تقدم أكاديمية الزمالة العربية البريطانية هذا البرنامج التدريبي بعنوان "إجراءات التحكم في الوثائق وفق "ISO ضمن جهودها لتزويد العاملين في المؤسسات بالمعرفة العملية والمعايير الاحترافية لإدارة الوثائق وفق نظم الجودة الدولية. يهدف البرنامج إلى توضيح أهمية التحكم في الوثائق ودوره في ضمان الامتثال للمعايير المعتمدة، وتحسين أداء المؤسسات من خلال تنظيم وحفظ الوثائق بشكل فعال وآمن.

يركز البرنامج على التعريف بالمعايير الدولية ISO المتعلقة بالوثائق، وآليات وضع السياسات والإجراءات الخاصة بها، وضمان تتبع التغييرات والمراجعات بشكل دقيق، كما يقدم أدوات واستراتيجيات لإدارة الوثائق الورقية والإلكترونية، بما يضمن توافر المعلومات عند الحاجة وتقليل المخاطر المرتبطة بفقدان البيانات أو سوء استخدامها.

من خلال هذا البرنامج، سيتمكن المشاركون من فهم الممارسات المثلى في التحكم بالوثائق، وتطبيق نظم دقيقة للإصدار والمراجعة والتوزيع، بما يعزز الالتزام بمعايير الجودة ويحسن الكفاءة التشغيلية داخل المؤسسات.

الفئة المستهدفة

• موظفو الجودة والإدارة في المؤسسات المختلفة.

• المسؤولون عن أرشفة وحفظ الوثائق والملفات.

• المشرفون على نظم الجودة وإجراءات العمل.

• الراغبون في تطوير مهاراتهم في إدارة الوثائق وفق المعايير الدولية.

أهداف البرنامج

في نهاية البرنامج التدريبي سوف يتعرف المشاركون على:

• التعرف على مفهوم التحكم في الوثائق وأهميته وفق ISO.

• فهم متطلبات المعايير الدولية لإدارة الوثائق.

• تطوير مهارات وضع وتنفيذ إجراءات التحكم في الوثائق.

• تعلم أساليب مراجعة وتحديث الوثائق بفعالية.

• تعزيز قدرة المؤسسات على الامتثال لمتطلبات الجودة وتحسين الأداء.

• مدخل إلى التحكم في الوثائق

  • تعريف التحكم في الوثائق وأهدافه.

  • أهمية إدارة الوثائق في تطبيق نظم الجودة.

  • المخاطر المرتبطة بسوء إدارة الوثائق.

• المعايير الدولية ISO للوثائق

  • التعريف بمعايير ISO ذات الصلة.

  • متطلبات الامتثال لإجراءات الوثائق.

  • دور ISO في تحسين فعالية إدارة الوثائق.

• إنشاء وتنظيم الوثائق

  • وضع سياسات وإجراءات موحدة للوثائق.

  • تنظيم الملفات والمجلدات وفق نظام واضح.

  • التصنيف والوسم لتسهيل الوصول.

• إصدار الوثائق وتوزيعها

  • خطوات إصدار الوثائق الرسمية.

  • أساليب التوزيع والمتابعة.

  • حفظ نسخ احتياطية وضمان السرية.

• مراجعة الوثائق وتحديثها

  • آليات المراجعة الدورية للوثائق.

  • توثيق التغييرات وإصدار النسخ الجديدة.

  • معايير الاعتماد قبل التوزيع.

• التخزين والحفظ الآمن للوثائق

  • أساليب التخزين الورقي والإلكتروني.

  • حماية الوثائق من التلف أو الضياع.

  • تنظيم الأرشيف لضمان سهولة الاسترجاع.

• الرقابة والتدقيق على الوثائق

  • خطوات التفتيش الداخلي للوثائق.

  • التحقق من الامتثال للإجراءات والمعايير.

  • إعداد تقارير الرقابة والتدقيق.

• التعامل مع الوثائق غير الصالحة أو الملغاة

  • إجراءات إلغاء الوثائق القديمة أو التالفة.

  • التأكد من عدم استخدام النسخ غير المحدثة.

  • حفظ السجلات الخاصة بالوثائق الملغاة.

• التحسين المستمر لإدارة الوثائق

  • تحليل العمليات وتحديد نقاط الضعف.

  • تطوير الإجراءات بناءً على الملاحظات.

  • دمج أفضل الممارسات في نظام الوثائق.

• تطبيق متطلبات ISO في المؤسسات

  • ربط إجراءات الوثائق بالمعايير الدولية.

  • ضمان الامتثال وتحقيق الجودة المؤسسية.

  • تقييم أثر التحكم الفعال في الوثائق على الأداء العام.