تقدم أكاديمية الزمالة العربية البريطانية هذه الدورة للمشتركين فيها لتساعدهم على استكشاف كيفية تنظيم المكتب لتقديم الكفاءة والفعالية المثالية الضرورية تنفيذ وإدارة الأعمال في المؤسسة.إذا لم يوجد كفاءة في إدارة أعمال المكتب، فسينصرف  المدراء عن أعمالهم الأساسية مما سيعيق من تحقيق المؤسسة لأهدافها ، لذا فإن هذه الدورة  ستساعد المشتركين على معرفة الأسس المنطقية لأعمال المكتب الرئيسية والمختلفة ، كما ستساعدهم على بناء ثقتهم بأنفسهم وتعزيز مهاراتهم.

الفئة المستهدفة من الدورة:

• الموظفون المسئولون عن إدارة المكاتب والذين ينفذون المعاملات والإجراءات الإدارية اليومية.

أهداف الدورة:

• أن يتعرف المشتركين على  أفضل الممارسات العملية للإجراءات الرئيسية في المكتب.
• أن يفهم المشتركين أدوارهم في تلك الممارسات وإسهاماتهم في تحقيق أهداف و دعم المؤسسة التي يعملون بها.
• أن يقدر المشتركين أهمية علاقات العمل في بيئة العمل داخل المكتب.
• أن يتمكن المشتركين من تطوير مهاراتهم الشخصية في الاتصال والتعامل مع الآخرين داخل المؤسسة التي يعملون بها.
• أن يتمكن المشتركين من إعداد خطة عمل لتعزيز وتحقيق التحسينات في مكاتبهم داخل المؤسسة التي يعملون بها.

السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب:

• مفهوم السكرتارية وأهميتها
• أهمية العمل المكتبي ووظائف الإدارة المكتبية.
• مهام ومسئوليات وسمات مدير المكتب، والمساعد الإداري
• والسكرتير التنفيذي.
• مهارات الاتصال.
• إدارة الوقت وتحديد الأوليات.
• تنظيم الاجتماعات وتنظيم السفريات.
• التعامل مع المكالمات الهاتفية، ومع الزائرين.
• البيئة المادية في المكتب الحديث.
• المكتب المعاصر، تكنولوجيا المكاتب.

مهارات الاتصال وفن التحاور:

• مفهوم واهمية الاتصال.
• عناصر الاتصال.
• أنواع الاتصالات.
• الاتصالات اللفظية وغير اللفظية.
• اتكيت التواصل والحوار مع الاخرين باستخدام كافة الوسائل.
• الأساليب الحديثة واستخدام التكنولوجيا في تعزيز التواصل والحوار والعلاقات.

الطرق الفنية في ترتيب الأوراق والمستندات:

• مكانة الوسائل المكتبية في تسجيل المستندات .
• سمات موظفي التسجيل .
• العلاقات مع الرسائل المكتبية .
• نشأة ومرحلة المستندات .
• نهج الإطلاع علي التسجيلات .
• التوزيع والحماية والترتيب .
• تسجيل واسترداد الرسائل والمستندات .
• فصل ونقل وهلك التسجيلات .
• الإختصاصات والأدوات المتطورة في نطاق التبادل والتسجيل والإسترداد .

إعداد التقارير والمراسلات:

• معني الرسائل والبيانات وأنواعها .
• مكانة البيانات للإدارة .
• الطاقات والقدرات الضرورية لتطور الكتابة والقراءة .
• سمات وحصص البيانات الجيدة .
• طريقة كتابة الرسائل والبيانات .
• الصور التوضيحية في البيانات .
• الحاسب الآلي وإظهار الرسائل والبيانات .
• العيوب السائدة في كتابة الرسائل والبيانات .

 قدرات السكرتارية المتطورة:

• واجب المعاون الإداري في المؤسسة وصفات المعاون الإداري
• قدرات الإتصال في مكاتب السكرتارية
• تجهيز لائحة الإنجاز وسجل اللقاءات وترتيب السفريات
• ترتيب الشغل المكتبي : المواعيد , الوقت , تنظيم الأعمال وفقا للأسبقية
• العلاقة مع الآخرين وتأثير الشغل في مكاتب السكرتارية
• تسهيل تدبيرات الشغل المكتبي والإستعمال الناجح للهاتف
• السكرتارية العملية
• استعمال الأدوات والعمليات والمعدات المكتبية المتطورة

السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب:

• الواقعية الإدارية المكتبية
• اختصاصات  والتزامات وصفات مدير المكتب والمعاون الإداري والسكرتير المباشر
• قدرات الأتصال
• تنظيم الوقت وتعيين الأولويات
• ترتيب اللقاءات وترتيب السفريات
• التفاعل مع المكالمات الهاتفية ومع الزائرين
• العوامل المادية في المكتب الحديث
• الرسائل والبيانات والدفاتر الداخلية
• الإعدادات والأختصاصات المكتبية
• بينة العمل والتدبيرات المكتبية

السكرتارية الإلكترونية

• الطرق المتطورة في السكرتارية
• مكانة الأختصاصات المتطورة في أعمال السكرتارية
• بيان المعلومات بالحاسب الآلي
• ترتيب بيانات الأشخاص إلكترونياً
• الترتيب الإلكتروني للمواعيد والأختصاصات في مكاتب السكرتارية
• ترتيب اللقاءات إلكترونياً
• ترتيب التسجيلات والمستندات إلكترونياً
• الترتيب الإلكتروني للمواعيد والإختصاصات في مكاتب السكرتارية
• الإتصالات الإلكترونية (الإنترنت والبريد الإلكتروني)

التطوير الذاتي للمساعدين الإداريين والإتيكيت

• معني فن الإتيكيت وأصوله ومكانته في اختصاصات السكرتارية
• العمل بدون توجيه والتقدم الشخصي
• تطوير الأفكار والطرق الملائمة
• قدرات استعمال الهاتف