تقدم أكاديمية الزمالة العربية البريطانية دورة في تنمية مهارات المتدربين للتميز في أداء مهام السكرتارية بكفاءة. تهدف هذه الدورة إلى تزويد المشاركين بالمهارات الأساسية والمتقدمة التي يحتاجون إليها للتميز في مجال السكرتارية وتنظيم الأعمال المكتبية. تركز الدورة على كيفية تحسين الكفاءة الشخصية والإدارية، وتطوير مهارات التعامل مع التكنولوجيا الحديثة، بالإضافة إلى تعزيز قدرة المتدربين على تنفيذ مهام السكرتارية بأعلى مستويات من الاحترافية.

في هذه الدورة، سيتمكن المشاركون من تعلم كيفية إدارة الوقت بفعالية، التعامل مع الاتصالات، تنظيم المواعيد والاجتماعات، والتعامل مع المستندات والملفات بشكل احترافي. ستتعرفون أيضًا على أفضل الأساليب لتطوير مهارات الكتابة والتنظيم وتنسيق العمل، بما يساهم في رفع جودة الأداء الوظيفي داخل أي مؤسسة.

الفئة المستهدفة

• جميع العاملين في مجال السكرتارية والإدارة المكتبية.
• مدراء ومساعدو السكرتارية.
• الموظفون الذين يطمحون إلى تحسين مهاراتهم في تنظيم الأعمال المكتبية.
• الأشخاص الذين يتطلعون إلى اكتساب مهارات إدارية متقدمة في بيئة العمل.

أهداف البرنامج

في نهاية البرنامج التدريبي سوف يتعرف المشاركون على:

• تطوير المهارات الأساسية في تنظيم الأعمال المكتبية.
• تعلم كيفية التعامل مع المراسلات الكتابية والإلكترونية بكفاءة.
• اكتساب أدوات وتقنيات إدارة الوقت بشكل فعال.
• تحسين مهارات التواصل في بيئة العمل.
• تطبيق أفضل الممارسات في إدارة الاجتماعات والمواعيد.
• استخدام أدوات التكنولوجيا الحديثة لتعزيز الأداء الإداري.

• تعريف دور السكرتير وواجباته الأساسية
  • الفرق بين السكرتارية التقليدية والإدارية الحديثة
  • المسؤوليات الأساسية للسكرتير
  • دور السكرتير في دعم الفريق التنفيذي وتحقيق أهداف المؤسسة
• المهارات الأساسية للسكرتير الناجح
  • مهارات التواصل الفعال
  • مهارات التنظيم والترتيب
  • مهارات التعامل مع التحديات اليومية
• أهمية السكرتارية في بيئة العمل المؤسسية
  • دور السكرتير في تسهيل سير العمل داخل المؤسسة
  • تأثير السكرتاريا على الإنتاجية العامة للمؤسسة
  • العلاقة بين السكرتير وبقية أفراد المؤسسة
• أساسيات تنظيم العمل المكتبي
  • كيفية ترتيب الملفات والمستندات
  • استخدام الأدوات المكتبية بشكل فعال
  • تنظيم المكتب وتخصيص المساحات المناسبة للعمل
• إدارة الوقت بفعالية
  • تقنيات إدارة الوقت للسكرتير
  • تحديد الأولويات وتنظيم المهام اليومية
  • كيفية تجنب المماطلة والضغوط الزمنية
• تطبيق أدوات الجدولة والتخطيط
  • استخدام التقويمات الرقمية لتنظيم المواعيد
  • الاستفادة من تطبيقات تنظيم المهام مثل "Trello" و"Outlook"
  • وضع خطط أسبوعية وشهرية لإدارة العمل المكتبي
• إدارة المراسلات الداخلية والخارجية
  • التعامل مع البريد الإلكتروني بكفاءة
  • كتابة المراسلات الرسمية بطريقة احترافية
  • تنظيم وتوثيق الرسائل البريدية
• التعامل مع الاتصالات الهاتفية
  • مهارات التواصل الهاتفي الفعّال
  • كيفية التعامل مع المكالمات الواردة والصادرة
  • حفظ السجلات وتوثيق المكالمات الهامة
• تنسيق المراسلات والوثائق
  • استخدام تنسيق المستندات (Word, Excel) بشكل احترافي
  • وضع أنظمة لتصنيف المستندات وحفظها
  • التعامل مع البريد العاجل والمراسلات المهمة
• تحضير الاجتماعات بفعالية
  • كيفية تنظيم الاجتماعات الداخلية والخارجية
  • إعداد جداول الأعمال وتحديد الأهداف
  • إرسال الدعوات والمتابعات اللازمة
• إدارة الاجتماعات بشكل احترافي
  • كيفية الحفاظ على سير الاجتماع وتنظيم الوقت
  • أخذ الملاحظات وتوثيق قرارات الاجتماع
  • إعداد المحاضر ومتابعة نتائج الاجتماعات
• تنسيق المواعيد وحجوزات السفر
  • إدارة تقويمات الاجتماعات الخاصة بالمديرين
  • تنسيق المواعيد والزيارات المهنية
  • ترتيب حجوزات السفر والفنادق وتنظيمها
• تقنيات الكتابة الاحترافية
  • تحسين مهارات الكتابة الخاصة بالسكرتير
  • كتابة التقارير والمراسلات الرسمية بشكل واضح ودقيق
  • أسس الكتابة التجارية والرسائل الإلكترونية
• التوثيق الفعّال للوثائق والمراسلات
  • استخدام أنظمة الأرشفة الرقمية
  • أهمية حفظ الوثائق وتوثيقها بشكل آمن
  • كيفية إجراء عمليات البحث داخل الملفات
• تطوير مهارات الكتابة الإبداعية
  • تطوير أسلوب الكتابة الشخصية للسكرتير
  • استخدام أدوات الكتابة الإلكترونية لتعزيز الجودة
  • تقنيات الكتابة في بيئة العمل الاحترافية
• أساسيات التواصل الفعّال
  • مهارات الاستماع الفعّال
  • كيفية التعبير عن الأفكار بوضوح
  • بناء علاقات قوية داخل بيئة العمل
• التواصل مع المديرين والزملاء
  • فن التواصل مع المديرين التنفيذيين
  • كيفية تبادل المعلومات والاقتراحات
  • التعامل مع الأفراد ذوي الشخصيات المختلفة
• التواصل مع العملاء والشركاء الخارجيين
  • التعامل مع المراسلات والمكالمات الهاتفية الخاصة بالعملاء
  • تحسين مهارات التواصل مع الشركاء
  • استراتيجيات التعامل مع العملاء الغاضبين أو المتطلبين
• أدوات التكنولوجيا التي تدعم مهام السكرتير
  • استخدام البرمجيات المكتبية مثل Word و Excel
  • برامج إدارة البريد الإلكتروني (Outlook, Gmail)
  • أدوات التعاون الرقمي (Teams, Slack)
• التطبيقات الحديثة في السكرتارية
  • أدوات تنظيم الاجتماعات الافتراضية (Zoom, Google Meet)
  • استخدام الأدوات السحابية في إدارة الملفات (Google Drive, Dropbox)
  • تطبيقات إدارة المهام والتقويمات الرقمية
• أمن المعلومات وحماية البيانات
  • أهمية الحفاظ على خصوصية المعلومات
  • استخدام الأدوات الأمنية لحماية البيانات
  • إدارة الملفات الرقمية بشكل آمن وفعال
• الاحترافية في الأداء الوظيفي
  • التميز في التعامل مع الضغط والمواقف الصعبة
  • الحفاظ على التنظيم والالتزام بالمواعيد
  • أهمية الاهتمام بالتفاصيل والاتصال الدائم بالمديرين
• مهارات القيادة والإدارة للسكرتير
  • كيفية القيادة دون سلطة: دور السكرتير في اتخاذ القرارات
  • إدارة فرق السكرتارية وتنظيم العمل الجماعي
  • تطوير مهارات حل المشكلات واتخاذ القرارات السريعة
• التطوير الشخصي والمهني للسكرتير
  • أهمية التعلم المستمر والتطوير الوظيفي
  • كيفية الاستفادة من الدورات التدريبية والشهادات المعترف بها
  • بناء خطة تطوير مهني شخصية لتعزيز النجاح الوظيفي