ورا أي مكتب تنفيذي شغال كويس، غالبًا فيه حد بيتأكد إن مفيش حاجة بتفوت: الاجتماع في وقته الصح، التقرير بيوصل قبل الموعد، والمعلومة بتتحرك للمكان اللي محتاجاها. الدور ده هو قسم السكرتارية التنفيذية، وهو أقرب لدعم استراتيجي منه لمساعدة إدارية بسيطة.

النجاح في المجال ده مش بس تنظيم، ده هدوء تحت الضغط، وتواصل قوي، وقدرة إنك تكون مستشار مش بس منسّق. الدورة دي من أكاديمية الزمالة العربية البريطانية بتبحث في اللي بيخلي السكرتارية التنفيذية فعّالة، والمهارات اللي بتفرّق بين الموظف العادي والمتميز، وإزاي القسم ده بيساهم مباشرة في أهداف المؤسسة الاستراتيجية.

الفئة المستهدفة

• السكرتارية التنفيذية والمساعدين الإداريين المعيّنين حديثًا واللي عايزين يبنوا مهارات أساسية أقوى.
• المهنيين اللي بيدوروا على الانتقال لدور سكرتارية تنفيذية.
• قادة الفرق اللي عايزين يرفعوا كفاءة فريقهم في السكرتارية.
• أي حد مسؤول عن إدارة أو توجيه أنشطة السكرتارية.

أهداف الدورة

بعد إنهاء الدورة، هيكون المشاركون قادرين على:

• فهم المسؤوليات الأساسية لقسم السكرتارية ودوره في دعم الإدارة العليا.
• التخطيط وتنظيم الوقت والمهام بفعالية، بما في ذلك تنسيق الاجتماعات والمواعيد.
• تقوية التواصل الكتابي والشفهي، والتعامل باحترافية مع العملاء الداخليين والخارجيين.
• تنظيم وإدارة المعلومات والبيانات بدقة.
• استخدام البرامج والتقنيات ذات الصلة بالسكرتارية الحديثة.
• تطبيق أدوات وأساليب عملية لحل مشاكل العمل اليومية.

المحور الأول: ليه شغل السكرتارية التنفيذية استراتيجي مش بس إداري

• الفرق بين السكرتارية التنفيذية والتقليدية، والأدوار المتعددة للقسم جوه المؤسسة.
• المهام اليومية للسكرتير التنفيذي، من المراسلات للتقارير.
• إدارة يومية فعّالة للمواعيد والاجتماعات.

المحور الثاني: تنظيم الوقت والمهام والأولويات

• استراتيجيات تنظيم المهام والمشاريع، وأدوات زي قوائم المهام والجداول الزمنية.
• تقنيات تنظيم مساحة العمل زي الحاويات والملفات.
• تحديد المهام العاجلة والمهمة باستخدام مصفوفة أيزنهاور.
• طرق فعّالة للتعامل مع المهام غير المتوقعة.

المحور الثالث: التواصل والكتابة الاحترافية

• عناصر التواصل الناجح الأساسية: الاستماع، التعبير، والكتابة.
• التواصل الداخلي والخارجي مع العملاء والموردين، وتأثيره على علاقات العمل.
• كتابة المراسلات الرسمية والتقارير والإيميلات الاحترافية.
• دور لغة الجسد في التواصل اليومي.

المحور الرابع: التكنولوجيا والذكاء الاصطناعي في شغل السكرتارية دلوقتي

• برامج إدارة المواعيد زي Outlook، وأدوات التعاون زي Trello وSlack.
• تطبيقات موبايل مفيدة للمهام اليومية.
• إزاي أدوات الذكاء الاصطناعي، زي الشات بوت، بتحسّن الكفاءة وتوتمت المهام الروتينية.
• تطبيقات الذكاء الاصطناعي في تحليل البيانات وإعداد التقارير.

المحور الخامس: حماية المعلومات الحساسة

• أساسيات أمن المعلومات في مكان العمل.
• إزاي تحمي البيانات والمستندات الحساسة.
• استراتيجيات لتقليل المخاطر الأمنية يوميًا.

المحور السادس: تنسيق الاجتماعات والفعاليات

• التخطيط والتحضير للاجتماعات، بما في ذلك جداول الأعمال والمحاضر.
• تقنيات إدارة الوقت لإدارة الاجتماعات بكفاءة.
• التخطيط وتنظيم الفعاليات الداخلية، من المدعوين لتنسيق الأنشطة.
• تقييم فعالية الحدث بعد انتهائه.

المحور السابع: حل المشكلات وإدارة الضغط

• خطوات تحديد وتحليل مشاكل العمل.
• استخدام التفكير النقدي والأساليب الإبداعية لاتخاذ القرارات.
• تقنيات إدارة التوتر في مكان العمل.
• أهمية التوازن بين العمل والحياة واستراتيجيات دعم الصحة النفسية في العمل.