لا تنتهي مسؤولية المؤسسة تجاه المورد بمجرد توقيع العقد، بل تبدأ عندها مرحلة أكثر أهمية تتمثل في ضمان استمرار جودة الخدمات، والالتزام بمستويات الأداء، وتحقيق القيمة المتوقعة طوال مدة التعاقد. فمع مرور الوقت قد تتراجع جودة الخدمة، وتتأخر الاستجابة، وتتسع الفجوة بين ما ينص عليه العقد وما يتم تنفيذه فعلياً، إذا لم تكن العلاقة مع الموردين خاضعة لإدارة ومتابعة منهجية.

ومن هنا تبرز أهمية الإدارة الاستراتيجية للموردين باعتبارها جزءاً أساسياً من كفاءة تشغيل المرافق، وليس مجرد إجراء إداري مرتبط بعمليات الشراء. صُممت دورة الإدارة الاستراتيجية للموردين والشراكات التعاقدية في قطاع المرافق، التي تقدمها أكاديمية الزمالة العربية البريطانية، لمساعدة المشاركين على بناء منظومة متكاملة لاختيار الموردين وإدارة أدائهم وتطوير العلاقات التعاقدية بما يضمن جودة الخدمات واستمرارية التشغيل وتحقيق أفضل قيمة ممكنة للمؤسسة.

تتناول الدورة أساليب تقييم قدرات الموردين واختيار الشركاء المناسبين وفق معايير موضوعية، إلى جانب إدارة عقود الخدمات، ومتابعة مؤشرات الأداء، وتطبيق اتفاقيات مستوى الخدمة، وإدارة المخاطر المرتبطة بالاستعانة بمقدمي الخدمات الخارجيين. كما تركز على تطوير علاقات تعاقدية قائمة على المساءلة والتعاون، بما يحول المورد من مجرد مقدم خدمة إلى شريك يساهم في تحقيق الأهداف التشغيلية للمؤسسة.

ويكتسب المشاركون في نهاية الدورة القدرة على اتخاذ قرارات أكثر دقة بشأن الموردين، واكتشاف مؤشرات تراجع الأداء في وقت مبكر، وإدارة التعاقدات بكفاءة، وبناء شراكات مستدامة تدعم جودة خدمات المرافق وتحافظ على مصالح المؤسسة.

بنهاية هذه الدورة سيكون المشاركون قادرين على:

• فهم الدور الاستراتيجي لإدارة الموردين في رفع كفاءة خدمات المرافق واستمرارية التشغيل.
• وضع معايير واضحة لاختيار الموردين وتقييم قدراتهم الفنية والتشغيلية.
• تطوير آليات فعالة لقياس أداء الموردين ومتابعة مستوى التزامهم.
• إدارة العلاقات التعاقدية بما يحقق التوازن بين جودة الخدمة والتكلفة والمخاطر.
• اتخاذ قرارات مدروسة بشأن الاستعانة بمقدمي الخدمات الخارجيين.
• إعداد اتفاقيات مستوى خدمة واضحة وقابلة للقياس والمتابعة.
• اكتشاف مؤشرات ضعف أداء الموردين ومعالجتها قبل تحولها إلى مشكلات تشغيلية.
• بناء شراكات تعاقدية طويلة الأمد تحقق قيمة مستدامة للمؤسسة.

الفئة المستهدفة

• مديرو المرافق المسؤولون عن إدارة الموردين ومقدمي الخدمات.
• مديرو المشتريات والتوريد العاملون في قطاع المرافق.
• مديرو العقود المسؤولون عن اتفاقيات الخدمات والتعاقدات الخارجية.
• مديرو التشغيل الذين يعتمدون على موردين وشركات خدمات متخصصة.
• مسؤولو إدارة الموردين والعلاقات التعاقدية.
• مديرو إدارات المرافق المسؤولون عن استراتيجيات التعاقد والخدمات.

أسس الإدارة الاستراتيجية للموردين

• دور إدارة الموردين في دعم الأداء التشغيلي للمرافق.
• الانتقال من التعامل التقليدي مع الموردين إلى بناء شراكات استراتيجية.
• تحديد مسؤوليات المؤسسة والمورد طوال دورة العلاقة التعاقدية.
• أثر ضعف إدارة الموردين في التكلفة والجودة واستمرارية الخدمات.

اختيار الموردين وبناء قاعدة شركاء موثوقة

• تحديد احتياجات المنشأة ومتطلبات الخدمات قبل طرح المنافسات.
• تقييم الموردين وفق القدرات الفنية والمالية والتشغيلية.
• المفاضلة بين التكلفة والجودة والموثوقية ومستوى المخاطر.
• بناء قاعدة موردين قادرة على دعم الاحتياجات الحالية والمستقبلية للمرافق.

إدارة الأداء وقياس جودة الخدمات

• وضع مؤشرات أداء رئيسية تعكس جودة الخدمات المقدمة.
• متابعة التزام الموردين بالمواعيد ومستويات الخدمة المتفق عليها.
• تنفيذ مراجعات دورية للأداء وتحليل نتائجها.
• استخدام بيانات الأداء لاتخاذ قرارات التصحيح والتطوير والتجديد.

إدارة الشراكات والعلاقات التعاقدية

• بناء علاقات مهنية قائمة على الوضوح والمساءلة والثقة.
• تحديد الأدوار والمسؤوليات وآليات اتخاذ القرار بين المؤسسة والمورد.
• إدارة العلاقات التعاقدية خلال التغيرات التشغيلية والتنظيمية.
• تحقيق التوازن بين حماية مصالح المؤسسة والمحافظة على علاقة عمل منتجة.

الاستعانة بمقدمي الخدمات وإدارة مخاطر التعاقد

• تحديد الحالات التي تكون فيها الاستعانة بمصادر خارجية خياراً مناسباً.
• تقييم قدرة المورد على الوفاء بالمتطلبات التشغيلية والفنية.
• تحديد المخاطر المرتبطة بالاعتماد على الموردين الخارجيين.
• وضع إجراءات للحد من مخاطر تعثر المورد أو انخفاض مستوى الخدمة.

اتفاقيات مستوى الخدمة وإدارة الالتزامات

• إعداد اتفاقيات مستوى خدمة واضحة ومحددة وقابلة للقياس.
• تحديد مؤشرات الأداء ومستويات الاستجابة ومعايير الجودة.
• ربط نتائج الأداء بآليات المتابعة والتقييم والتحسين.
• إدارة حالات الإخلال بالالتزامات والإجراءات التصحيحية المناسبة.

اكتشاف تراجع أداء الموردين ومعالجته

• التعرف على المؤشرات المبكرة لانخفاض جودة الخدمات.
• تحليل أسباب تراجع الأداء قبل تفاقم آثاره التشغيلية.
• تطبيق إجراءات التصعيد والتصحيح وفق طبيعة المشكلة.
• تحقيق التوازن بين معالجة القصور والحفاظ على العلاقات الاستراتيجية الناجحة.

التفاوض وتجديد الشراكات التعاقدية

• الاستعداد لمفاوضات تجديد العقود بناءً على بيانات الأداء الفعلية.
• التفاوض على الشروط بما يحافظ على جودة الخدمات ومصالح المؤسسة.
• إعادة تقييم العلاقة مع المورد قبل التجديد أو إعادة التعاقد.
• إدارة انتقال الخدمات وإنهاء العلاقات التعاقدية بطريقة منظمة دون التأثير في استمرارية التشغيل.