كل تعليمة وطلب ومراسلة في الشركة بتعدي على مكتب واحد قبل ما توصل للإدارة العليا — وقد إيه المكتب ده بيشتغل كويس بيحدد قد إيه باقي المؤسسة بتتحرك بسلاسة. السكرتير أو مدير المكتب هو نقطة الوسط دي، بيتعامل مع البريد والمكالمات والمراسلات الإلكترونية وجداول الاجتماعات والتنسيق اليومي اللي بيخلي المديرين ورؤساء الأقسام ماشيين صح.

أكاديمية الزمالة العربية البريطانية صممت هذه الدورة، "التميز في إدارة المكاتب: مهارات السكرتارية والتواصل المتقدمة"، لأي حد عايز يدير المكتب ده بكفاءة. الدورة بتبني قدرة تواصل قوية جنب المهارة الإدارية العملية، وبتغطي وظائف المكتب الحديثة والإلكترونية، وبتقدم معايير السلوك المهني المطلوبة في التعامل مع الجمهور والقيادات العليا والمرؤوسين.

الفئة المستهدفة

• مديرو وأصحاب الشركات التجارية والصناعية والسياحية.
• مديرو المكاتب الخاصة داخل الشركات الكبرى ورؤساء إدارات الأعمال.
• العاملون في مجال السكرتارية والخدمات الإدارية ومكاتب تنسيق الأعمال.
• الطلاب والأكاديميون المتجهون نحو مناصب إدارية.

أهداف البرنامج

بعد الانتهاء من البرنامج سيكون المشاركون قد تعرفوا على:

• دور السكرتير في تنسيق التواصل بين القسم والجهات الخارجية.
• تنظيم الأجندات اليومية للإدارة العليا وتسريع العمل المكتبي بأساليب أفضل.
• توفير الوقت والجهد في المكاتب الخاصة مع إدارة أعمال مكتب الخدمة داخل مكاتب السكرتارية.
• تطبيق الأدوات الإلكترونية في إدارة الوثائق والجدولة والمراسلات.

المحور الأول: السكرتير كمحور تواصل المكتب

• دور السكرتير في تنسيق التواصل بين القسم والجهات الخارجية.
• التعامل مع البريد والفاكس والهاتف والمراسلات الإلكترونية بسرعة ودقة.
• تنسيق العمل اليومي وترتيب الاجتماعات وتنظيم أنشطة المديرين ورؤساء الأقسام.

المحور الثاني: المهارات الأساسية للسكرتارية وإدارة المكاتب

• اختصاصات والتزامات وصفات مدير المكتب والمعاون الإداري والسكرتير المباشر.
• القدرات الشخصية الضرورية للعمل في السكرتارية وإدارة المكاتب.
• تنظيم الوقت وتحديد الأولويات وترتيب الاجتماعات والسفريات والتعامل بمهارة مع المكالمات والزوار.

المحور الثالث: إدارة الوثائق والرسائل والسجلات

• الأساليب الفنية في ترتيب الأوراق والمستندات ومتابعة مصدرها ومرحلتها.
• خصائص موظفي التسجيل ودور الوسائل المكتبية في تسجيل المستندات.
• معنى وأنواع الرسائل والبيانات وكيفية كتابتها بوضوح وصحة.

المحور الرابع: التقارير والمراسلات

• ممارسات كتابة التقارير والمراسلات المهنية.
• وضع إدارة البيانات والقدرات اللازمة لتطوير مهارات الكتابة والقراءة.
• إعدادات المكاتب واعتبارات بيئة العمل والعوامل المادية في المكتب الحديث.

المحور الخامس: العمل الرقمي والإلكتروني في السكرتارية

• الأساليب المتقدمة والإلكترونية في السكرتارية ووضع الكفاءات المتقدمة في المجال.
• إدارة المعلومات وبيانات الأشخاص على الحاسب الآلي.
• ترتيب المواعيد والاجتماعات إلكترونيًا واستخدام الاتصالات عبر الإنترنت والبريد الإلكتروني.

المحور السادس: الحضور المهني: التواصل والإتيكيت والتطوير الذاتي

• مفهوم وأهمية وعناصر التواصل، بما في ذلك التواصل اللفظي وغير اللفظي وأنواع المكالمات.
• فن الإتيكيت وأصوله ومكانته في مهنة السكرتارية.
• العمل باستقلالية والتطور الشخصي وابتكار الأفكار والأساليب المناسبة.