحور الأول: التكنولوجيا والأدوات الرقمية في السكرتارية الحديثة

• تطبيقات المكاتب الحديثة: البريد الإلكتروني، الجداول الإلكترونية، برامج إدارة المشاريع.
• الاجتماعات الأونلاين ومنصات التواصل الاجتماعي والمراسلات الرقمية الفعالة.
• حماية البيانات والمعلومات السرية باستخدام التقنيات الحديثة.

المحور الثاني: السيطرة على الوقت

• تقنيات إدارة الوقت وبناء جدول يومي فعال.
• ترتيب الأولويات حسب الأهمية والعاجلية، وتقليل التشتت.
• الحفاظ على الهدوء والتركيز والإنتاجية وقت الضغط.

المحور الثالث: تواصل بيخلص شغل

• التواصل الفعّال مع الفرق الداخلية والعملاء والموردين.
• كتابة تقارير ورسائل بريد إلكتروني ومراسلات رسمية باحترافية.
• الاستماع النشط والتعامل المهني مع المكالمات الهاتفية، حتى الصعبة منها.

المحور الرابع: إدارة اجتماعات فعّالة

• التحضير للاجتماعات باحترافية وقيادة النقاش بفعالية.
• مهارات تقديم العروض جوه الاجتماعات.

المحور الخامس: تنظيم المكتب

• جدولة المواعيد وتنظيم المهام.
• إدارة الوثائق والمراسلات باحترافية.
• تنسيق الاجتماعات والفعاليات المؤسسية.

المحور السادس: القيادة والتفاوض وحل النزاعات

• مهارات القيادة الصغيرة، وإدارة الوقت والموارد في المكتب.
• التفاوض مع الأطراف الداخلية والخارجية، وحل النزاعات مع الحفاظ على العلاقات.
• التعامل مع الشخصيات الصعبة في بيئة العمل.

المحور السابع: التطور في الدور

• دور السكرتير ومهامه الأساسية في بيئة العمل الحالية، والتحديات المرتبطة بيه.
• أهمية التدريب المستمر وبناء الكفاءة الشخصية.
• إيه اللي محتاجه عشان تبقى سكرتير أكثر تطورًا في بيئة عمل حديثة.